Як хороші ідеї потрапляють у всесвіт
Почніть безкоштовно
Вибір відповідного інструменту штучного інтелекту для візуальної документації процесів залежить від конкретного етапу. Tango та Scribe фіксують покрокові інструкції, Lucidchart і Miro відображають складні схеми, а Gamma перетворює письмові стандартні операційні процедури (SOP), записи нарад або зафіксовані етапи на довершені візуальні документи та навчальні презентації, які люди насправді читають. Багато команд використовують інструменти для фіксації або створення діаграм для деталізації, а Gamma — для створення версії, яку потім поширюють.
Проблеми з документацією процесів бувають двох видів: її або взагалі не складають, або складають, але ніхто її не читає. Зараз інструменти штучного інтелекту допомагають вирішити обидві ці проблеми. У цьому посібнику детально розглянуто типи документації процесів, які інструменти підходять для кожного завдання, а також те, як перетворити необроблені знання про процеси на наочну та актуальну інформацію.
Не вся технологічна документація виконує однакову функцію. Правильний вибір формату — це вже половина успіху.
Стандартні робочі процедури (SOP)
Що це таке: офіційний покроковий алгоритм виконання повторюваного завдання
Хто це читає: працівники, аудитори та новоприйняті співробітники
Інструкції
Що це: Покрокові інструкції щодо виконання конкретного завдання в конкретному інструменті
Для кого це призначено: для тих, хто виконує це завдання вперше
Схеми процесів та блок-схеми
Що це таке: схема, що відображає етапи, рішення, передачу відповідальності та відповідальних осіб
Хто це читає: менеджери, відповідальні за процеси та всі, хто займається вдосконаленням процесу
Навчальні версії
Що це таке: Пояснення процесу навчання з урахуванням контексту, прикладів та перевірок
Хто це читає: нові співробітники та команди, які впроваджують оновлений процес
Огляд процесів
Що це таке: наочний огляд того, як відбувається обмін роботою між командами
Для кого призначено: керівництво, партнери з інших підрозділів та співробітники, які проходять адаптацію
Більшості команд потрібно кілька таких документів для своїх важливих процесів. Детальна інформація міститься у стандартній операційній процедурі (SOP) або інструкції з виконання робіт. Розуміння забезпечується завдяки наочному огляду або навчальній версії.
Ці інструменти фіксують процес виконання вами завдання у браузері або на робочому столі та автоматично створюють покрокові інструкції з анотованими знімками екрана.
Сильна сторона: найшвидший спосіб документувати робочі процеси програмного забезпечення — крок за кроком
Найкраще підходить для: посібників з використання інструментів та систем
Обмеження: Вони фіксують, на що ви натискаєте, але не пояснюють, чому. Контекст, рішення та винятки все одно потрібно описувати.
Ці інструменти дозволяють візуально відображати процеси, і обидва тепер мають функції штучного інтелекту, які генерують блок-схеми та діаграми на основі текстових описів.
Сильна сторона: Складні робочі процеси з прийняттям рішень, спеціалізованими напрямками роботи та передачею завдань
Найкраще підходить для: схем процесів, блок-схем та роботи з оптимізації процесів
Обмеження: На схемі показано загальну структуру процесу, але не наведено детальних інструкцій щодо виконання кожного етапу.
Gamma перетворює наявний у вас контент (документ із стандартними операційними процедурами, стенограму наради, стенограму запису екрану, зафіксовані кроки) на візуально оформлений документ, веб-сторінку або презентацію для навчання.
Сильна сторона: Зрозумілі, наочні документи з описом процесів та навчальні матеріали, створені на основі наявних ресурсів
Найкраще підходить для: тих матеріалів, які люди насправді читають: огляди, ілюстровані інструкції та навчальні матеріали
Обмеження: Gamma не є інструментом для створення блок-схем або знімків екрана. Створюйте діаграми та знімки екрана за допомогою відповідних інструментів.
Штучний інтелект може скласти проект стандартної операційної процедури (SOP) на основі чернеток або стенограми. Це корисний вихідний матеріал, але результат — це звичайний текст, якому ще потрібно надати структуру, візуальні елементи та розмістити на відповідному ресурсі.
Чесна думка: якщо вам потрібні покрокові інструкції з використання програмного забезпечення, почніть із Tango або Scribe. Якщо ви створюєте схему складного процесу з великою кількістю рішень та етапів передачі відповідальності, то Lucidchart або Miro — це те, що вам потрібно. Gamma — це інструмент, який робить документацію зручною для читання та дозволяє ділитися нею, і він чудово працює з обома згаданими програмами.
Знання про процеси, як правило, вже десь існують:
Письмовий стандартний операційний порядок (SOP) у документі або на сторінці Confluence
Покрокова інструкція щодо використання програми Loom або запису екрану
Нотатки з наради, на якій команда обговорила процес; дані взято з Granola або Fireflies
Сторінка Notion, імпортована за допомогою коннектора Notion
Покрокові інструкції, експортовані з інструменту запису екрану
Завантажте файл, імпортуйте його або підключіть інструмент — і Gamma завантажить його безпосередньо, без копіювання та вставлення. Підключення інструменту займає менше хвилини.
Агент компанії Gamma задає кілька запитань (хто використовує цей процес, як часто та що може піти не так) і розбиває вихідний матеріал на чіткі розділи: мета, ролі, етапи, моменти прийняття рішень, винятки та де можна отримати допомогу. Кожен етап має власне візуальне оформлення замість суцільного тексту з нумерацією.
Вставте скріншоти з Tango або Scribe, діаграми, експортовані з Lucidchart або Miro, а також короткі відеоінструкції. Попросіть Gamma самостійно візуалізувати прості елементи: «перетворіть ці п’ять кроків на візуальну часову шкалу» або «покажіть ці три ролі у вигляді таблиці обов’язків».
Виберіть будь-який розділ і опишіть зміну: «додати попереджувальне примітку до кроку, який користувачі зазвичай пропускають», «спростити це для тих, хто працює тут перший день» або «додати приклад для кожної точки прийняття рішення».
Опублікуйте його у вигляді посилання, яке ваша команда додасть до закладок, або експортуйте у формат PDF для аудитів та використання в автономному режимі. Загальне посилання завжди відображає актуальну версію.
Найбільша проблема з документацією процесів полягає не в її створенні. А в тому, що процеси змінюються, а документація — ні.
Призначте відповідального за кожен задокументований процес.
Оновіть вихідний текст, а потім оновте візуальну версію. У Gamma скористайтеся функцією редагування за допомогою ШІ, щоб застосувати зміну до всіх розділів, де вона згадується.
Оцінюйте зміни, а не календарні терміни. Оновлюйте документацію, коли змінюється інструмент, політика або склад команди, а не лише під час щорічного огляду.
Вказуйте дату на всіх матеріалах. Видима позначка «останнє оновлення» допомагає читачам зрозуміти, чи можна довіряти цій інформації.
Щоб дізнатися більше про те, як забезпечити синхронізацію навчальних матеріалів, ознайомтеся з інструкцією щодо швидкого оновлення навчальних презентацій у разі зміни процесів.
Після того як процес задокументовано, перетворіть його в Gamma на навчальну версію: коротші розділи, приклади, сценарії та тести на перевірку знань. Документ з описом процесу залишається довідковим матеріалом, а навчальна презентація слугує засобом його викладу. Обидва матеріали походять з одного джерела, тому вони узгоджені між собою. Дізнайтеся, як перетворити стандартну операційну процедуру (SOP) на навчальні слайди та як перетворити покрокову інструкцію з Loom на навчальний комплект.
Ось як команда підтримки може документувати процес повернення коштів, використовуючи кілька інструментів одночасно:
Фіксація: Спеціаліст служби підтримки фіксує хід обробки запиту на повернення коштів у системі білінгу за допомогою інструменту фіксації, створюючи скріншоти з коментарями.
Карта: Менеджер з операцій схематично зобразив у Lucidchart порядок затвердження: повернення коштів на суму, що не перевищує встановлений ліміт, затверджує оператор; суми, що перевищують цей ліміт, передаються керівнику команди; а спірні платежі — у фінансовий відділ.
Пояснення: Команда завантажує в Gamma текст політики, скріншоти та схему. Агент оформлює це у вигляді наочного документа: коли дозволяється повернення коштів, порядок затвердження, покрокові інструкції, типові помилки та до кого звертатися.
Тренінг: Документ перероблено у короткий навчальний матеріал, що містить три реалістичні сценарії повернення коштів для нових агентів.
Підтримка: Коли поріг затвердження змінюється, команда оновлює документ та навчальну презентацію, використовуючи одне й те саме джерело.
Почніть із «чому». Одне речення про мету процесу допомагає людям справлятися з винятковими ситуаціями.
Покажіть точки прийняття рішень. Більшість помилок трапляється саме там, де процес розгалужується.
Вказуйте імена відповідальних осіб, а не назви відділів. Фраза «зверніться до відділу розрахунків» є нечіткою. Конкретна посада — це чітко.
Опишіть винятки. Стандартний сценарій — це просто. А саме граничні випадки — це те, заради чого люди звертаються до документації.
Розділяйте детальну інформацію та загальний огляд. Додайте посилання з візуального огляду на докладні кроки.
Використовуйте відповідні візуальні елементи для кожної частини: блок-схему для рішень та передачі завдань, скріншоти з коментарями для кроків роботи з програмним забезпеченням, а також оформлений документ або презентацію, що об’єднує їх у єдиний контекст. Для останнього етапу корисним є сервіс Gamma, який поєднує текст, скріншоти та діаграми в один зручний для читання документ.
Інструменти для запису, такі як Tango та Scribe, створюють покрокові інструкції під час вашої роботи. Ви також можете завантажити стенограму запису або нотатки з наради в Gamma, і оператор структурує їх у візуальну стандартну операційну процедуру (SOP), яку ви зможете доопрацювати.
Призначте відповідального за кожен процес, оновлюйте документи щоразу, коли процес змінюється, і діліться ними у вигляді активних посилань, а не файлів. У Gamma функція редагування за допомогою штучного інтелекту застосовує зміни до всього документа.
Ні. Для створення складних блок-схем та схем процесів використовуйте Lucidchart або Miro та вставте діаграму у свій документ Gamma. У Gamma можна створювати прості візуальні часові шкали, покрокові схеми та таблиці розподілу обов’язків.
Так. Експортуйте у формат PDF, PowerPoint або Google Slides із збереженням форматування.
Перетворіть стандартну операційну процедуру (SOP) на навчальні слайди
Перетворіть покрокову інструкцію з гри «Loom» на навчальну колоду
Як швидко оновлювати навчальні презентації у разі зміни процесів
Ваша команда вже знає, як виконується робота. Завантажте стандартні операційні процедури (SOP), записи та нотатки в Gamma, перетворіть їх на наочні документи, які співробітники дійсно читатимуть, і постійно оновлюйте їх у міру змін у роботі.
