Là où vos idées prennent vie.
Commencer gratuitement
Le moyen le plus rapide de mettre à jour des présentations de formation lorsqu'un processus évolue consiste à effectuer la modification une seule fois et à la répercuter sur l'ensemble de la présentation, plutôt que de passer en revue chaque diapositive une par une. Importez votre présentation existante dans Gamma, décrivez ce qui a changé (« l'étape 4 nécessite désormais l'accord du responsable ») et utilisez l'édition par IA pour mettre à jour toutes les diapositives concernées. Exportez ensuite le tout vers PowerPoint, PDF ou Google Slides en conservant la mise en page d'origine. Associez cela à un rythme simple de gestion et de révision, et vos formations ne seront plus jamais obsolètes.
La plupart des conseils concernant les formations obsolètes se limitent à la gouvernance : désigner des responsables, fixer des dates de révision, tenir un journal des modifications. Cet aspect est important, et il est abordé ci-dessous. Mais la gouvernance ne fait que vous indiquer quand effectuer une mise à jour. Ce guide aborde également la partie qui demande le plus d’efforts : procéder à la mise à jour sans avoir à refaire entièrement la présentation.
Les processus évoluent sans cesse. Un nouvel outil remplace l'ancien, la conformité impose une étape supplémentaire, une équipe se réorganise, un formulaire est transféré vers un nouveau système. La procédure opérationnelle standard (SOP) est mise à jour (à terme). Ce n'est généralement pas le cas du support de formation.
Voici pourquoi :
Les mises à jour sont fastidieuses. Un seul changement dans le processus peut avoir des répercussions sur une douzaine de diapositives : la présentation générale, l'étape en question, les captures d'écran, le résumé, le quiz.
Personne n'est responsable de ce deck. La personne qui l'a créé est partie, et le fichier se trouve dans trois dossiers portant trois noms de version différents.
Problèmes de mise en page. Il suffit de modifier un seul élément pour qu'une diapositive déborde soudainement, qu'un diagramme soit incorrect et que la mise en page doive être refaite.
Les copies se multiplient. Les versions régionales, les versions par rôle et les versions « final_v3_USE_THIS » nécessitent toutes le même correctif.
Le coût est bien réel. Les nouveaux employés apprennent selon les anciennes méthodes, le personnel expérimenté reçoit des consignes contradictoires et, dans les secteurs soumis à une réglementation, une formation obsolète peut faire l'objet d'une constatation lors d'un audit.
Un peu d'organisation dès le départ permet d'accélérer toutes les mises à jour futures, quel que soit l'outil utilisé.
Conservez un seul fichier maître pour chaque processus. Les versions spécifiques à un rôle ou à une région doivent être créées à partir de celui-ci, et non gérées dans des fichiers distincts. Lorsque le fichier maître est modifié, les versions sont mises à jour en conséquence.
Chaque support de formation doit comporter le nom d'un responsable et une date de « dernière révision » sur la première ou la dernière diapositive. Associez cette révision au processus lui-même : lorsque la procédure opérationnelle standard (SOP) est modifiée, la révision de la formation est déclenchée automatiquement.
Construisez la présentation par sections autonomes (objectif, prérequis, étapes, erreurs courantes, référence rapide). Ainsi, lorsqu'une étape change, vous mettez à jour une seule section au lieu de devoir démêler une présentation où tout est interconnecté.
Un fichier PDF qui se trouve dans le dossier « Téléchargements » d'un utilisateur ne se met jamais à jour. Un lien partagé affiche toujours la version la plus récente. Dans la mesure du possible, partagez les formations sous forme de lien.
Pas besoin de tout recommencer. Importez votre présentation existante au format PowerPoint, PDF ou Google Slides : elle sera reproduite dans Gamma diapositive par diapositive, avec une fidélité quasi parfaite. La structure, le contenu et l'ordre de vos diapositives restent inchangés.
Récupérez la procédure mise à jour directement à la source. Connectez Notion, Linear, Slack ou l’un des plus de 20 outils pris en charge, et Gamma lit directement la nouvelle procédure. Plus besoin de copier-coller : Gamma génère la mise à jour à partir de votre source. La connexion d’un outil prend moins d’une minute. Si la modification se trouve dans un document ou un PDF, téléchargez-le à la place.
C'est là que ça va aller vite. Expliquez à Gamma ce qui a changé, en termes simples :
« À l'étape 4, l'approbation du responsable est désormais requise avant la soumission. Mettez à jour toutes les diapositives qui mentionnent le processus d'approbation. »
« Nous sommes passés de Zendesk à Intercom. Remplacez le nom de l'outil et mettez à jour la section des captures d'écran. »
« Ajoutez un nouveau contrôle de conformité entre les étapes 2 et 3. »
La modification par IA s'applique à l'ensemble de la présentation, et pas seulement à une diapositive, tout en conservant votre mise en page et votre identité visuelle.
Sélectionnez n'importe quel élément et décrivez la modification à l'aide de l'édition par IA, ou passez en mode d'édition libre pour positionner, redimensionner et aligner les éléments avec précision. Remplacez les captures d'écran par de nouvelles lorsque l'interface a changé. Gamma gère automatiquement la mise en page, afin que le nouveau contenu ne perturbe pas la diapositive.
Si vous utilisez des versions par rôle ou par région, réutilisez le modèle mis à jour pour chacune d'entre elles plutôt que de les modifier séparément. Vous en avez besoin dans une autre langue ? Demandez à Gamma de traduire le modèle mis à jour.
Réexportez vers PowerPoint, PDF ou Google Slides en conservant la mise en forme, pour votre plateforme d'apprentissage en ligne (LMS) ou vos archives. Vous pouvez également partager un lien actif, afin que tout le monde consulte toujours la version la plus récente et qu'aucun fichier obsolète ne circule.
Imaginons que votre équipe d'assistance modifie sa procédure de remboursement. Les remboursements supérieurs à un certain montant doivent désormais être validés par un responsable d'équipe dans l'outil de facturation avant d'être effectués. Voici comment cette mise à jour se traduit concrètement :
Le déclencheur. Le service des opérations met à jour la procédure opérationnelle standard (SOP) relative aux remboursements dans Notion. Les évaluations de formation étant liées à cette SOP, le responsable de la présentation reçoit l'évaluation le jour même.
Importation. Le propriétaire importe dans Gamma la présentation PowerPoint existante intitulée « Gestion des remboursements ». Les 14 diapositives sont importées telles quelles.
Connectez la source. Le propriétaire connecte Notion afin que Gamma puisse lire directement la SOP mise à jour.
Décrivez le changement. « Les remboursements dépassant le seuil fixé doivent désormais être validés par le chef d'équipe dans l'outil de facturation avant d'être effectués. Mettez à jour la présentation générale du processus, la section détaillant les étapes, l'organigramme décisionnel et la fiche de référence rapide. »
Ajuster. Le propriétaire remplace la capture d'écran de l'écran de validation par une nouvelle et utilise l'édition libre pour la placer à côté de l'étape qu'elle illustre.
Ajoutez une fiche « Nouveautés ». Une diapositive en haut de la présentation indique clairement aux agents expérimentés ce qui a changé, afin qu'ils n'aient pas à relire l'intégralité de la présentation.
Mettez à jour les versions. La version « master » est réutilisée pour créer la version « nouvelle recrue » et la version « chef d'équipe », chacune intégrant les modifications apportées.
Publiez-le. Le lien est mis à jour en temps réel pour tout le monde, et une exportation au format PowerPoint est envoyée vers la plateforme d'apprentissage en ligne (LMS).
Le deck conserve sa structure, son identité visuelle et tout ce qui n'a pas changé. Seules les étapes de remboursement sont nouvelles.
Le véritable avantage, ce n'est pas une mise à jour rapide. C'est de ne plus jamais se retrouver avec douze copies obsolètes.
Enregistrez la présentation en tant que modèle d'équipe. Chaque nouvelle formation sur les processus suit la même structure ; ainsi, les mises à jour sont toujours classées à un emplacement prévisible.
Réutilisez le modèle principal. Créez à partir d' une même présentation une version destinée aux nouveaux employés, une version de remise à niveau et une version pour les responsables, chacune adaptée à son public cible.
Notez bien la date. Prévoyez une mention « Dernière mise à jour » qui soit modifiée à chaque révision, afin que les apprenants et les auditeurs sachent de quelle version il s'agit.
Modification dans PowerPoint
Contrôle : total, au pixel près
Vitesse : réglage manuel sur toutes les diapositives concernées
Idéal pour : apporter de petites modifications à un deck que l'on connaît déjà bien
Reconstruction dans un outil de création de contenu pour plateforme d'apprentissage en ligne (LMS) (Articulate, iSpring)
Contrôle : performant, avec suivi SCORM et quiz
Vitesse : plus lente, en particulier pour les formations comportant plusieurs modules
Idéal pour : les formations officielles nécessitant un suivi de la progression
Mise à jour avec Gamma
Contrôle : édition par IA et édition libre lorsque vous avez besoin de précision
Rapidité : décrivez la modification une seule fois et appliquez-la à l'ensemble du jeu de cartes
Idéal pour : maintenir à jour les formations sous forme de diaporamas à mesure que les processus évoluent
En toute honnêteté : PowerPoint reste la référence en matière de contrôle précis, et si votre formation nécessite des modules SCORM avec suivi de la progression, un outil de création comme Articulate est le choix qui s'impose. Le point fort de Gamma réside dans la mise à jour elle-même : importer la présentation dont vous disposez déjà, appliquer une modification partout où cela s'avère nécessaire, puis réexporter vers le format utilisé par votre équipe.
Déclenchez les révisions en fonction du processus, et non du calendrier. Lorsque la procédure opérationnelle standard (SOP) change, la révision de la présentation commence le jour même.
Conservez les captures d'écran dans un seul et même endroit, dans la mesure du possible. Les modifications apportées à l'interface sont la raison la plus courante pour laquelle les decks deviennent obsolètes.
Rédigez des étapes, pas des récits. Les diapositives courtes, axées sur les étapes, sont bien plus faciles à mettre à jour que les longues diapositives narratives.
Supprimez les anciens fichiers. Lorsque vous effectuez une mise à jour, supprimez ou archivez la version précédente afin qu'elle ne puisse plus réapparaître.
Indiquez aux collaborateurs ce qui a changé. Ajoutez une petite fiche « Nouveautés » en haut des présentations mises à jour afin que les collaborateurs expérimentés puissent y accéder directement.
Oui. Importez le fichier PowerPoint dans Gamma : il s'affiche diapositive par diapositive. Apportez vos modifications à l'aide de l'édition IA, puis réexportez-le vers PowerPoint en conservant la mise en forme d'origine. La présentation conserve sa structure ; seules les modifications apportées sont mises à jour.
Procédez à une révision chaque fois que le processus sous-jacent évolue, et prévoyez en outre un contrôle périodique (trimestriel ou semestriel, ce qui convient à la plupart des équipes) afin de détecter les écarts qui n'auraient pas été signalés. Les processus réglementés nécessitent souvent, au minimum, une révision annuelle documentée.
Partagez vos supports de formation sous forme de lien actif plutôt que de pièce jointe. Un lien affiche toujours la version la plus récente, tandis que les fichiers PDF et les présentations téléchargés conservent indéfiniment l'ancienne version. Si vous devez distribuer des fichiers, indiquez la date de la version sur la première diapositive.
Oui. Une fois le document source mis à jour, demandez à Gamma de le traduire, puis faites vérifier la traduction par un locuteur natif afin de vous assurer que la terminologie spécifique à votre entreprise est correctement utilisée.
Remettez à l'agent de Gamma la nouvelle procédure opérationnelle standard (SOP) et l'ancien diaporama. L'outil vous posera quelques questions sur les personnes à former, puis créera un nouveau diaporama qui conservera votre identité visuelle et votre structure. Pour une version plus concise de ce même concept, découvrez comment transformer une procédure opérationnelle standard (SOP) en diapositives de formation.
Transformer une procédure opérationnelle standard (SOP) en diapositives de formation
Transformer un document de politique en diapositives de formation à la conformité
Importer un fichier PowerPoint dans Gamma tout en conservant la possibilité de le modifier
Les processus ne cessent d'évoluer. Votre présentation de formation n'a pas à prendre du retard à chaque fois. Importez la présentation que vous avez déjà, indiquez à Gamma ce qui a changé, et commencez votre prochaine session de formation en sachant que chaque diapositive est à jour.
