Jak dobre pomysły dostają się do wszechświata
Zacznij za darmo
Najszybszym sposobem na aktualizację prezentacji szkoleniowych w przypadku zmiany procesu jest wprowadzenie zmiany tylko raz i zastosowanie jej do całej prezentacji, zamiast szukać zmian slajd po slajdzie. Zaimportuj istniejącą prezentację do Gamma, opisz, co się zmieniło („krok 4 wymaga teraz zatwierdzenia przez kierownika”), a następnie skorzystaj z edycji opartej na sztucznej inteligencji, aby zaktualizować każdy slajd, który ma z tym związek. Następnie wyeksportuj prezentację z powrotem do programu PowerPoint, pliku PDF lub Google Slides z zachowaniem oryginalnego formatowania. Połącz to z prostym cyklem odpowiedzialności i weryfikacji, a Twoje szkolenia nie będą tracić na aktualności.
Większość porad dotyczących nieaktualnych materiałów szkoleniowych ogranicza się do kwestii zarządzania: wyznaczenia osób odpowiedzialnych, ustalenia terminów przeglądów oraz prowadzenia rejestru zmian. Ta część jest ważna i została omówiona poniżej. Jednak zarządzanie wskazuje jedynie, kiedy należy dokonać aktualizacji. Niniejszy przewodnik porusza również kwestię, która faktycznie wymaga wysiłku: wprowadzenie aktualizacji bez konieczności tworzenia prezentacji od nowa.
Procesy nieustannie ulegają zmianom. Nowe narzędzie zastępuje stare, wymogi zgodności powodują dodanie kolejnego etapu, następuje reorganizacja zespołu, formularz zostaje przeniesiony do nowego systemu. Procedura operacyjna (SOP) zostaje zaktualizowana (w końcu). Materiały szkoleniowe zazwyczaj nie.
Oto dlaczego:
Aktualizacje są uciążliwe. Jedna zmiana w procedurze może wpłynąć na kilkanaście slajdów: przegląd, sam etap, zrzuty ekranu, podsumowanie, quiz.
Nikt nie jest właścicielem tego zestawu. Osoba, która go stworzyła, odeszła, a plik znajduje się w trzech folderach o nazwach odpowiadających trzem różnym wersjom.
Problemy z formatowaniem. Wystarczy zmienić jedną rzecz, a nagle slajd się nie mieści, diagram jest nieprawidłowy, a układ wymaga poprawek.
Powstają kolejne kopie. Wersje regionalne, wersje z różnymi rolami oraz wersje typu „final_v3_USE_THIS” – wszystkie wymagają tej samej poprawki.
Koszty są realne. Nowi pracownicy uczą się po staremu, doświadczeni pracownicy otrzymują sprzeczne wytyczne, a w przypadku pracy podlegającej regulacjom nieaktualne szkolenia mogą stać się przedmiotem zastrzeżeń w wyniku audytu.
Odrobina uporządkowania na samym początku sprawia, że każda przyszła aktualizacja przebiega szybciej, niezależnie od tego, jakiego narzędzia używasz.
Dla każdego procesu należy utrzymywać jedną główną wersję kodu. Wersje dostosowane do ról lub regionów powinny być tworzone na jej podstawie, a nie utrzymywane jako oddzielne pliki. Gdy zmieni się wersja główna, zmiany te są automatycznie wprowadzane do pozostałych wersji.
Każda prezentacja szkoleniowa powinna zawierać nazwisko właściciela oraz datę „ostatniej aktualizacji” na pierwszym lub ostatnim slajdzie. Należy powiązać proces aktualizacji z samym procesem: gdy zmienia się standardowa procedura operacyjna (SOP), aktualizacja prezentacji szkoleniowej uruchamia się automatycznie.
Stwórz prezentację w postaci niezależnych sekcji (cel, wymagania wstępne, kroki, typowe błędy, skrócone omówienie). Gdy zmienia się jeden krok, wystarczy zaktualizować jedną sekcję, zamiast rozplątywać prezentację, w której wszystkie elementy są ze sobą powiązane.
Plik PDF znajdujący się w folderze „Pobrane” danej osoby nigdy nie jest aktualizowany. Udostępniony link zawsze wyświetla aktualną wersję. Tam, gdzie to możliwe, udostępniaj materiały szkoleniowe w formie linku.
Nie musisz zaczynać od nowa. Zaimportuj swój istniejący plik PowerPoint, PDF lub prezentację z Google Slides, a zostanie on przeniesiony do Gamma slajd po slajdzie z niemal idealną wiernością. Struktura, treść i kolejność pozostaną niezmienione.
Pobierz zaktualizowaną procedurę bezpośrednio z miejsca, w którym się znajduje. Połącz Notion, Linear, Slack lub inne z ponad 20 obsługiwanych narzędzi, a Gamma odczyta nową procedurę bezpośrednio. Nie musisz już kopiować i wklejać — Gamma tworzy aktualizację na podstawie Twojego źródła. Połączenie narzędzia zajmuje mniej niż minutę. Jeśli zmiana znajduje się w dokumencie lub pliku PDF, po prostu go prześlij.
W tym momencie wszystko nabiera tempa. Powiedz Gamma prostym językiem, co się zmieniło:
„W kroku 4 przed przesłaniem dokumentu wymagana jest teraz zgoda przełożonego. Należy zaktualizować każdy slajd, w którym wspomniano o procedurze zatwierdzania”.
„Przeszliśmy z Zendesk na Intercom. Proszę zmienić nazwę narzędzia i zaktualizować sekcję ze zrzutami ekranu”.
„Dodaj nową kontrolę zgodności między krokami 2 i 3.”
Edycja oparta na sztucznej inteligencji wprowadza zmiany w całym zestawie slajdów, a nie tylko w jednym slajdzie, zachowując jednocześnie układ i elementy identyfikacji wizualnej.
Zaznacz dowolny element i opisz zmianę za pomocą edycji opartej na sztucznej inteligencji lub przełącz się na edycję swobodną, aby precyzyjnie umieszczać, zmieniać rozmiar i wyrównywać elementy. Wstaw nowe zrzuty ekranu tam, gdzie zmienił się interfejs. Gamma automatycznie dostosowuje układ, dzięki czemu nowa treść nie zakłóca wyglądu slajdu.
Jeśli korzystasz z wersji dostosowanych do ról lub regionów, zastosuj zaktualizowany szablon główny do każdej z nich, zamiast edytować je osobno. Potrzebujesz wersji w innym języku? Poproś firmę Gamma o przetłumaczenie zaktualizowanego zestawu slajdów.
Eksportuj z powrotem do programu PowerPoint, pliku PDF lub Google Slides z zachowaniem formatowania – na potrzeby systemu zarządzania nauczaniem (LMS) lub archiwizacji. Możesz też udostępnić aktywny link, dzięki czemu wszyscy będą zawsze widzieć aktualną wersję, a stare pliki nie będą krążyć w sieci.
Załóżmy, że zespół obsługi klienta zmienia procedurę zwrotów. Zwroty powyżej określonej kwoty wymagają teraz zatwierdzenia przez kierownika zespołu w narzędziu do rozliczeń, zanim zostaną zrealizowane. Oto, jak wygląda ta zmiana:
Czynnikiem wyzwalającym jest to, że dział operacyjny aktualizuje standardową procedurę operacyjną (SOP) dotyczącą zwrotów w aplikacji Notion. Ponieważ oceny szkoleniowe są powiązane z tą procedurą, osoba odpowiedzialna za prezentację otrzymuje ocenę jeszcze tego samego dnia.
Import. Właściciel importuje istniejącą prezentację PowerPoint „Obsługa zwrotów” do programu Gamma. Wszystkie 14 slajdów zostaje zaimportowanych w niezmienionej postaci.
Podłącz źródło. Właściciel podłącza Notion, aby Gamma mogła bezpośrednio odczytywać zaktualizowaną procedurę operacyjną (SOP).
Opisz tę zmianę. „Zwroty kosztów przekraczające próg wymagają teraz zatwierdzenia przez kierownika zespołu w narzędziu do rozliczeń przed ich zrealizowaniem. Zaktualizuj przegląd procesu, sekcję opisującą poszczególne kroki, schemat decyzyjny oraz kartę skróconej instrukcji”.
Dopracowanie. Właściciel wstawia nowe zrzuty ekranu przedstawiające ekran zatwierdzenia i korzysta z edycji swobodnej, aby umieścić je obok kroku, który ilustrują.
Dodaj kartę „Co nowego”. Jeden slajd na początku prezentacji informuje doświadczonych agentów dokładnie o tym, co się zmieniło, dzięki czemu nie muszą ponownie przeglądać całej prezentacji.
Zaktualizuj wersje. Wersja główna zostanie przekształcona w wersję dla nowych pracowników oraz wersję dla kierowników zespołów, przy czym do każdej z nich zostaną wprowadzone odpowiednie zmiany.
Opublikuj to. Link na żywo aktualizuje się dla wszystkich, a plik PowerPoint jest eksportowany do systemu LMS.
Pakiet zachowuje swoją strukturę, identyfikację wizualną oraz wszystko, co pozostało bez zmian. Nowe są jedynie kroki związane ze zwrotem środków.
Prawdziwym sukcesem nie jest jedna szybka aktualizacja. Chodzi o to, by nigdy więcej nie mieć dwunastu nieaktualnych kopii.
Zapisz prezentację jako szablon zespołowy. Każde nowe szkolenie dotyczące procesów ma tę samą strukturę, więc aktualizacje zawsze trafiają w przewidywalne miejsce.
Wykorzystaj materiały z wersji głównej. Przerób jeden zestaw materiałów na wersję dla nowych pracowników, wersję przypominającą oraz wersję dla kierowników – każdą z nich dostosowując do konkretnej grupy odbiorców.
Zaznacz datę. Prowadź kartę „ostatniej aktualizacji”, która zmienia się przy każdej poprawce, aby uczestnicy szkolenia i audytorzy wiedzieli, z czym mają do czynienia.
Edycja w programie PowerPoint
Sterowanie: Całkowite, z dokładnością do piksela
Prędkość: Ręczna na każdym slajdzie, którego to dotyczy
Najlepiej nadaje się do: niewielkich zmian w talii, którą ktoś już dobrze zna
Przekształcanie treści w narzędziu do tworzenia kursów w systemie LMS (Articulate, iSpring)
Funkcje zarządzania: rozbudowane, z możliwością śledzenia postępów zgodnie ze standardem SCORM oraz quizami
Szybkość: Niższa, zwłaszcza w przypadku kursów składających się z wielu modułów
Najlepiej sprawdza się w przypadku: formalnych kursów, w których konieczne jest śledzenie postępów w nauce
Aktualizacja za pomocą Gamma
Sterowanie: edycja za pomocą sztucznej inteligencji oraz edycja swobodna, gdy potrzebna jest precyzja
Szybkość: Opisz zmianę raz i zastosuj ją w całej talii
Najlepiej nadaje się do: aktualizowania szkoleń opartych na slajdach w miarę ewolucji procesów
Szczera opinia: PowerPoint nadal stanowi standard, jeśli chodzi o precyzyjną kontrolę, a jeśli Twoje szkolenie wymaga pakietów SCORM z funkcją śledzenia postępów, najlepszym wyborem będzie narzędzie autorskie, takie jak Articulate. Największą zaletą Gamma jest sam proces aktualizacji: importowanie istniejącej prezentacji, wprowadzanie zmian wszędzie tam, gdzie jest to konieczne, oraz eksportowanie z powrotem do formatu używanego przez Twój zespół.
Przeglądy należy inicjować na podstawie przebiegu procesu, a nie terminów kalendarzowych. Gdy zmieni się standardowa procedura operacyjna (SOP), przegląd prezentacji rozpoczyna się tego samego dnia.
Jeśli to możliwe, przechowuj zrzuty ekranu w jednym miejscu. Zmiany w interfejsie to najczęstszy powód, dla którego talie tracą na aktualności.
Opisuj poszczególne etapy, a nie historie. Krótkie slajdy skupiające się na poszczególnych etapach są znacznie łatwiejsze do aktualizacji niż długie, oparte na narracji.
Usuń stare pliki. Po aktualizacji usuń lub zarchiwizuj poprzednią wersję, aby nie pojawiła się ponownie.
Poinformuj pracowników o wprowadzonych zmianach. Umieść krótką kartkę z informacją „Co nowego” na początku zaktualizowanych prezentacji, aby doświadczeni pracownicy mogli od razu przejść do tej części.
Tak. Wystarczy zaimportować plik PowerPoint do programu Gamma, a slajdy zostaną zaimportowane pojedynczo. Wprowadź zmiany za pomocą funkcji edycji AI, a następnie wyeksportuj plik z powrotem do programu PowerPoint z zachowaniem formatowania. Prezentacja zachowuje swoją strukturę; aktualizowane są tylko te elementy, które uległy zmianie.
Należy przeprowadzać przegląd za każdym razem, gdy zmienia się proces bazowy, a także zaplanowaną kontrolę (w większości zespołów wystarcza kontrola co kwartał lub dwa razy w roku), aby wykryć odchylenia, których nikt nie zgłosił. Procesy podlegające regulacjom często wymagają co najmniej jednego udokumentowanego przeglądu rocznego.
Udostępniaj materiały szkoleniowe w formie aktywnego linku zamiast załącznika. Link zawsze odsyła do aktualnej wersji, podczas gdy pobrane pliki PDF i prezentacje zachowują na zawsze starą wersję. Jeśli musisz rozesłać pliki, umieść datę wersji na pierwszym slajdzie.
Tak. Po zaktualizowaniu dokumentu źródłowego poproś firmę Gamma o jego tłumaczenie, a następnie skonsultuj tłumaczenie z native speakerem pod kątem terminologii specyficznej dla Twojej firmy.
Przekaż agentowi firmy Gamma nową procedurę operacyjną (SOP) oraz starą prezentację. Program zadaje kilka pytań dotyczących osób, które mają przejść szkolenie, a następnie tworzy nową prezentację, zachowując Twoją identyfikację wizualną i strukturę. Jeśli chcesz zapoznać się z mniej rozbudowaną wersją tego samego pomysłu, zobacz, jak przekształcić procedurę operacyjną (SOP) w slajdy szkoleniowe.
Przekształć dokument dotyczący polityki firmy w slajdy szkoleniowe dotyczące zgodności z przepisami
Zaimportuj plik PowerPoint do programu Gamma i zachowaj możliwość edycji
Prezentacje szkoleniowe z wykorzystaniem sztucznej inteligencji: kompletny przewodnik
Procesy będą się nieustannie zmieniać. Twoja prezentacja szkoleniowa nie musi za każdym razem pozostawać w tyle. Zaimportuj prezentację, którą już masz, poinformuj Gamma o wprowadzonych zmianach i rozpocznij kolejną sesję szkoleniową z pewnością, że każdy slajd jest aktualny.
