Những ý tưởng tốt đẹp đến với vũ trụ như thế nào
Bắt đầu miễn phí
Để chỉnh sửa bài thuyết trình bạn đã có bằng AI, hãy mở nó trong một công cụ có thể đọc toàn bộ nội dung, sau đó mô tả thay đổi bạn muốn: thiết kế lại, viết lại cho đối tượng mới, tóm tắt, dịch thuật, cập nhật số liệu hoặc sửa bố cục. Copilot trong PowerPoint chỉnh sửa trực tiếp các tệp .pptx, Gemini trong Google Slides tinh chỉnh văn bản và slide bên trong Slides, Canva nhập các tệp PowerPoint để thiết kế lại trực quan, và Gamma nhập các bản trình chiếu PowerPoint, Google Slides hoặc PDF từng slide một, cho phép bạn chỉnh sửa bằng AI và xuất lại sang PowerPoint với định dạng được giữ nguyên.
Hầu hết mọi người không cần một bộ slide mới hoàn toàn. Họ chỉ cần cập nhật bộ slide của quý trước, chỉnh sửa bộ slide bán hàng cho một ngành nghề mới, hoặc rút gọn bộ slide đào tạo 40 slide xuống còn 12 slide. Hướng dẫn này bao gồm các công việc chỉnh sửa phổ biến, so sánh các tùy chọn AI một cách khách quan và hướng dẫn quy trình chỉnh sửa và xuất file hoàn chỉnh.
Chỉnh sửa bằng AI hữu ích nhất đối với những thay đổi tẻ nhạt, lặp đi lặp lại, những việc thường tốn cả buổi chiều khi sử dụng trình chỉnh sửa slide truyền thống.
Thiết kế lại. Áp dụng chủ đề, phông chữ và màu sắc mới cho tất cả các slide cùng một lúc, thay vì sửa từng slide một.
Viết lại cho đối tượng độc giả mới. Chuyển bản trình bày kỹ thuật thành bản tóm tắt dành cho ban quản lý, hoặc bản thuyết trình khách hàng thành tài liệu đào tạo nội bộ.
Tóm tắt. Cắt gọn bài thuyết trình dài thành những slide quan trọng nhất, gộp các phần lặp lại và rút ngắn các gạch đầu dòng dài dòng.
Đang dịch. Tạo một phiên bản bộ bài bằng ngôn ngữ khác nhưng vẫn giữ nguyên cấu trúc.
Cập nhật số liệu. Thay thế các số liệu, ngày tháng và kết quả mới vào báo cáo định kỳ.
Sửa bố cục. Chuyển các gạch đầu dòng thành hình ảnh trực quan, cân bằng lại các slide quá tải và đảm bảo khoảng cách nhất quán.
Đảm bảo tính nhất quán thương hiệu. Hãy đưa bộ bài không thuộc thương hiệu của bạn, hoặc bộ bài do đối tác sản xuất, vào diện mạo của công ty bạn.
Điều mà trí tuệ nhân tạo không thể làm là quyết định thông điệp của bạn nên là gì. Bạn vẫn sở hữu câu chuyện, những tuyên bố và quyền quyết định cuối cùng.
Phi công phụ trong PowerPoint
Điểm mạnh: Chỉnh sửa trực tiếp các tệp .pptx. Tài liệu của Microsoft mô tả cách thêm và sắp xếp lại các slide, viết lại văn bản, thay thế các gạch đầu dòng bằng hình ảnh, điều chỉnh slide cho đối tượng khác nhau, tạo hình ảnh và tóm tắt bài thuyết trình. Các chức năng như "Xem lại bài thuyết trình này" và "Trực quan hóa slide này" cho phép cải tiến chỉ với một cú nhấp chuột.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm trên Microsoft 365 muốn tiếp tục sử dụng PowerPoint, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng Brand kit, có thể định dạng lại bản trình chiếu để phù hợp với mẫu của công ty và kiểm tra xem có tuân thủ các hướng dẫn về thương hiệu hay không.
Lưu ý: Các tính năng đầy đủ yêu cầu giấy phép Microsoft 365 Copilot cho tài khoản công việc (gói Cá nhân và Gia đình bao gồm một lượng tín dụng AI hàng tháng có giới hạn), bộ công cụ thương hiệu cần giấy phép công việc và kết quả phụ thuộc vào chất lượng mẫu của bạn.
Gemini trong Google Slides
Điểm mạnh: Cộng tác thời gian thực với trí tuệ nhân tạo tích hợp. Trang trợ giúp của Google mô tả cách tinh chỉnh văn bản (rút ngắn, diễn đạt lại, làm cho văn bản trang trọng hơn, chuyển đoạn văn thành gạch đầu dòng), chỉnh sửa thiết kế hoặc nội dung của slide dựa trên các gợi ý như "Đơn giản hóa slide này với ít văn bản hơn và thêm hình ảnh", tạo hình ảnh và tóm tắt bài thuyết trình.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm sử dụng Google Workspace cùng nhau chỉnh sửa bản trình bày.
Lưu ý: Tính năng này yêu cầu gói Google Workspace hoặc Google AI hợp lệ, và các chỉnh sửa thiết kế dựa trên lời nhắc chỉ tập trung vào slide hiện tại chứ không phải toàn bộ bài thuyết trình.
Canvas
Điểm mạnh: Thiết kế trực quan và đa dạng mẫu. Canva có thể nhập các tệp PowerPoint để chỉnh sửa, và công cụ Magic Switch của nó có thể thay đổi kích thước và dịch chuyển thiết kế.
Phù hợp nhất cho: Làm mới hình ảnh cho một bộ slide đơn giản, hoặc biến nó thành tài liệu in ấn và truyền thông xã hội.
Lưu ý: Trung tâm trợ giúp của Canva cho biết tính năng nhập file PowerPoint không hỗ trợ biểu đồ, SmartArt, đối tượng 3D hoặc WordArt, và phông chữ có thể bị thay đổi. Tính năng Dịch thuật và Magic Switch chỉ có trong các gói trả phí.
Gamma
Điểm mạnh: Nhập slide từ PowerPoint, PDF hoặc Google Slides với độ chính xác gần như hoàn hảo, sau đó cho phép bạn chỉnh sửa, cấu trúc lại, dịch hoặc cập nhật toàn bộ bài thuyết trình bằng AI, hoặc chọn bất kỳ yếu tố nào và mô tả thay đổi. Xuất lại sang PowerPoint, PDF hoặc Google Slides với định dạng được giữ nguyên.
Phù hợp nhất cho: Các chỉnh sửa lớn, chẳng hạn như thiết kế lại hoàn toàn, phiên bản dành cho đối tượng người xem mới hoặc bản cắt gọn, khi bạn cần các slide trực quan nhanh chóng và vẫn cần tệp PowerPoint cuối cùng.
Lưu ý: Đây là một ứng dụng riêng biệt, vì vậy bản trình chiếu sẽ tách khỏi PowerPoint trong quá trình chỉnh sửa. Nếu tệp cuối cùng của bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt mẫu trình chiếu của công ty, hãy kiểm tra lại lần cuối trong PowerPoint sau khi xuất.
Bạn cần phải sử dụng PowerPoint và công ty của bạn yêu cầu sử dụng một mẫu nhất định: Sử dụng Copilot trong PowerPoint với bộ nhận diện thương hiệu.
Nhóm của bạn cùng nhau chỉnh sửa trong Google Workspace: Gemini trong Google Slides.
Bạn muốn thiết kế lại giao diện và tạo nội dung cho mạng xã hội hoặc ấn phẩm in ấn? Hãy sử dụng Canva.
Bạn muốn chuyển đổi toàn bộ bộ slide và xuất lại sang PowerPoint: Gamma.
Hai cách này không loại trừ lẫn nhau. Một cách làm phổ biến là thực hiện các thao tác phức tạp trong Gamma, xuất sang PowerPoint, và hoàn thiện các bước cuối cùng trong PowerPoint hoặc bằng Copilot.
Tải lên tệp PowerPoint, PDF hoặc Google Slides của bạn. Tệp sẽ được nhập từng slide một, vì vậy bạn đang chỉnh sửa toàn bộ bài thuyết trình chứ không phải bản tóm tắt rời rạc. Xem cách nhập tệp PowerPoint và giữ nguyên khả năng chỉnh sửa hoặc nhập Google Slides vào Gamma.
Trợ lý hội thoại của Gamma đặt ra một vài câu hỏi quan trọng: đối tượng khán giả mới là ai, bài thuyết trình cần đạt được điều gì và độ dài của nó nên là bao nhiêu. Mục tiêu càng rõ ràng, việc chỉnh sửa càng hiệu quả. "Viết lại bài này cho một Giám đốc tài chính bận rộn và quan tâm đến lợi nhuận" sẽ hiệu quả hơn là "làm cho nó tốt hơn".
Hãy bắt đầu bằng việc chỉnh sửa toàn bộ bài thuyết trình trước khi hoàn thiện từng slide riêng lẻ:
"Hãy tóm gọn nội dung này thành 12 slide, chỉ giữ lại phần kết quả khách hàng và phần giá cả."
"Hãy sắp xếp lại thứ tự sao cho vấn đề được nêu ra trước sản phẩm."
"Hãy viết lại bản trình bày này cho đối tượng là chuyên gia chăm sóc sức khỏe."
"Hãy dịch bộ bài này sang tiếng Tây Ban Nha."
Chọn một chủ đề mới hoặc áp dụng mẫu của nhóm bạn, và Gamma sẽ tự động chỉnh sửa lại toàn bộ slide cùng một lúc. Để đảm bảo bài thuyết trình đúng với thương hiệu, hãy nhập một bài thuyết trình hiện có của công ty và lưu nó dưới dạng mẫu, để Gamma sẽ tuân theo phong cách đó cho mọi lần chỉnh sửa trong tương lai. Gamma cũng có thể chỉnh sửa lại toàn bộ bài thuyết trình bằng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên.
Thay vì phải nhập lại số liệu, hãy kết nối các công cụ nơi dữ liệu của bạn được lưu trữ. Trình kết nối của Gamma hoạt động với hơn 20 công cụ, bao gồm Notion, Slack, HubSpot, Salesforce và Linear. Bỏ qua thao tác sao chép và dán: lấy dữ liệu doanh thu quý này từ Salesforce hoặc trạng thái dự án mới nhất từ Linear, và Gamma sẽ tự động tạo các slide được cập nhật từ dữ liệu của bạn.
Chọn bất kỳ thành phần nào và mô tả sự thay đổi:
"Hãy biến những ý tưởng này thành một quy trình ba bước."
"Hãy chuyển biểu đồ này thành biểu đồ cột và làm nổi bật quý 3."
"Hãy rút ngắn tiêu đề này."
"Thêm hình ảnh minh họa một nhóm đang xem xét bảng điều khiển."
Gamma tự động xử lý bố cục. Khi cần vị trí chính xác, hãy chuyển sang chế độ chỉnh sửa tự do để đặt, thay đổi kích thước và căn chỉnh bất kỳ phần tử nào một cách chính xác.
Xuất file sang PowerPoint, PDF hoặc Google Slides mà vẫn giữ nguyên định dạng. Mở file, kiểm tra những slide quan trọng nhất và gửi qua các kênh thông thường của bạn. Hoặc chia sẻ file dưới dạng liên kết để người xem luôn thấy phiên bản mới nhất.
Đây là cách mà đội ngũ bán hàng có thể sử dụng AI để điều chỉnh bộ tài liệu giới thiệu sản phẩm chung cho một lĩnh vực cụ thể.
Trước đây: Một bản trình chiếu sản phẩm tổng quan gồm 30 slide bằng PowerPoint, được viết cho bất kỳ người mua nào, với logo của khách hàng năm ngoái và một nghiên cứu trường hợp chung chung.
Sau đó, được chỉnh sửa trong Gamma:
Đã nhập khẩu từng slide một tệp .pptx.
Tôi đã yêu cầu người đại diện viết lại nội dung này sao cho phù hợp với các nhà lãnh đạo vận hành bán lẻ và rút gọn xuống còn 15 slide.
Đã lấy hai câu chuyện khách hàng bán lẻ từ CRM thông qua trình kết nối HubSpot
Đã thay thế slide ROI chung bằng slide dành riêng cho ngành bán lẻ bằng cách sử dụng công nghệ chỉnh sửa AI.
Đã áp dụng mẫu nhóm sao cho phù hợp với thương hiệu hiện tại của công ty.
Đã xuất sang PowerPoint để nhân viên kinh doanh trình bày.
Bộ bài gốc vẫn được giữ nguyên và dùng làm bản chính. Để biết thêm chi tiết về cách làm này, hãy xem hướng dẫn cách chuyển đổi một bộ bài chính thành các phiên bản ngắn hơn cho các đối tượng khác nhau.
Các gợi ý biên tập tốt cần nêu rõ đối tượng, mục tiêu và hạn chế.
Tóm tắt: "Cắt phần này thành 10 slide cho cuộc họp hội đồng quản trị. Giữ lại phần tài chính và đề xuất. Chuyển các chi tiết hỗ trợ sang phần phụ lục."
Xem xét lại: "Hãy viết lại bản cập nhật kỹ thuật này cho đội ngũ bán hàng. Loại bỏ thuật ngữ chuyên ngành và tập trung vào những gì khách hàng sẽ nhận thấy."
Thiết kế lại: "Áp dụng phong cách hiện đại, gọn gàng với nhiều khoảng trắng và một màu nhấn."
Cập nhật: "Thay thế tất cả số liệu quý 2 bằng số liệu quý 3 từ báo cáo đính kèm và cập nhật ngày tháng."
Sửa bố cục: "Trang trình chiếu này có quá nhiều văn bản. Hãy chia nó thành ba điểm ngắn gọn, mỗi điểm có một biểu tượng."
Dịch: "Dịch bộ tài liệu này sang tiếng Đức. Giữ nguyên tên sản phẩm bằng tiếng Anh."
Hãy giữ nguyên bản gốc. Sao chép bộ bài trước khi chỉnh sửa lớn để bạn có thể so sánh và khôi phục lại.
Hãy chỉnh sửa cấu trúc trước khi chỉnh sửa kiểu dáng. Không có ích gì khi trau chuốt những slide mà bạn sắp cắt bỏ.
Kiểm tra kỹ từng con số. AI có thể cập nhật số liệu nhanh chóng, nhưng bạn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác. Hãy đối chiếu với nguồn gốc.
Hãy đọc bản dịch với người bản ngữ. Đặc biệt là đối với nội dung dành cho khách hàng hoặc nội dung pháp lý.
Kiểm tra lại file đã xuất. Sau khi xuất sang PowerPoint, hãy mở file và kiểm tra phông chữ, biểu đồ và bất kỳ phương tiện nhúng nào.
Chuẩn bị cho lần chỉnh sửa tiếp theo. Các bài thuyết trình định kỳ sẽ dễ cập nhật hơn khi được xây dựng dưới dạng mẫu. Xem cách tạo bài thuyết trình dễ cập nhật.
Đúng vậy. Copilot trong PowerPoint cho phép chỉnh sửa trực tiếp các tệp .pptx với giấy phép Microsoft hợp lệ. Gamma nhập các tệp PowerPoint từng slide một, cho phép bạn chỉnh sửa bằng AI và xuất lại sang PowerPoint. Canva cũng có thể nhập các tệp PowerPoint để chỉnh sửa trực quan.
Mở bản trình chiếu trong PowerPoint, mở ngăn Copilot và mô tả thay đổi, ví dụ như "Làm cho tiêu đề ngắn gọn hơn" hoặc "Cập nhật các slide 4 đến 6 cho đối tượng người xem ở Anh". Để sử dụng đầy đủ các tính năng dành cho tài khoản công ty, cần có giấy phép Microsoft 365 Copilot.
Đúng vậy. Trong Gamma, khi bạn áp dụng chủ đề hoặc mẫu nhóm mới, mọi slide sẽ được thiết kế lại trong khi nội dung vẫn giữ nguyên. Bộ công cụ thương hiệu của Copilot có thể định dạng lại bài thuyết trình để phù hợp với mẫu của công ty bạn, và Canva có thể tạo phong cách hình ảnh mới cho bài thuyết trình đã nhập.
Đúng vậy. Gamma có thể dịch một bộ slide được nhập khẩu mà vẫn giữ nguyên cấu trúc, và Canva cung cấp tính năng dịch thuật trên các gói trả phí. Luôn luôn nhờ người nói thành thạo xem lại kết quả trước khi chia sẻ.
Gamma xuất file sang PowerPoint mà vẫn giữ nguyên định dạng. Tuy nhiên, vẫn nên mở file đã xuất và kiểm tra lại phông chữ, biểu đồ và đa phương tiện trên những slide quan trọng nhất.
Hãy xây dựng nó một lần như một mẫu, sau đó tái sử dụng nó trong mỗi chu kỳ. Trong Gamma, hãy chuyển đánh giá quý này thành đánh giá quý tiếp theo và sử dụng các trình kết nối để lấy số liệu mới từ các công cụ như Salesforce hoặc HubSpot thay vì nhập lại. Xem cách cập nhật tài liệu đào tạo khi quy trình thay đổi.
Nhập tệp PowerPoint vào Gamma và giữ nguyên khả năng chỉnh sửa.
Chỉnh sửa lại bản trình bày chỉ với một cú nhấp chuột bằng AI
Chuyển đổi một bộ slide chính thành các phiên bản ngắn hơn cho các đối tượng khác nhau.
Bộ slide bạn đã có là một lợi thế. Hãy đưa nó vào Gamma, định hình lại bằng AI, và xuất lại sang PowerPoint, sẵn sàng để chinh phục mọi người trong phòng họp.
