Những ý tưởng tốt đẹp đến với vũ trụ như thế nào
Bắt đầu miễn phí
Công cụ tốt nhất cho trang web hướng dẫn hội nhập nhân viên mới phụ thuộc vào công việc. Các nền tảng nhân sự như BambooHR, Rippling và Workday xử lý giấy tờ, nhiệm vụ và cấp quyền. Đối với trang web dành cho nhân viên mới (lời chào mừng, giới thiệu nhóm, kế hoạch tuần đầu tiên, công cụ và câu hỏi thường gặp), một công cụ xây dựng trang web như Gamma cho phép bạn chuyển đổi sổ tay hoặc tài liệu hiện có của mình thành một trang web chuyên nghiệp, thân thiện với thiết bị di động mà không cần đến lập trình viên, và cập nhật liên tục khi có thay đổi.
Khi tìm kiếm "trang web hướng dẫn hội nhập nhân viên mới", bạn sẽ chủ yếu thấy danh sách các phần mềm hướng dẫn hội nhập. Đó là hai công việc khác nhau. Hướng dẫn này sẽ phân biệt hai loại trang web này, chỉ ra những yếu tố cần có của một trang web dành cho nhân viên mới xuất sắc và so sánh các công cụ để xây dựng một trang web như vậy.
Hai khái niệm này thường xuyên bị nhầm lẫn, và hầu hết các công ty đều cần cả hai.
Phần mềm hỗ trợ hội nhập nhân viên mới vận hành quy trình ngầm phía sau hậu trường:
Thư mời làm việc, hợp đồng và mẫu đơn thuế
Cấp phát tài khoản và yêu cầu thiết bị
Phân công nhiệm vụ và nhắc nhở tự động
Theo dõi và báo cáo tuân thủ
Trang web hướng dẫn hội nhập là trải nghiệm mà nhân viên mới thực sự nhìn thấy:
Lời chào đón nồng nhiệt từ ban lãnh đạo và toàn đội.
Lịch trình tuần đầu tiên và kế hoạch 30/60/90 ngày
Ai là ai, kèm ảnh và vai trò
Các công cụ họ sẽ sử dụng và cách thức truy cập
Văn hóa, giá trị và những quy tắc bất thành văn
Giải đáp những câu hỏi mà mọi nhân viên mới thường đặt ra.
Phần mềm quản lý hội nhập nhân viên đảm bảo máy tính xách tay được giao đến đúng thời điểm. Trang web hội nhập giúp nhân viên mới cảm thấy công ty đã chờ đón họ.
Hãy bắt đầu bằng một video chào mừng ngắn hoặc lời nhắn từ CEO hoặc người quản lý tuyển dụng, kèm theo ảnh của nhóm. Ấn tượng đầu tiên được tạo dựng trước khi bất kỳ công việc nào được thực hiện.
Một lịch trình rõ ràng: họ sẽ ở đâu, gặp ai và làm việc gì. Điều này đặc biệt cần thiết đối với những người làm việc từ xa, vì không có người ngồi cạnh để hỏi.
Bao gồm hình ảnh các thành viên nhóm, vai trò và những việc cần liên hệ. Đặt người hướng dẫn trong quá trình hội nhập nhóm ở vị trí nổi bật.
Cung cấp đầy đủ thông tin về các công cụ mà nhân viên mới sẽ sử dụng, công dụng của chúng, và cách đăng nhập hoặc yêu cầu quyền truy cập. Liên kết đến hướng dẫn thiết lập thay vì lặp lại nội dung.
Các chuẩn mực giao tiếp, nhịp độ cuộc họp, cách thức đưa ra quyết định và các quy tắc bất thành văn: kênh giao tiếp nào quan trọng, tốc độ phản hồi của mọi người ra sao, cuộc họp nào là không bắt buộc.
Những giá trị mà công ty đại diện, được thể hiện qua những câu chuyện và ví dụ, chứ không chỉ là một danh sách từ ngữ.
Những câu hỏi mà mọi nhân viên mới thường đặt ra: ngày trả lương, chính sách nghỉ phép, quy trình thanh toán chi phí, nên hỏi ai về các chế độ phúc lợi. Vui lòng xem chi tiết trong sổ tay nhân viên.
Một hệ thống cốt lõi dùng chung cho tất cả mọi người, cộng thêm các trang riêng cho bộ phận kỹ thuật, bán hàng, hỗ trợ hoặc quản lý.
Hầu hết các công ty đã có sẵn nguyên liệu thô: sổ tay nhân viên, danh sách kiểm tra quy trình hội nhập, bộ tài liệu hội nhập cũ hoặc trang Notion. Tải lên, nhập khẩu hoặc kết nối Notion và Gamma sẽ tự động lấy nội dung. Bắt đầu từ đầu? Mô tả trang web cho người hỗ trợ: "trang web hội nhập cho nhân viên mới tại một công ty phần mềm làm việc từ xa với 150 người."
Hệ thống tuyển dụng của Gamma sẽ hỏi một vài câu hỏi (quy mô công ty, làm việc từ xa hay tại văn phòng, vị trí tuyển dụng) và sắp xếp nội dung trang web của bạn thành các phần: chào mừng, tuần đầu tiên, đội ngũ, công cụ, quy trình làm việc và câu hỏi thường gặp. Hãy yêu cầu thay đổi bằng ngôn ngữ dễ hiểu: "thêm một trang riêng cho vị trí kỹ sư" hoặc "chuyển phần câu hỏi thường gặp sang một trang riêng".
Nhúng video chào mừng, thêm ảnh nhóm và đặt logo của bạn. Gamma tự động xử lý bố cục, và bạn có thể chuyển sang chế độ chỉnh sửa tự do để định vị chính xác bất kỳ phần tử nào. Sử dụng tính năng chỉnh sửa bằng AI để điều chỉnh giọng điệu: "làm cho lời chào mừng ấm áp hơn và ngắn gọn hơn."
Hãy áp dụng chủ đề thương hiệu hoặc mẫu nhóm của bạn để trang web trông giống như công ty của bạn. Lưu nó lại dưới dạng mẫu để mỗi nhóm có thể tạo phiên bản riêng của mình dựa trên cùng một nền tảng.
Hãy đăng tải trang web và gửi đường dẫn trong email chào mừng trước ngày đầu tiên làm việc. Trang web hoạt động trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động, vì vậy nhân viên mới có thể khám phá nó trên điện thoại của họ vào cuối tuần trước khi bắt đầu công việc.
Khi một công cụ thay đổi hoặc chính sách được cập nhật, hãy chỉnh sửa trực tiếp trên trang web. Tất cả mọi người có liên kết đều thấy phiên bản hiện tại, không còn các tệp PDF lỗi thời nữa.
Dưới đây là cấu trúc mẫu cho trang web hướng dẫn nhân viên mới của một công ty ưu tiên làm việc từ xa:
Chào mừng: Một video ngắn từ CEO, ảnh nhóm và lời nhắn từ người quản lý tuyển dụng.
Trước ngày đầu tiên: Những gì bạn sẽ nhận được qua đường bưu điện, cách thiết lập máy tính xách tay và những tài khoản cần kích hoạt
Tuần đầu tiên của bạn: Kế hoạch từng ngày với các liên kết cuộc họp và những người bạn sẽ gặp
Giới thiệu đội ngũ: Ảnh, vai trò, múi giờ và ghi chú "hãy hỏi tôi về..."
Các công cụ chúng tôi sử dụng: Slack, Notion, Linear và các công cụ khác, mỗi công cụ đều có chức năng và cách truy cập riêng.
Cách chúng tôi làm việc từ xa: Các quy tắc làm việc bất đồng bộ, giờ làm việc chung và cách yêu cầu trợ giúp
Hành trình 30/60/90 ngày của bạn: Các cột mốc và ý nghĩa của thành công
Câu hỏi thường gặp: Ngày trả lương, thời gian nghỉ phép, thiết bị và chi phí, kèm theo liên kết đến cẩm nang đầy đủ.
Trang theo vai trò: Các phần riêng biệt dành cho kỹ thuật, bán hàng và hỗ trợ
Để xem danh sách kiểm tra đằng sau trang web này, hãy xem cách tạo danh sách kiểm tra quy trình tiếp nhận nhân viên mới trông chuyên nghiệp.
BambooHR, Rippling và Workday
Điểm mạnh: Tự động hóa quy trình làm việc, xử lý giấy tờ, cấp phép và theo dõi tuân thủ.
Phù hợp nhất cho: Quản lý quy trình tiếp nhận nhân viên mới một cách tự động.
Notion và Confluence
Điểm mạnh: Hệ thống wiki nội bộ linh hoạt mà các nhóm đã sử dụng để quản lý tài liệu.
Phù hợp nhất cho: Tài liệu tham khảo chuyên sâu và các nhóm muốn được hướng dẫn sử dụng ngay trong wiki hiện có của họ.
Google Sites
Ưu điểm: Miễn phí, đơn giản và kết nối với Google Workspace.
Phù hợp nhất cho: Các trang nội bộ cơ bản khi thiết kế không phải là ưu tiên hàng đầu.
Gamma
Điểm mạnh: Một trang web hướng dẫn sử dụng được thiết kế đẹp mắt, thân thiện với thiết bị di động, được xây dựng dựa trên sổ tay hoặc tài liệu hiện có của bạn, không cần đến lập trình viên.
Phù hợp nhất cho: Trải nghiệm chào đón nhân viên mới thân thiện và dễ dàng cập nhật.
Quan điểm thẳng thắn: Nếu bạn cần các tác vụ tự động, chữ ký điện tử và báo cáo tuân thủ, hãy sử dụng nền tảng nhân sự chuyên dụng. Đó là mục đích của nó. Nếu nhóm của bạn đã quen dùng Notion hoặc Confluence, quá trình hội nhập có thể bắt đầu từ đó. Gamma lấp đầy khoảng trống giữa hai nền tảng này: một trang web mà nhân viên mới thực sự thích mở, được xây dựng từ nội dung bạn đã có. Hầu hết các công ty sử dụng nền tảng nhân sự cho quy trình làm việc và một trang web như thế này để chào đón nhân viên mới.
Hãy gửi nó trước ngày đầu tiên. Cuối tuần trước khi bắt đầu công việc mới là thời điểm mọi người tò mò nhất. Hãy cho họ điều gì đó để khám phá.
Hãy cho mọi người thấy mặt. Ảnh và những lời giới thiệu ngắn gọn sẽ giúp nhóm mới bớt gây cảm giác e ngại.
Hãy giữ những thông tin nhạy cảm trong hệ thống nhân sự. Lương, dữ liệu cá nhân và bất kỳ thông tin bí mật nào đều phải được lưu trữ trên nền tảng nhân sự hoặc mạng nội bộ của công ty, chứ không phải trên một trang dùng chung.
Hãy viết như một người bình thường. Trang web nên mang phong cách của nhóm bạn, chứ không phải một cuốn cẩm nang chính sách.
Hãy hỏi mọi nhân viên mới xem điều gì còn thiếu. Sau đó hãy bổ sung những gì họ cần. Trang web sẽ ngày càng tốt hơn với mỗi nhân viên mới.
Điều đó phụ thuộc vào quy mô và quy trình của bạn. Các nhóm nhỏ thường có thể thực hiện quy trình onboarding với một danh sách kiểm tra và một trang web onboarding tốt. Khi quy mô phát triển, phần mềm onboarding sẽ xử lý các thủ tục giấy tờ, cấp quyền và tuân thủ quy định ở quy mô lớn, trong khi trang web vẫn đóng vai trò là cánh cửa chào đón khách hàng.
Bao gồm kế hoạch từng ngày cho tuần đầu tiên, hướng dẫn thiết lập thiết bị và tài khoản, danh bạ nhóm với múi giờ, quy tắc giao tiếp không đồng bộ và hướng dẫn rõ ràng về "ai cần hỏi". Chia sẻ tài liệu này dưới dạng đường dẫn trước ngày đầu tiên để nhân viên mới có thể chuẩn bị.
Hãy kiểm tra các cài đặt chia sẻ có sẵn trên gói Gamma của bạn trước khi xuất bản và chọn cấp độ truy cập phù hợp với nội dung của bạn. Đối với bất kỳ thông tin nào mang tính bảo mật, hãy lưu trữ chúng trong hệ thống nhân sự hoặc mạng nội bộ và liên kết đến chúng từ trang web thay vì đăng trực tiếp lên trang.
Lời chào mừng, kế hoạch tuần đầu tiên, danh bạ nhóm, công cụ và quyền truy cập, cách thức hoạt động của nhóm, văn hóa và giá trị, câu hỏi thường gặp và các phần dành riêng cho từng vai trò.
Vâng. Hãy nhập sổ tay hướng dẫn vào Gamma, để hệ thống tự động cấu trúc lại thành các trang, và thêm lời chào mừng, giới thiệu nhóm và kế hoạch tuần đầu tiên. Để xây dựng sổ tay hướng dẫn, hãy xem hướng dẫn cách xây dựng sổ tay nhân viên bằng trí tuệ nhân tạo.
Sổ tay hướng dẫn, danh sách kiểm tra và đội ngũ của bạn đã có sẵn. Hãy mang chúng đến Gamma, biến chúng thành một trang web hướng dẫn dành cho nhân viên mới mà họ thực sự muốn mở ra, và làm cho ngày đầu tiên trở nên thật chào đón.
