Những ý tưởng tốt đẹp đến với vũ trụ như thế nào
Bắt đầu miễn phí
Công cụ AI phù hợp để lập tài liệu quy trình trực quan phụ thuộc vào từng bước. Tango và Scribe ghi lại hướng dẫn từng bước một, Lucidchart và Miro lập bản đồ các quy trình phức tạp, còn Gamma biến các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) bằng văn bản, bản ghi cuộc họp hoặc các bước được ghi lại thành tài liệu trực quan và bộ tài liệu đào tạo được trau chuốt mà mọi người thực sự đọc. Nhiều nhóm sử dụng công cụ ghi lại hoặc lập sơ đồ để ghi lại chi tiết và Gamma cho phiên bản được chia sẻ.
Việc lập tài liệu quy trình thường thất bại theo hai cách: hoặc là được viết ra nhưng không ai đọc. Các công cụ AI hiện nay giúp giải quyết cả hai vấn đề này. Hướng dẫn này sẽ phân tích các loại tài liệu quy trình, công cụ nào phù hợp với từng công việc và cách chuyển đổi kiến thức quy trình thô thành thứ gì đó trực quan và cập nhật.
Không phải tất cả các tài liệu quy trình đều có cùng chức năng. Chọn đúng định dạng là đã thành công một nửa.
Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)
Khái niệm: Quy trình chính thức, từng bước một để hoàn thành một công việc định kỳ.
Đối tượng đọc: Những người trực tiếp thực hiện công việc, kiểm toán viên và nhân viên mới.
Hướng dẫn cách làm
Khái niệm: Hướng dẫn từng bước (click-by-click) cho một tác vụ cụ thể trong một công cụ cụ thể.
Đối tượng đọc: Bất kỳ ai lần đầu tiên thực hiện nhiệm vụ này.
Sơ đồ quy trình và lưu đồ
Khái niệm: Sơ đồ thể hiện các bước, quyết định, sự chuyển giao và người chịu trách nhiệm.
Đối tượng đọc: Các nhà quản lý, người phụ trách quy trình và bất kỳ ai muốn cải thiện quy trình.
Phiên bản đào tạo
Nội dung: Quy trình học tập được giải thích chi tiết, kèm theo ngữ cảnh, ví dụ và kiểm tra.
Đối tượng đọc: Nhân viên mới và các nhóm đang áp dụng quy trình mới.
Tổng quan quy trình
Khái niệm: Bản tóm tắt trực quan về quy trình làm việc giữa các nhóm.
Đối tượng đọc: Lãnh đạo, các đối tác liên chức năng và nhân viên mới.
Hầu hết các nhóm cần một vài tài liệu như thế này cho các quy trình quan trọng của họ. Chi tiết nằm trong quy trình vận hành chuẩn (SOP) hoặc hướng dẫn cách thực hiện. Sự hiểu biết đến từ tổng quan trực quan hoặc phiên bản đào tạo.
Các công cụ này ghi lại quá trình bạn thực hiện một tác vụ trên trình duyệt hoặc máy tính để bàn và tự động tạo hướng dẫn từng bước kèm ảnh chụp màn hình chú thích.
Điểm mạnh: Cách nhanh nhất để ghi lại quy trình làm việc phần mềm từng bước một.
Phù hợp nhất cho: Hướng dẫn sử dụng các công cụ và hệ thống
Hạn chế: Chúng chỉ ghi lại những gì bạn nhấp chuột, chứ không phải lý do tại sao. Ngữ cảnh, quyết định và các trường hợp ngoại lệ vẫn cần được ghi lại.
Những công cụ này mô tả quy trình một cách trực quan, và cả hai hiện đều bao gồm các tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tạo ra sơ đồ và biểu đồ từ mô tả bằng văn bản.
Điểm mạnh: Các quy trình phức tạp với các quyết định, làn bơi và chuyển giao công việc.
Phù hợp nhất cho: Sơ đồ quy trình, lưu đồ và công việc cải tiến quy trình
Hạn chế: Sơ đồ chỉ thể hiện hình dạng tổng thể của một quy trình, chứ không thể hiện chi tiết cần thiết để thực hiện từng bước.
Gamma chuyển đổi nội dung quy trình bạn đã có sẵn (tài liệu SOP, bản ghi cuộc họp, bản ghi màn hình, các bước đã ghi lại) thành tài liệu trực quan được thiết kế, trang web hoặc bộ tài liệu đào tạo.
Điểm mạnh: Tài liệu quy trình và đào tạo trực quan, dễ đọc, được xây dựng từ các tài liệu hiện có.
Phù hợp nhất cho: Phiên bản mà mọi người thực sự đọc: tổng quan, quy trình chuẩn trực quan và đào tạo
Giới hạn: Gamma không phải là công cụ vẽ sơ đồ hoặc chụp màn hình. Hãy nhập sơ đồ và ảnh chụp màn hình từ các công cụ đó.
Trợ lý AI có thể soạn thảo quy trình chuẩn (SOP) từ những ghi chú sơ lược hoặc bản ghi chép. Chúng là điểm khởi đầu hữu ích, nhưng kết quả đầu ra chỉ là văn bản thuần túy, vẫn cần cấu trúc, hình ảnh và nơi lưu trữ thích hợp.
Nhận xét chân thực: Nếu nhu cầu chính của bạn là hướng dẫn sử dụng phần mềm từng bước một, hãy bắt đầu với Tango hoặc Scribe. Nếu bạn đang lập bản đồ một quy trình phức tạp với nhiều quyết định và chuyển giao công việc, Lucidchart hoặc Miro là công cụ phù hợp. Gamma là lớp giúp tài liệu dễ đọc và dễ chia sẻ, và nó hoạt động song song với cả hai công cụ trên.
Kiến thức về quy trình thường đã tồn tại ở đâu đó:
Quy trình chuẩn (SOP) bằng văn bản trong tài liệu hoặc trang Confluence.
Hướng dẫn sử dụng Loom hoặc ghi màn hình.
Ghi chú cuộc họp nơi nhóm thảo luận về quy trình, được trích dẫn từ Granola hoặc Fireflies.
Một trang Notion được tải về bằng trình kết nối Notion.
Hướng dẫn từng bước được xuất từ công cụ chụp ảnh màn hình.
Tải lên, nhập khẩu hoặc kết nối công cụ và Gamma sẽ tự động thêm vào, không cần sao chép và dán. Việc kết nối công cụ chỉ mất chưa đến một phút.
Nhân viên của Gamma đặt ra một vài câu hỏi (ai sử dụng quy trình này, tần suất sử dụng và những vấn đề phát sinh) và biến nguồn thông tin thành các phần rõ ràng: mục đích, vai trò, các bước, điểm quyết định, ngoại lệ và nơi tìm kiếm trợ giúp. Mỗi bước đều có bố cục trực quan riêng thay vì một khối văn bản được đánh số.
Nhúng ảnh chụp màn hình từ Tango hoặc Scribe, sơ đồ xuất từ Lucidchart hoặc Miro, và các video hướng dẫn ngắn. Yêu cầu Gamma trực quan hóa các phần đơn giản: "biến năm bước này thành một dòng thời gian trực quan" hoặc "hiển thị ba vai trò dưới dạng lưới trách nhiệm".
Chọn bất kỳ phần nào và mô tả sự thay đổi: "thêm lời cảnh báo cho bước mà mọi người thường bỏ qua", "đơn giản hóa điều này cho người mới bắt đầu" hoặc "thêm ví dụ cho mỗi điểm quyết định".
Chia sẻ dưới dạng liên kết để nhóm của bạn lưu lại, hoặc xuất sang PDF để kiểm toán và tham khảo ngoại tuyến. Liên kết được chia sẻ luôn hiển thị phiên bản hiện tại.
Vấn đề lớn nhất với việc lập tài liệu quy trình không phải là việc tạo ra nó. Vấn đề là quy trình thay đổi còn tài liệu thì không.
Chỉ định người chịu trách nhiệm cho mỗi quy trình được ghi chép lại.
Cập nhật mã nguồn, sau đó làm mới phiên bản hiển thị. Trong Gamma, hãy sử dụng tính năng chỉnh sửa bằng AI để áp dụng thay đổi cho mọi phần có đề cập đến nó.
Xem xét khi có sự thay đổi, không phải theo lịch. Cập nhật tài liệu khi công cụ, chính sách hoặc nhóm thay đổi, chứ không chỉ khi đánh giá hàng năm.
Ghi ngày tháng cho mọi thứ. Nhãn "cập nhật lần cuối" hiển thị rõ ràng cho người đọc biết liệu thông tin đó có đáng tin cậy hay không.
Để hiểu rõ hơn về cách đảm bảo tính đồng bộ của chương trình đào tạo, hãy xem cách cập nhật nhanh chóng các bộ tài liệu đào tạo khi quy trình thay đổi.
Sau khi quy trình được ghi lại, hãy chỉnh sửa nó trong Gamma để tạo thành phiên bản đào tạo: các phần ngắn hơn, ví dụ, tình huống và kiểm tra kiến thức. Tài liệu quy trình vẫn là tài liệu tham khảo, còn bộ slide đào tạo sẽ giúp người dùng nắm vững quy trình đó. Cả hai đều xuất phát từ cùng một nguồn, vì vậy chúng luôn nhất quán. Xem cách chuyển đổi quy trình chuẩn (SOP) thành slide đào tạo và cách chuyển đổi hướng dẫn sử dụng Loom thành bộ slide đào tạo.
Đây là cách một nhóm hỗ trợ có thể ghi lại quy trình hoàn tiền của mình bằng cách sử dụng kết hợp nhiều công cụ:
Ghi lại: Một nhân viên hỗ trợ ghi lại quy trình hoàn tiền trong hệ thống thanh toán bằng công cụ ghi lại, tạo ra các ảnh chụp màn hình có chú thích.
Sơ đồ: Người quản lý vận hành vẽ sơ đồ quy trình phê duyệt trong Lucidchart: các khoản hoàn tiền dưới một số tiền nhất định được nhân viên phê duyệt, các khoản lớn hơn sẽ được chuyển đến trưởng nhóm và các khoản phí tranh chấp sẽ được chuyển đến bộ phận tài chính.
Giải thích: Nhóm mang chính sách bằng văn bản, ảnh chụp màn hình và sơ đồ vào Gamma. Nhân viên sẽ sắp xếp chúng thành một tài liệu trực quan: khi nào được phép hoàn tiền, quy trình phê duyệt, hướng dẫn từng bước, những lỗi thường gặp và người cần liên hệ.
Đào tạo: Tài liệu này được chỉnh sửa thành một bộ tài liệu đào tạo ngắn gọn với ba tình huống hoàn tiền thực tế dành cho các đại lý mới.
Duy trì: Khi ngưỡng phê duyệt thay đổi, nhóm sẽ cập nhật tài liệu và bộ tài liệu đào tạo từ cùng một nguồn.
Hãy bắt đầu bằng lý do tại sao. Một câu ngắn gọn về mục đích của quy trình sẽ giúp mọi người xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Hãy chỉ ra các điểm quyết định. Hầu hết các lỗi xảy ra ở những điểm mà quy trình phân nhánh.
Hãy nêu tên người chịu trách nhiệm, không phải phòng ban. Câu "Hỏi nhóm phụ trách thanh toán" nghe chung chung. Việc nêu tên một vai trò cụ thể sẽ rõ ràng hơn.
Ghi lại các trường hợp ngoại lệ. Trường hợp thông thường thì dễ xử lý. Các trường hợp đặc biệt mới là lý do mọi người mở tài liệu này ra.
Hãy tách biệt phần chi tiết và phần tổng quan. Liên kết từ phần tổng quan trực quan đến các bước chi tiết.
Hãy sử dụng hình ảnh trực quan phù hợp cho từng phần: sơ đồ quy trình cho các quyết định và chuyển giao công việc, ảnh chụp màn hình có chú thích cho các bước thực hiện phần mềm, và một tài liệu hoặc bản trình bày được thiết kế để liên kết chúng lại với nhau theo ngữ cảnh. Gamma rất hữu ích cho lớp cuối cùng đó, kết hợp văn bản, ảnh chụp màn hình và sơ đồ thành một tài liệu dễ đọc.
Các công cụ ghi lại quy trình như Tango và Scribe sẽ tạo ra hướng dẫn từng bước trong quá trình làm việc. Bạn cũng có thể đưa bản ghi âm hoặc ghi chú cuộc họp vào Gamma, và phần mềm sẽ cấu trúc chúng thành một quy trình chuẩn trực quan mà bạn có thể tinh chỉnh.
Chỉ định người chịu trách nhiệm cho mỗi quy trình, cập nhật tài liệu bất cứ khi nào quy trình thay đổi và chia sẻ chúng dưới dạng liên kết trực tiếp thay vì tệp. Trong Gamma, tính năng chỉnh sửa bằng AI sẽ áp dụng thay đổi cho toàn bộ tài liệu.
Không. Đối với các sơ đồ quy trình và bản đồ quy trình phức tạp, hãy sử dụng Lucidchart hoặc Miro và nhúng sơ đồ vào tài liệu Gamma của bạn. Gamma có thể tạo ra các dòng thời gian trực quan đơn giản, bố cục các bước và lưới phân công trách nhiệm.
Có. Xuất sang PDF, PowerPoint hoặc Google Slides mà vẫn giữ nguyên định dạng.
Nhóm của bạn đã biết cách thức công việc được thực hiện. Hãy mang các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), bản ghi âm và ghi chú đến Gamma, chuyển chúng thành tài liệu trực quan mà mọi người thực sự đọc và cập nhật chúng thường xuyên khi công việc thay đổi.
