Jak dobre pomysły dostają się do wszechświata
Zacznij za darmo
Wybór odpowiedniego narzędzia AI do wizualnej dokumentacji procesów zależy od danego etapu. Tango i Scribe rejestrują instrukcje krok po kroku, Lucidchart i Miro przedstawiają złożone schematy, a Gamma przekształca pisemne procedury operacyjne (SOP), nagrania ze spotkań lub zarejestrowane etapy w dopracowane dokumenty wizualne i materiały szkoleniowe, które ludzie faktycznie czytają. Wiele zespołów korzysta z narzędzi do rejestrowania lub tworzenia diagramów w celu uzyskania szczegółowych informacji, a z Gamma – do przygotowania wersji przeznaczonej do udostępnienia.
Dokumentacja procesów zawodzi na dwa sposoby: albo nigdy nie zostaje sporządzona, albo zostaje sporządzona, ale nikt jej nie czyta. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji pomagają obecnie w obu tych przypadkach. W niniejszym przewodniku omówiono rodzaje dokumentacji procesów, narzędzia odpowiednie do poszczególnych zadań oraz sposoby przekształcania surowej wiedzy o procesach w przejrzystą i aktualną formę wizualną.
Nie każda dokumentacja procesowa spełnia tę samą funkcję. Wybór odpowiedniego formatu to połowa sukcesu.
Standardowe procedury operacyjne (SOP)
Czym to jest: oficjalny, szczegółowy opis sposobu realizacji zadania cyklicznego
Kto to czyta: osoby wykonujące tę pracę, audytorzy oraz nowi pracownicy
Poradniki
Czym to jest: instrukcje krok po kroku dotyczące wykonania konkretnego zadania w konkretnym narzędziu
Dla kogo: Dla każdego, kto wykonuje to zadanie po raz pierwszy
Schematy procesów i diagramy blokowe
Czym to jest: Schemat przedstawiający kolejne etapy, decyzje, przekazywanie zadań i osoby odpowiedzialne
Kto to czyta: menedżerowie, właściciele procesów oraz wszyscy, którzy zajmują się usprawnianiem procesów
Wersje szkoleniowe
Czym to jest: Wyjaśnienie procesu uczenia się wraz z kontekstem, przykładami i sprawdzianami
Kto to czyta: nowi pracownicy oraz zespoły wdrażające zmieniony proces
Przegląd procesów
Czym to jest: Wizualne podsumowanie przebiegu pracy między zespołami
Kto to czyta: kadra kierownicza, partnerzy z różnych działów oraz nowi pracownicy
Większość zespołów potrzebuje kilku takich dokumentów do realizacji swoich kluczowych procesów. Szczegóły zawarte są w standardowej procedurze operacyjnej (SOP) lub instrukcji obsługi. Zrozumienie wynika z wizualnego przeglądu lub wersji szkoleniowej.
Narzędzia te rejestrują przebieg wykonywania zadania w przeglądarce lub na pulpicie i automatycznie generują instrukcje krok po kroku wraz z opatrzonymi komentarzami zrzutami ekranu.
Strength: Najszybszy sposób na dokumentowanie przebiegu pracy z oprogramowaniem – krok po kroku
Najlepiej nadaje się do: poradników dotyczących obsługi narzędzi i systemów
Ograniczenie: Rejestrują to, co klikasz, a nie dlaczego. Kontekst, decyzje i wyjątki nadal trzeba opisać.
Narzędzia te umożliwiają wizualne przedstawianie procesów, a oba zawierają obecnie funkcje oparte na sztucznej inteligencji, które generują schematy blokowe i diagramy na podstawie opisów tekstowych.
Zaleta: Złożone procesy obejmujące podejmowanie decyzji, ścieżki działania i przekazywanie zadań
Najlepiej nadaje się do: map procesów, schematów blokowych oraz prac związanych z usprawnianiem procesów
Ograniczenie: Schemat przedstawia przebieg procesu, ale nie zawiera szczegółowych informacji niezbędnych do wykonania poszczególnych etapów.
Gamma przekształca posiadane już materiały procesowe (dokument SOP, transkrypcję spotkania, transkrypcję nagrania ekranu, zapisane kroki) w profesjonalnie zaprojektowany, wizualny dokument, stronę internetową lub prezentację szkoleniową.
Zaleta: Przejrzyste, ilustrowane dokumenty opisujące procesy oraz materiały szkoleniowe opracowane na podstawie istniejących materiałów
Najlepiej nadaje się do: treści, które ludzie faktycznie czytają: przeglądów, wizualnych procedur operacyjnych oraz szkoleń
Uwaga: Gamma nie jest narzędziem do tworzenia schematów blokowych ani zrzutów ekranu. Schematy i zrzuty ekranu należy importować z tych narzędzi.
Asystenci oparci na sztucznej inteligencji potrafią sporządzić projekt standardowej procedury operacyjnej (SOP) na podstawie szkicowych notatek lub transkrypcji. Stanowią one przydatny punkt wyjścia, ale wynik to zwykły tekst, który nadal wymaga nadania mu struktury, elementów wizualnych oraz odpowiedniego miejsca.
Szczera opinia: Jeśli potrzebujesz przede wszystkim przewodników po oprogramowaniu z instrukcjami krok po kroku, zacznij od Tango lub Scribe. Jeśli natomiast chcesz przedstawić złożony proces obejmujący wiele decyzji i etapów przekazywania zadań, odpowiednim narzędziem będzie Lucidchart lub Miro. Gamma to warstwa, która sprawia, że dokumentacja jest czytelna i łatwa do udostępniania, i współpracuje z obydwoma tymi narzędziami.
Wiedza na temat procesów zazwyczaj już gdzieś istnieje:
Pisemna procedura operacyjna (SOP) w pliku DOC lub na stronie Confluence
Przewodnik po programie Loom lub nagrywaniu ekranu
Notatki ze spotkania, podczas którego zespół omówił proces; dane pobrane z serwisów Granola lub Fireflies
Strona w serwisie Notion, zaimportowana za pomocą łącznika Notion
Poradniki krok po kroku wyeksportowane z narzędzia do przechwytywania
Wystarczy to przesłać, zaimportować lub podłączyć narzędzie, a Gamma pobierze dane bezpośrednio – bez konieczności kopiowania i wklejania. Podłączenie narzędzia zajmuje mniej niż minutę.
Agent firmy Gamma zadaje kilka pytań (kto korzysta z tego procesu, jak często i jakie mogą pojawić się problemy) i dzieli materiał źródłowy na przejrzyste sekcje: cel, role, etapy, punkty decyzyjne, wyjątki oraz informacje o tym, gdzie można uzyskać pomoc. Każdy etap ma swój własny układ graficzny, zamiast długiego fragmentu tekstu z numerami.
Osadzaj zrzuty ekranu z aplikacji Tango lub Scribe, diagramy wyeksportowane z Lucidchart lub Miro oraz krótkie filmy instruktażowe. Poproś Gamma, aby samodzielnie wizualizowała proste elementy: „przekształć te pięć kroków w wizualną oś czasu” lub „przedstaw te trzy role w formie tabeli obowiązków”.
Wybierz dowolną sekcję i opisz zmianę: „dodaj objaśnienie z ostrzeżeniem dotyczącym kroku, który użytkownicy zazwyczaj pomijają”, „uprość to dla osoby, która dopiero zaczyna pracę” lub „dodaj przykład dla każdego punktu decyzyjnego”.
Opublikuj go jako link, który Twój zespół doda do zakładek, lub wyeksportuj do formatu PDF na potrzeby audytów i korzystania w trybie offline. Udostępniony link zawsze wyświetla aktualną wersję.
Największym problemem związanym z dokumentacją procesów nie jest jej tworzenie. Chodzi o to, że procesy się zmieniają, a dokumentacja – nie.
Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za każdy udokumentowany proces.
Zaktualizuj źródło, a następnie odśwież wersję wizualną. W programie Gamma skorzystaj z funkcji edycji opartej na sztucznej inteligencji, aby zastosować zmianę we wszystkich sekcjach, w których pojawia się dana treść.
Oceniaj zmiany, a nie terminy w kalendarzu. Aktualizuj dokumentację, gdy zmienia się narzędzie, polityka lub skład zespołu, a nie tylko podczas corocznej oceny.
Wszystko opatrz datą. Widoczna informacja „ostatnia aktualizacja” pozwala czytelnikom ocenić, czy można ufać tej treści.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące synchronizacji szkoleń, zapoznaj się z instrukcją szybkiej aktualizacji materiałów szkoleniowych w przypadku zmian w procesach.
Po udokumentowaniu procesu należy przekształcić go w platformie Gamma w wersję szkoleniową: krótsze sekcje, przykłady, scenariusze i testy wiedzy. Dokument procesowy pozostaje punktem odniesienia, a prezentacja szkoleniowa służy do przekazywania wiedzy. Oba materiały pochodzą z tego samego źródła, dzięki czemu są spójne. Zobacz, jak przekształcić standardową procedurę operacyjną (SOP) w slajdy szkoleniowe oraz jak przekształcić film instruktażowy z serwisu Loom w prezentację szkoleniową.
Oto przykład, w jaki sposób zespół obsługi klienta może udokumentować proces zwrotu środków, korzystając jednocześnie z kilku narzędzi:
Rejestracja: Pracownik działu wsparcia rejestruje przebieg procesu zwrotu środków w systemie rozliczeniowym za pomocą narzędzia do rejestracji, tworząc zrzuty ekranu z adnotacjami.
Mapa: Kierownik operacyjny przedstawia schemat procesu zatwierdzania w programie Lucidchart: zwroty poniżej ustalonej kwoty są zatwierdzane przez konsultanta, większe kwoty trafiają do kierownika zespołu, a kwestie sporne dotyczące opłat są przekazywane do działu finansowego.
Wyjaśnienie: Zespół wprowadza do platformy Gamma treść pisemnej polityki, zrzuty ekranu oraz schemat. Konsultant porządkuje te materiały, tworząc dokument wizualny: informacje o tym, kiedy dopuszczalne są zwroty, schemat zatwierdzania, instrukcje krok po kroku, typowe błędy oraz dane kontaktowe osób, do których należy się zwrócić.
Szkolenie: Dokument został przerobiony na krótką prezentację szkoleniową zawierającą trzy realistyczne scenariusze zwrotu kosztów przeznaczone dla nowych agentów.
Utrzymanie: Gdy zmienia się próg zatwierdzenia, zespół aktualizuje dokument i materiały szkoleniowe na podstawie tego samego źródła.
Zacznij od „dlaczego”. Jedno zdanie wyjaśniające cel procesu pomaga ludziom radzić sobie z sytuacjami wyjątkowymi.
Wskaż punkty decyzyjne. Większość błędów pojawia się w miejscach, gdzie proces się rozgałęzia.
Wskazuj osoby odpowiedzialne, a nie działy. Sformułowanie „zapytaj zespół ds. rozliczeń” jest niejasne. Wskazanie konkretnej osoby jest jednoznaczne.
Opisz wyjątki. Standardowy przebieg jest prosty. To właśnie przypadki skrajne sprawiają, że ludzie sięgają po dokumentację.
Należy oddzielić szczegóły od ogólnego zarysu. Należy umieścić link prowadzący z wizualnego zarysu do szczegółowych kroków.
Do każdej części należy dobrać odpowiedni element wizualny: schemat blokowy do przedstawiania decyzji i przekazywania zadań, opatrzone objaśnieniami zrzuty ekranu do ilustrowania poszczególnych etapów działania oprogramowania oraz profesjonalnie zaprojektowany dokument lub prezentacja, które łączą te elementy w spójną całość. Narzędzie Gamma świetnie sprawdza się w tej ostatniej roli, łącząc tekst, zrzuty ekranu i diagramy w jeden przejrzysty dokument.
Narzędzia do rejestrowania, takie jak Tango i Scribe, generują instrukcje krok po kroku w trakcie pracy. Można również zaimportować transkrypcję nagrania lub notatki ze spotkania do aplikacji Gamma, a agent uporządkuje je w formie wizualnej procedury operacyjnej (SOP), którą można następnie dopracować.
Przypisz właściciela do każdego procesu, aktualizuj dokumenty za każdym razem, gdy proces ulegnie zmianie, i udostępniaj je w formie aktywnych linków zamiast plików. W Gamma edycja oparta na sztucznej inteligencji wprowadza zmiany w całym dokumencie.
Nie. W przypadku złożonych schematów blokowych i map procesów warto skorzystać z programów Lucidchart lub Miro, a następnie osadzić diagram w dokumencie Gamma. Gamma umożliwia tworzenie prostych wizualnych osi czasu, układów krok po kroku oraz tabel podziału obowiązków.
Tak. Można eksportować do formatu PDF, PowerPoint lub Google Slides z zachowaniem formatowania.
Przekształć poradnik dotyczący gry „Loom” w zestaw szkoleniowy
Jak szybko aktualizować prezentacje szkoleniowe w przypadku zmian w procesach
Twój zespół już wie, jak przebiega praca. Przenieś standardowe procedury operacyjne (SOP), nagrania i notatki do Gamma, przekształć je w dokumenty wizualne, które ludzie faktycznie czytają, i na bieżąco aktualizuj je w miarę zmian w pracy.
