Как хорошие идеи попадают во Вселенную
Начните бесплатно
Самый быстрый способ обновить учебные презентации при изменении процесса — внести изменение один раз и применить его ко всей презентации, вместо того чтобы искать слайды один за другим. Импортируйте существующую презентацию в Gamma, опишите, что изменилось («шаг 4 теперь требует утверждения руководителя»), и воспользуйтесь функцией редактирования с помощью ИИ, чтобы обновить все слайды, связанные с этим изменением. Затем экспортируйте презентацию обратно в PowerPoint, PDF или Google Slides с сохранением форматирования. Совместите это с простым циклом ответственности и проверки, и ваши учебные материалы перестанут устаревать.
Большинство рекомендаций по поводу устаревших учебных материалов ограничиваются вопросами управления: назначение ответственных лиц, установление сроков пересмотра, ведение журнала изменений. Эта часть важна, и она рассмотрена ниже. Однако управление лишь указывает, когда следует вносить обновления. В данном руководстве также рассматривается тот аспект, который требует реальных усилий: внесение обновлений без полной переработки презентации.
Процессы постоянно меняются. Новый инструмент заменяет старый, в связи с требованиями нормативно-правового регулирования добавляется новый этап, происходит реорганизация команды, форма переносится в новую систему. Стандартная операционная процедура (SOP) со временем обновляется. А вот учебные материалы, как правило, остаются прежними.
Вот почему:
Обновления — дело утомительное. Одно изменение в процессе может затронуть целую дюжину слайдов: обзор, сам этап, скриншоты, итоги, тест.
У этой презентации нет владельца. Человек, который её создал, ушёл, а файл хранится в трёх папках с названиями трёх разных версий.
Нарушения форматирования. Достаточно изменить один элемент, как сразу же слайд переполняется, диаграмма становится некорректной, а макет приходится переделывать.
Копии множатся. Региональные версии, версии для определённых ролей и версии типа «final_v3_USE_THIS» — для всех требуется одно и то же исправление.
Издержки вполне реальны. Новые сотрудники осваивают старые методы работы, опытные сотрудники получают противоречивые инструкции, а в сферах, подпадающих под регулирование, устаревшее обучение может стать предметом замечаний по результатам аудита.
Если с самого начала правильно организовать структуру, это ускорит любое будущее обновление, независимо от того, какой инструмент вы используете.
Для каждого процесса следует использовать одну основную папку. Версии для конкретных ролей или регионов должны создаваться на её основе, а не храниться в виде отдельных файлов. При внесении изменений в основную версию соответствующие версии обновляются автоматически.
Каждая учебная презентация должна иметь одного ответственного и дату «последнего пересмотра», указанную на первом или последнем слайде. Свяжите пересмотр с самим процессом: при изменении стандартной операционной процедуры (SOP) пересмотр учебного материала запускается автоматически.
Составляйте презентацию отдельными независимыми разделами (цель, предварительные условия, этапы, типичные ошибки, краткое руководство). Если один из этапов изменится, вам нужно будет обновить только один раздел, а не разбираться с презентацией, в которой все элементы взаимосвязаны.
PDF-файл в папке «Загрузки» пользователя никогда не обновляется. По общим ссылкам всегда отображается актуальная версия. По возможности делитесь учебными материалами в виде ссылок.
Вам не нужно начинать с нуля. Импортируйте свою существующую презентацию в формате PowerPoint, PDF или Google Slides, и она будет перенесена в Gamma с почти идеальной точностью, слайд за слайдом. Структура, содержание и порядок слайдов останутся неизменными.
Загрузите обновленную процедуру прямо из того места, где она хранится. Подключите Notion, Linear, Slack или любой другой из более чем 20 поддерживаемых инструментов, и Gamma сразу же считывает новую процедуру. Забудьте о копировании и вставке — Gamma формирует обновление на основе вашего источника. Подключение инструмента занимает менее минуты. Если изменение находится в документе или PDF-файле, просто загрузите его.
И вот тут всё происходит очень быстро. Объясните Gamma простым языком, что изменилось:
«На этапе 4 теперь требуется одобрение руководителя перед отправкой. Обновите все слайды, в которых упоминается порядок утверждения».
«Мы перешли с Zendesk на Intercom. Замените название инструмента и обновите раздел со скриншотами».
«Добавьте новую проверку соответствия между шагами 2 и 3».
Редактирование с помощью ИИ применяет изменения ко всей презентации, а не только к одному слайду, при этом сохраняя макет и фирменный стиль.
Выберите любой элемент и опишите изменения с помощью редактирования с помощью ИИ или переключитесь в режим свободного редактирования, чтобы точно разместить, изменить размер и выровнять элементы. Замените скриншоты там, где изменился интерфейс. Gamma автоматически корректирует макет, поэтому новое содержимое не нарушит компоновку слайда.
Если вы используете версии по ролям или регионам, просто примените обновленный мастер-шаблон к каждой из них, а не редактируйте их по отдельности. Нужна версия на другом языке? Попросите компанию Gamma перевести обновленный набор слайдов.
Экспортируйте презентацию обратно в PowerPoint, PDF или Google Slides с сохранением форматирования для использования в системе управления обучением (LMS) или в архиве. Или поделитесь активной ссылкой, чтобы все всегда видели актуальную версию и не распространяли устаревшие файлы.
Предположим, что ваша служба поддержки изменила порядок возврата средств. Теперь для возврата средств, превышающих установленную сумму, перед оформлением возврата требуется одобрение руководителя группы в системе биллинга. Вот как будет происходить этот процесс:
Триггер. Отдел операций обновляет стандартную операционную процедуру (SOP) по возврату средств в Notion. Поскольку отзывы об обучении привязаны к этой SOP, владелец презентации получает отзыв в тот же день.
Импорт. Владелец импортирует имеющуюся презентацию PowerPoint «Обработка возмещений» в Gamma. Все 14 слайдов импортируются в исходном виде.
Подключите источник данных. Владелец подключает Notion, чтобы Gamma могла напрямую считывать обновлённый SOP.
Опишите изменение. «Возврат средств, превышающий установленный порог, теперь требует одобрения руководителя команды в системе выставления счетов перед его осуществлением. Обновите обзор процесса, раздел с пошаговыми инструкциями, блок-схему принятия решений и карточку быстрого справочника».
Доработка. Владелец заменяет скриншот экрана утверждения на новый и с помощью инструментов свободного редактирования размещает его рядом с тем шагом, который он иллюстрирует.
Добавьте карточку «Что нового». Один слайд в начале презентации точно объясняет опытным агентам, что именно изменилось, благодаря чему им не придется заново прочитывать всю презентацию.
Обновите версии. Основная версия будет преобразована в версию для нового сотрудника и версию для руководителя команды, в каждую из которых будут внесены соответствующие изменения.
Отправьте. Ссылка обновляется в режиме реального времени для всех, а файл в формате PowerPoint экспортируется в систему управления обучением (LMS).
Презентация сохраняет свою структуру, фирменный стиль и всё, что не изменилось. Новыми являются только шаги по возврату средств.
Настоящая победа — это не одно быстрое обновление. А то, что больше никогда не придется иметь двенадцать устаревших копий.
Сохраните презентацию в качестве шаблона для команды. Каждый новый тренинг по процессам строится по одной и той же схеме, поэтому обновления всегда попадают в ожидаемое место.
Переработайте исходную презентацию. Разделите одну презентацию на три версии: для новых сотрудников, для повторного ознакомления и для руководителей, каждая из которых должна быть адаптирована под свою целевую аудиторию.
Отметьте дату. Ведите карточку «Последнее обновление», которую обновляйте при каждой редакции, чтобы учащиеся и аудиторы знали, с какой версией они работают.
Редактирование в PowerPoint
Управление: полное, с точностью до пикселя
Скорость: ручное управление на каждом затронутом слайде
Идеально подходит для: небольших изменений в колоде, с которой игрок уже хорошо знаком
Переработка в инструменте для создания курсов в системе управления обучением (LMS) (Articulate, iSpring)
Управление: расширенное, с возможностью отслеживания по стандарту SCORM и тестами
Скорость: более медленная, особенно в случае курсов, состоящих из нескольких модулей
Идеально подходит для: официальных курсов, требующих отслеживания прогресса обучения
Обновление с помощью Gamma
Управление: редактирование с помощью ИИ плюс редактирование в свободном режиме, когда требуется точность
Скорость: Опишите изменение один раз и примените его ко всей колоде
Идеально подходит для: обеспечения актуальности тренингов на основе слайдов по мере развития процессов
Честный взгляд: PowerPoint по-прежнему остается стандартом для тонкой настройки, и если для вашего обучения требуются пакеты SCORM с отслеживанием прохождения курса, то инструмент для создания контента, такой как Articulate, будет правильным выбором. Главное преимущество Gamma заключается в самом процессе обновления: импорт уже готовой презентации, внесение изменений во всех необходимых местах и экспортирование обратно в любой формат, который использует ваша команда.
Ориентируйтесь на этапы процесса, а не на календарь. При изменении стандартной операционной процедуры (SOP) проверка презентации начинается в тот же день.
По возможности храните скриншоты в одном разделе. Изменения в интерфейсе — самая частая причина, по которой колоды теряют актуальность.
Описывайте действия, а не сюжеты. Короткие слайды, ориентированные на конкретные действия, гораздо проще обновлять, чем длинные слайды с повествовательным содержанием.
Удаляйте старые файлы. При обновлении удаляйте или архивируйте предыдущую версию, чтобы она не могла вновь появиться.
Расскажите сотрудникам, что изменилось. Добавьте в начало обновленных презентаций небольшую вкладку «Что нового», чтобы опытные сотрудники могли сразу перейти к ней.
Да. Импортируйте файл PowerPoint в Gamma — он будет загружен с сохранением всех слайдов. Внесите изменения с помощью инструментов редактирования AI, а затем экспортируйте обратно в PowerPoint с сохранением форматирования. Презентация сохраняет свою структуру; обновляются только те элементы, в которые были внесены изменения.
Проводите проверку при каждом изменении базового процесса, а также плановую проверку (для большинства команд достаточно проводить её ежеквартально или два раза в год), чтобы выявить отклонения, которые никто не заметил. Регулируемые процессы, как правило, требуют как минимум ежегодного документированного пересмотра.
Делитесь материалами обучения в виде активной ссылки, а не в виде вложения. По ссылке всегда открывается актуальная версия, тогда как в загруженных файлах PDF и презентациях навсегда сохраняется старая версия. Если вам необходимо распространять файлы, укажите дату версии на первом слайде.
Да. Как только исходный текст будет обновлен, попросите компанию «Gamma» перевести его, а затем проверьте перевод с помощью носителя языка на предмет терминологии, специфичной для вашей компании.
Передайте агенту Gamma новую стандартную операционную процедуру (SOP) и старую презентацию. Программа задаст несколько вопросов о том, кого обучают, а затем сформирует новую презентацию, в которой будут сохранены ваш брендинг и структура. Чтобы ознакомиться с упрощённой версией этой идеи, посмотрите, как превратить SOP в учебные слайды.
Превратите стандартную операционную процедуру (SOP) в учебные слайды
Превратите документ с правилами в слайды для обучения по вопросам соблюдения нормативных требований
Импортируйте файл PowerPoint в Gamma и сохраните возможность его редактирования
Презентации по обучению с использованием ИИ: полное руководство
Процессы будут постоянно меняться. Ваша учебная презентация не должна каждый раз отставать от этих изменений. Импортируйте уже готовую презентацию, сообщите Gamma о том, что изменилось, и приступайте к следующему занятию, будучи уверенными, что все слайды актуальны.
