Як хороші ідеї потрапляють у всесвіт
Почніть безкоштовно
Найшвидший спосіб оновити навчальні презентації у разі зміни процесу — це внести зміну один раз і застосувати її до всієї презентації, замість того щоб шукати зміни слайд за слайдом. Імпортуйте існуючу презентацію в Gamma, опишіть, що змінилося («крок 4 тепер потребує затвердження керівника»), і скористайтеся функцією редагування на основі штучного інтелекту, щоб оновити кожен слайд, який стосується цієї зміни. Потім експортуйте презентацію назад у PowerPoint, PDF або Google Slides, зберігши форматування. Поєднайте це з простим ритмом відповідальності та перевірки, і ваші навчальні матеріали більше не втрачатимуть актуальності.
Більшість порад щодо застарілих навчальних матеріалів обмежуються питаннями управління: призначення відповідальних осіб, визначення термінів перегляду, ведення журналу змін. Ця частина є важливою, і про неї йдеться нижче. Однак управління лише вказує, коли слід оновлювати матеріали. У цьому посібнику також розглядається той аспект, який насправді вимагає зусиль: внесення оновлень без повної переробки презентації.
Процеси постійно змінюються. Новий інструмент замінює старий, вимоги щодо дотримання нормативних вимог додають ще один етап, відбувається реорганізація команди, форма переноситься в нову систему. Стандартна операційна процедура (SOP) з часом оновлюється. А навчальні матеріали, як правило, — ні.
Ось чому:
Оновлення — це нудна справа. Одна зміна в процесі може торкнутися десятка слайдів: загального огляду, самого кроку, скріншотів, підсумку та тесту.
Ця презентація нікому не належить. Той, хто її створив, пішов з проекту, а файл зберігається у трьох папках із трьома різними назвами версій.
Порушення форматування. Достатньо змінити один елемент — і раптом слайд виходить за межі, діаграма виявляється неправильною, а макет доводиться переробляти.
Копії розмножуються. Регіональні версії, версії за ролями та версії «final_v3_USE_THIS» — для всіх них потрібно застосувати одне й те саме виправлення.
Ці витрати є реальними. Нові співробітники навчаються за застарілими методами, досвідчені працівники отримують суперечливі вказівки, а в сферах, що підлягають регулюванню, застаріле навчання може стати предметом зауважень під час аудиту.
Якщо з самого початку правильно організувати структуру, це прискорить кожне майбутнє оновлення, незалежно від того, яким інструментом ви користуєтеся.
Для кожного процесу слід вести одну основну папку. Версії для конкретних ролей або регіонів слід створювати на її основі, а не зберігати як окремі файли. Коли основна папка змінюється, відповідні версії оновлюються автоматично.
Кожен навчальний набір матеріалів повинен мати одного відповідального та дату «останнього перегляду» на першому або останньому слайді. Пов’яжіть перегляд із самим процесом: коли змінюється стандартна операційна процедура (SOP), перегляд навчальних матеріалів відбувається автоматично.
Створіть презентацію у вигляді самостійних розділів (мета, необхідні умови, кроки, типові помилки, короткий довідник). Якщо один крок змінюється, ви оновлюєте лише один розділ, замість того щоб розплутувати презентацію, де все пов’язане між собою.
PDF-файл у папці «Завантаження» користувача ніколи не оновлюється. А ось за спільним посиланням завжди відображається актуальна версія. Тому, коли це можливо, діліться навчальними матеріалами у вигляді посилань.
Не потрібно починати все спочатку. Імпортуйте свою існуючу презентацію у форматі PowerPoint, PDF або Google Slides, і вона буде перенесена в Gamma слайд за слайдом з майже ідеальною точністю. Структура, зміст та порядок слайдів залишаться незмінними.
Отримайте оновлену процедуру безпосередньо з місця її зберігання. Підключіть Notion, Linear, Slack або інший із понад 20 підтримуваних інструментів, і Gamma безпосередньо зчитає нову процедуру. Забудьте про копіювання та вставлення — Gamma автоматично оновлює інформацію з вашого джерела. Підключення інструменту займає менше хвилини. Якщо зміна міститься в документі або PDF-файлі, просто завантажте його.
Ось тут все відбувається дуже швидко. Поясніть Gamma простими словами, що змінилося:
«На 4-му етапі тепер перед подачею потрібно отримати схвалення керівника. Оновіть усі слайди, в яких згадується процедура схвалення».
«Ми перейшли з Zendesk на Intercom. Замініть назву інструменту та оновте розділ зі знімками екрана».
«Додайте нову перевірку відповідності між кроками 2 і 3».
Редагування за допомогою штучного інтелекту застосовує зміни до всієї презентації, а не лише до одного слайда, зберігаючи при цьому макет і фірмовий стиль.
Виберіть будь-який елемент і опишіть зміни за допомогою редагування з використанням штучного інтелекту або перейдіть до режиму вільного редагування, щоб точно розмістити, змінити розмір та вирівняти елементи. Замініть зображення новими скріншотами там, де змінився інтерфейс. Gamma автоматично налагоджує макет, тож новий вміст не порушить компоновку слайда.
Якщо ви використовуєте версії за ролями або регіонами, застосуйте оновлений майстер-файл до кожної з них, замість того щоб редагувати їх окремо. Потрібно перекласти на іншу мову? Попросіть компанію Gamma перекласти оновлену презентацію.
Експортуйте презентацію назад у PowerPoint, PDF або Google Slides із збереженням форматування для вашої системи управління навчанням (LMS) або архівування. Або поділіться активним посиланням, щоб усі завжди бачили актуальну версію, і нікому не довелося поширювати застарілі файли.
Припустимо, що ваша служба підтримки змінила процедуру повернення коштів. Тепер для повернення коштів, що перевищують встановлену суму, перед здійсненням повернення потрібно отримати схвалення керівника команди в системі білінгу. Ось як відбувається це оновлення:
Тригер. Відділ операцій оновлює стандартну операційну процедуру (SOP) щодо повернення коштів у Notion. Оскільки оцінки навчання пов’язані з цією SOP, власник презентації отримує оцінку того ж дня.
Імпорт. Власник імпортує існуючу презентацію PowerPoint «Обробка повернень» у програму Gamma. Усі 14 слайдів імпортуються без змін.
Підключіть джерело. Власник підключає Notion, щоб Gamma могла безпосередньо зчитувати оновлену версію SOP.
Опишіть зміну. «Повернення коштів, що перевищують встановлений поріг, тепер потребують затвердження керівником команди в системі білінгу перед їх здійсненням. Оновіть огляд процесу, розділ із покроковими інструкціями, схему прийняття рішень та картку швидкого довідника».
Внесіть точні корективи. Власник замінює знімок екрана на новий, що відображає екран затвердження, і за допомогою функції вільного редагування розміщує його поруч із кроком, який він ілюструє.
Додайте картку «Що нового». Один слайд у верхній частині презентації чітко показує досвідченим агентам, що саме змінилося, завдяки чому їм не доведеться перечитувати всю презентацію.
Оновіть версії. Головна версія перетворюється на версію для нового співробітника та версію для керівника команди, до кожної з яких внесено відповідні зміни.
Опублікуйте. Активне посилання оновлюється для всіх, а файл PowerPoint експортується до системи управління навчанням (LMS).
Презентація зберігає свою структуру, фірмовий стиль та все, що не зазнало змін. Новими є лише кроки щодо повернення коштів.
Справжня перемога — це не одне швидке оновлення. А те, що більше ніколи не доведеться мати дванадцять застарілих копій.
Збережіть презентацію як командний шаблон. Кожен новий тренінг з процесів має однакову структуру, тому оновлення завжди розміщуються у передбачуваному місці.
Використовуйте матеріал з основної презентації. Розділіть одну презентацію на версію для нових співробітників, версію для повторного навчання та версію для керівників, кожну з яких слід адаптувати відповідно до цільової аудиторії.
Зазначте дату. Ведіть картку «Останнє оновлення», яка змінюється з кожним переглядом, щоб слухачі та аудитори знали, з чим саме вони мають справу.
Редагування в PowerPoint
Управління: повне, аж до пікселя
Швидкість: Ручне регулювання на кожному відповідному слайді
Найкраще підходить для: невеликих змін у колоді, яку хтось уже добре знає
Переробка в інструменті для створення навчальних матеріалів у системі управління навчанням (LMS) (Articulate, iSpring)
Управління: потужне, з функцією відстеження за стандартом SCORM та тестами
Швидкість: повільніше, особливо для курсів, що складаються з декількох модулів
Найкраще підходить для: офіційних курсів, для яких необхідний контроль проходження
Оновлення за допомогою Gamma
Управління: редагування за допомогою штучного інтелекту та редагування у довільній формі, коли потрібна точність
Швидкість: Опишіть зміну один раз і застосуйте її до всієї колоди
Найкраще підходить для: оновлення навчальних матеріалів на основі слайдів у міру розвитку процесів
Чесна думка: PowerPoint досі залишається стандартом для детального управління, і якщо для вашого навчання потрібні пакети SCORM із відстеженням проходження, то інструмент для створення навчальних матеріалів, такий як Articulate, — це правильний вибір. Головна перевага Gamma полягає саме в процесі оновлення: імпортуйте наявну презентацію, внесіть зміни в усіх необхідних місцях та експортуйте її у будь-який формат, який використовує ваша команда.
Оцінювання слід проводити на основі процесу, а не за календарем. Коли стандартна операційна процедура (SOP) змінюється, перегляд презентації починається того ж дня.
Якщо є можливість, зберігайте скріншоти в одному розділі. Зміни в інтерфейсі — найпоширеніша причина, через яку колоди втрачають актуальність.
Описуйте покрокові інструкції, а не розповіді. Короткі слайди, зосереджені на конкретних кроках, набагато легше оновлювати, ніж довгі слайди з розповідним змістом.
Вилучіть старі файли. Під час оновлення видаліть або заархівуйте попередню версію, щоб вона не з’явилася знову.
Повідомте співробітникам, що змінилося. Додайте коротку картку «Що нового» у верхній частині оновлених презентацій, щоб досвідчені співробітники могли одразу перейти до цього розділу.
Так. Імпортуйте файл PowerPoint у Gamma — він завантажиться слайд за слайдом. Внесіть зміни за допомогою інструментів редагування на основі штучного інтелекту, а потім експортуйте назад у PowerPoint, зберігши форматування. Презентація зберігає свою структуру; оновлюються лише ті елементи, які зазнали змін.
Проводьте перегляд щоразу, коли змінюється базовий процес, а також планову перевірку (для більшості команд достатньо раз на квартал або двічі на рік), щоб виявити відхилення, на які ніхто не звернув уваги. Регульовані процеси зазвичай потребують щонайменше одного задокументованого щорічного перегляду.
Поділіться матеріалами тренінгу у вигляді активного посилання, а не у вигляді вкладеного файлу. Посилання завжди відображає поточну версію, тоді як завантажені PDF-файли та файли слайдів назавжди зберігають стару версію. Якщо вам все ж таки потрібно розповсюджувати файли, вкажіть дату версії на першому слайді.
Так. Після оновлення вихідного тексту попросіть компанію «Gamma» перекласти його, а потім перевірте переклад разом із носієм мови на предмет термінології, характерної саме для вашої компанії.
Передайте агенту «Gamma» нову стандартну операційну процедуру (SOP) та стару презентацію. Програма задасть кілька запитань щодо того, кого навчають, а потім створить нову презентацію, яка збереже ваш брендинг та структуру. Щоб ознайомитися з спрощеним варіантом цієї ідеї, дізнайтеся, як перетворити SOP на навчальні слайди.
Перетворіть стандартну операційну процедуру (SOP) на навчальні слайди
Перетворіть документ з політикою на слайди для навчання з питань дотримання вимог
Імпортуйте файл PowerPoint у Gamma, щоб зберегти можливість його редагування
Навчальні презентації з використанням штучного інтелекту: повний посібник
Процеси будуть постійно змінюватися. Ваша навчальна презентація не повинна щоразу відставати від цих змін. Імпортуйте вже готову презентацію, вкажіть Gamma, що саме змінилося, і приступайте до наступного тренінгу, знаючи, що кожен слайд актуальний.
