Как хорошие идеи попадают во Вселенную
Начните бесплатно
Выбор подходящего инструмента искусственного интеллекта для визуальной документации процессов зависит от конкретного этапа. Tango и Scribe позволяют фиксировать пошаговые инструкции с фиксацией каждого клика, Lucidchart и Miro — отображать сложные потоки, а Gamma преобразует письменные стандартные операционные процедуры (SOP), записи совещаний или зафиксированные этапы в отлаженные визуальные документы и учебные презентации, которые люди действительно читают. Многие команды используют инструменты для записи действий или создания диаграмм для детализации, а Gamma — для подготовки версии, которая будет передана другим.
Проблемы с документированием процессов бывают двух видов: либо документация так и не создается, либо она создается, но никто её не читает. Сегодня инструменты искусственного интеллекта помогают решить обе эти проблемы. В данном руководстве подробно рассмотрены типы документации процессов, инструменты, подходящие для каждой задачи, а также способы преобразования исходных знаний о процессах в наглядную и актуальную информацию.
Не вся технологическая документация выполняет одинаковую функцию. Правильный выбор формата — это уже половина дела.
Стандартные рабочие процедуры (СРП)
Что это такое: официальный пошаговый порядок выполнения повторяющейся задачи
Кто это читает: сотрудники, выполняющие эту работу, аудиторы и новые сотрудники
Практические руководства
Что это такое: пошаговая инструкция по выполнению конкретной задачи в конкретном инструменте
Кому это предназначено: всем, кто выполняет данное задание впервые
Схемы процессов и блок-схемы
Что это такое: схема, отражающая этапы, решения, передачу ответственности и ответственных лиц
Кто это читает: руководители, владельцы процессов и все, кто занимается совершенствованием процессов
Обучающие версии
Что это такое: объяснение процесса обучения с учетом контекста, примерами и контрольными вопросами
Кто это читает: новые сотрудники и команды, внедряющие измененный процесс
Обзор процессов
Что это такое: наглядная схема, иллюстрирующая, как организован рабочий процесс между командами
Кто это читает: руководство, партнеры из других подразделений и новые сотрудники
Большинству команд требуется несколько таких документов для своих важных процессов. Подробная информация изложена в стандартной операционной процедуре (SOP) или инструкции по выполнению работ. Общее представление о процессе формируется благодаря визуальному обзору или учебной версии.
Эти инструменты записывают процесс выполнения вами задачи в браузере или на рабочем столе и автоматически создают пошаговые инструкции с аннотированными скриншотами.
Преимущество: самый быстрый способ документировать рабочие процессы программного обеспечения шаг за шагом
Идеально подходит для: инструкций по использованию инструментов и систем
Ограничение: они фиксируют, на что вы нажимаете, но не почему. Контекст, решения и исключения по-прежнему нужно описывать вручную.
Эти инструменты позволяют визуально отображать процессы, и теперь оба оснащены функциями искусственного интеллекта, которые генерируют блок-схемы и диаграммы на основе текстовых описаний.
Сильная сторона: сложные рабочие процессы с принятием решений, «плавательными дорожками» и передачей задач
Идеально подходит для: схем процессов, блок-схем и работ по оптимизации процессов
Ограничение: На схеме показана общая структура процесса, но не приведены подробные инструкции, необходимые для выполнения каждого этапа.
Gamma преобразует имеющийся у вас контент (документ с описанием стандартных операционных процедур, стенограмму встречи, стенограмму записи экрана, зафиксированные шаги) в визуально оформленный документ, веб-страницу или презентацию для обучения.
Преимущество: понятные, наглядные документации по процессам и учебные материалы, созданные на основе имеющихся ресурсов
Идеально подходит для: тех материалов, которые люди действительно читают: обзоры, наглядные инструкции и учебные материалы
Ограничение: Gamma не является инструментом для создания блок-схем или создания снимков экрана. Импортируйте диаграммы и скриншоты из этих инструментов.
ИИ-помощники могут составить черновой вариант стандартной операционной процедуры (SOP) на основе черновых заметок или стенограммы. Это полезный отправной пункт, но полученный результат представляет собой простой текст, которому ещё предстоит придать структуру, добавить визуальные элементы и разместить на соответствующем ресурсе.
Честный совет: если вам нужны пошаговые инструкции с иллюстрациями, начните с Tango или Scribe. Если же вам предстоит визуализировать сложный процесс, включающий множество решений и этапов передачи ответственности, вам подойдут Lucidchart или Miro. Gamma — это инструмент, который делает документацию удобной для чтения и обмена, и он отлично работает в сочетании с обоими вышеупомянутыми сервисами.
Знания о процессах, как правило, уже где-то имеются:
Письменное стандартное операционное руководство (SOP) в документе или на странице Confluence
Пошаговое руководство по использованию Loom или записи экрана
Записи совещаний, на которых команда обсуждала процесс; данные взяты из Granola или Fireflies
Страница Notion, импортированная с помощью коннектора Notion
Пошаговые инструкции, экспортированные из инструмента для записи действий
Загрузите файл, импортируйте его или подключите инструмент — и Gamma загрузит данные напрямую, без копирования и вставки. Подключение инструмента занимает менее минуты.
Консультант компании Gamma задает несколько вопросов (кто использует этот процесс, как часто и какие проблемы при этом возникают) и разбивает исходный материал на четкие разделы: цель, роли, этапы, точки принятия решений, исключения и где можно получить помощь. Каждый этап получает собственное визуальное оформление вместо длинного пронумерованного текста.
Вставляйте скриншоты из Tango или Scribe, диаграммы, экспортированные из Lucidchart или Miro, а также короткие видеоинструкции. Попросите Gamma самостоятельно визуализировать простые элементы: «превратите эти пять шагов в визуальную временную шкалу» или «покажите три роли в виде таблицы обязанностей».
Выберите любой раздел и опишите изменение: «добавить предупреждающую вставку для шага, который пользователи обычно пропускают», «упростить это для новичка» или «добавить пример для каждой точки принятия решения».
Опубликуйте его в виде ссылки, которую ваша команда добавит в закладки, или экспортируйте в формат PDF для проведения аудитов и использования в автономном режиме. По общей ссылке всегда отображается актуальная версия.
Самая большая проблема с документацией по процессам заключается не в том, чтобы её создать. А в том, что процессы меняются, а документация — нет.
Назначить ответственное лицо для каждого задокументированного процесса.
Обновите исходный текст, а затем обновите визуальную версию. В Gamma воспользуйтесь функцией редактирования с помощью ИИ, чтобы применить изменение ко всем разделам, в которых оно упоминается.
Оценивайте изменения, а не даты в календаре. Обновляйте документацию при изменении инструмента, политики или состава команды, а не только во время ежегодного обзора.
Указывайте дату на всех документах. Видимая пометка «последнее обновление» помогает читателям понять, можно ли доверять этой информации.
Чтобы подробнее узнать о том, как обеспечить синхронизацию учебных материалов, ознакомьтесь с инструкцией по быстрому обновлению учебных презентаций при изменении процессов.
После документирования процесса преобразуйте его в Gamma в учебную версию: с более краткими разделами, примерами, сценариями и проверками знаний. Документ по процессу остается справочным материалом, а учебная презентация служит средством его преподавания. Оба материала созданы на основе одного и того же источника, поэтому они остаются согласованными. Узнайте, как превратить стандартную операционную процедуру (SOP) в слайды для обучения и как превратить пошаговое руководство Loom в учебный комплект.
Вот как служба поддержки может документировать процесс возврата средств, используя несколько инструментов одновременно:
Фиксация: Специалист службы поддержки фиксирует ход обработки возврата средств в системе выставления счетов с помощью инструмента фиксации, создавая скриншоты с аннотациями.
Карта: Менеджер по операционной деятельности схематично изобразил процесс утверждения в Lucidchart: возмещения на сумму до установленного предела утверждаются оператором, более крупные суммы передаются руководителю группы, а спорные списания — в финансовый отдел.
Объяснение: Команда загружает в Gamma текст политики, скриншоты и схему. Специалист преобразует эти материалы в наглядный документ: в каких случаях допускается возврат средств, порядок утверждения, пошаговые инструкции, типичные ошибки и к кому обращаться.
Обучение: Документ был переработан в краткую обучающую презентацию, содержащую три реалистичных сценария возврата средств для новых агентов.
Обновление: при изменении порога утверждения команда обновляет документ и презентацию для обучения, используя один и тот же источник.
Начните с «почему». Одно предложение о цели процесса помогает людям справляться с нестандартными ситуациями.
Покажите точки принятия решений. Большинство ошибок происходит там, где процесс разветвляется.
Указывайте имена сотрудников, а не названия отделов. Фраза «обратитесь в отдел выставления счетов» звучит неопределённо. А конкретная должность — это чётко.
Опишите исключительные ситуации. Обычный сценарий — это легко. А именно из-за крайних случаев люди и обращаются к документации.
Разделяйте подробности и общий обзор. Добавьте ссылку из визуального обзора на подробные инструкции.
Используйте подходящие визуальные элементы для каждой части: блок-схему для принятия решений и передачи задач, скриншоты с пояснениями для описания действий в программном обеспечении, а также оформленный документ или презентацию, которые объединяют все эти элементы в единый контекст. Для этого последнего уровня хорошо подходит Gamma, позволяющая объединить текст, скриншоты и диаграммы в один удобный для чтения документ.
Инструменты записи, такие как Tango и Scribe, создают пошаговые инструкции по мере вашей работы. Вы также можете импортировать стенограмму записи или заметки с встречи в Gamma, и оператор структурирует их в визуальный стандарт операционных процедур (SOP), который вы сможете доработать.
Назначьте ответственного за каждый процесс, обновляйте документацию при каждом изменении процесса и делитесь ими в виде активных ссылок, а не файлов. В Gamma функция редактирования с помощью ИИ применяет изменения ко всему документу целиком.
Нет. Для создания сложных блок-схем и схем процессов используйте Lucidchart или Miro и вставьте диаграмму в документ Gamma. В Gamma можно создавать простые визуальные временные шкалы, схемы поэтапного выполнения и таблицы распределения обязанностей.
Да. Экспорт в форматы PDF, PowerPoint или Google Slides с сохранением форматирования.
Превратите стандартную операционную процедуру (SOP) в учебные слайды
Превратите пошаговое руководство по игре «Loom» в обучающую колоду
Как быстро обновлять учебные презентации при изменении процессов
Ваша команда и так знает, как выполняется работа. Загрузите в Gamma стандартные операционные процедуры (SOP), записи и заметки, преобразуйте их в наглядные документы, которые сотрудники действительно будут читать, и обновляйте их по мере изменения рабочих процессов.
