İyi fikirler evrene nasıl ulaşır?
Ücretsiz başlayın
Görsel süreç belgeleme için en uygun yapay zeka aracı, ilgili adıma göre değişir. Tango ve Scribe, tıklama adım adım kılavuzları kaydeder; Lucidchart ve Miro, karmaşık akışları haritalandırır; Gamma ise yazılı standart çalışma prosedürlerini (SOP’ler), toplantı kayıtlarını veya kaydedilmiş adımları, insanların gerçekten okuduğu özenle hazırlanmış görsel belgelere ve eğitim sunumlarına dönüştürür. Birçok ekip, ayrıntılar için bir kayıt veya şema aracı kullanırken, paylaşılacak sürüm için Gamma'yı tercih eder.
Süreç belgelemesi iki şekilde başarısız olur: ya hiç yazılmaz ya da yazılır ama kimse okumaz. Yapay zeka araçları artık her iki durumda da yardımcı oluyor. Bu kılavuzda, süreç belgelemesinin türleri, her bir göreve uygun araçlar ve ham süreç bilgisinin görsel ve güncel bir forma nasıl dönüştürüleceği ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.
Tüm süreç belgeleri aynı işlevi görmez. Doğru formatı seçmek, işin yarısıdır.
Standart çalışma prosedürleri (SOP’ler)
Nedir: Tekrarlanan bir görevin yerine getirilmesine ilişkin resmi ve adım adım izlenecek süreç
Kimler okur: İşi yapan kişiler, denetçiler ve yeni işe alınanlar
Kullanım kılavuzları
Nedir: Belirli bir araçtaki belirli bir görev için adım adım talimatlar
Kimler okur: Bu görevi ilk kez yapan herkes
Süreç haritaları ve akış şemaları
Nedir: Adımların, kararların, görev devirlerinin ve sorumluların gösterildiği bir şema
Kimler okur: Yöneticiler, süreç sahipleri ve süreci iyileştirmeye çalışan herkes
Eğitim sürümleri
Nedir: Öğrenme süreci, bağlam, örnekler ve kontrol soruları eşliğinde açıklanıyor
Kimler okur: Yeni işe alınan çalışanlar ve değiştirilen süreci benimseyen ekipler
Süreçlere genel bakış
Nedir: İş akışının ekipler arasında nasıl ilerlediğine dair görsel bir özet
Kimler okur: Liderlik ekibi, farklı departmanlardan iş ortakları ve yeni işe başlayanlar
Çoğu ekip, önemli süreçleri için bunlardan birkaçına ihtiyaç duyar. Ayrıntılar, bir SOP’da veya kullanım kılavuzunda yer alır. Anlama ise görsel bir genel bakıştan veya eğitim versiyonundan sağlanır.
Bu araçlar, tarayıcınızda veya masaüstünüzde bir görevi yerine getirirken yaptıklarınızı kaydeder ve açıklamalı ekran görüntüleriyle birlikte adım adım kılavuzlar oluşturur.
Güçlü Yön: Yazılım iş akışlarını tıklama tıklama belgelemenin en hızlı yolu
En uygun kullanım alanı: Araçlar ve sistemlere ilişkin kullanım kılavuzları
Sınır: Tıkladığınız şeyleri kaydederler, neden tıkladığınızı değil. Bağlam, kararlar ve istisnalar yine de yazılmalıdır.
Bu araçlar süreçleri görsel olarak gösterir ve her ikisi de artık metin açıklamalarından akış şemaları ve diyagramlar oluşturan yapay zeka özelliklerine sahiptir.
Güçlü yön: Kararlar, yüzme şeritleri ve görev devirleri içeren karmaşık akışlar
En uygun olduğu alanlar: Süreç haritaları, akış şemaları ve süreç iyileştirme çalışmaları
Sınır: Bir şema, bir sürecin genel yapısını gösterir; ancak her bir adımı gerçekleştirmek için gerekli ayrıntıları göstermez.
Gamma, elinizde bulunan süreç içeriklerini (bir SOP belgesi, toplantı tutanağı, ekran kaydı transkripti, kaydedilmiş adımlar) özenle tasarlanmış görsel bir belgeye, web sayfasına veya eğitim sunumuna dönüştürür.
Güçlü Yön: Mevcut materyallerden oluşturulan, anlaşılır ve görsel süreç belgeleri ile eğitimler
En uygun olduğu alanlar: İnsanların gerçekten okuduğu içerikler: genel bakışlar, görsel standart çalışma prosedürleri (SOP’lar) ve eğitimler
Sınırlama: Gamma, bir akış şeması veya ekran görüntüsü alma aracı değildir. Bu tür araçlardan hazırladığınız şemaları ve ekran görüntülerini buraya ekleyin.
Yapay zeka asistanları, taslak notlardan veya konuşma metninden bir standart çalışma prosedürü (SOP) taslağı hazırlayabilir. Bunlar yararlı bir başlangıç noktasıdır, ancak ortaya çıkan sonuç, hâlâ bir yapıya, görsellere ve yerleştirilecek bir yere ihtiyaç duyan düz metin halindedir.
Dürüst bir değerlendirme: Eğer asıl ihtiyacınız adım adım yazılım kılavuzlarıysa, Tango veya Scribe ile başlayın. Kararların ve görev devirlerinin çok olduğu karmaşık bir süreci haritalandırıyorsanız, Lucidchart veya Miro doğru araçtır. Gamma ise belgeleri okunabilir ve paylaşılabilir hale getiren katmandır ve her ikisiyle de birlikte çalışır.
Süreç bilgisi genellikle zaten bir yerlerde mevcuttur:
Bir doc dosyasında veya Confluence sayfasında yazılı bir SOP
Bir Loom veya ekran kaydı kılavuzu
Ekibin süreci ayrıntılı olarak ele aldığı toplantı notları; Granola veya Fireflies'tan alınmıştır
Notion bağlayıcısı aracılığıyla içe aktarılan bir Notion sayfası
Bir yakalama aracından dışa aktarılan adım adım kılavuzlar
Dosyayı yükleyin, içe aktarın ya da aracı bağlayın; Gamma, kopyala-yapıştır yapmaya gerek kalmadan dosyayı doğrudan alır. Bir aracı bağlamak bir dakikadan az sürer.
Gamma'nın temsilcisi birkaç soru sorar (bu süreci kim kullanıyor, ne sıklıkla ve ne tür sorunlar yaşanıyor) ve kaynağı net bölümlere ayırır: amaç, roller, adımlar, karar noktaları, istisnalar ve nereden yardım alınabileceği. Her adım, numaralandırılmış metin yığını yerine kendine özgü bir görsel düzenle sunulur.
Tango veya Scribe'dan ekran görüntülerini, Lucidchart veya Miro'dan dışa aktarılan diyagramları ve kısa video kılavuzlarını ekleyin. Basit kısımları Gamma'nın kendisi görselleştirmesini isteyin: "Bu beş adımı görsel bir zaman çizelgesine dönüştür" veya "Üç rolü bir sorumluluk tablosu olarak göster."
Herhangi bir bölümü seçin ve değişikliği açıklayın: "Kullanıcıların genellikle atladıkları adım için bir uyarı notu ekleyin", "Bunu işe yeni başlayanlar için basitleştirin" veya "Her karar noktası için bir örnek ekleyin."
Ekibinizin yer imlerine ekleyeceği bir bağlantı olarak yayınlayın ya da denetimler ve çevrimdışı kullanım için PDF olarak dışa aktarın. Paylaşılan bağlantı her zaman güncel sürümü gösterir.
Süreç dokümantasyonundaki en büyük sorun, onu oluşturmak değildir. Asıl sorun, süreçlerin değişmesine karşın dokümanların değişmemesidir.
Belgelenmiş her süreç için bir sorumlu atayın.
Kaynağı güncelleyin, ardından görsel sürümü yenileyin. Gamma'da, yapay zeka düzenleme özelliğini kullanarak söz konusu değişikliği, bu konudan bahsedilen her bölüme uygulayın.
Takvime göre değil, değişikliklere göre değerlendirme yapın. Belgeleri sadece yıllık değerlendirmede değil, araç, politika veya ekip değiştiğinde güncelleyin.
Her şeye tarih ekleyin. Göze çarpan bir “son güncelleme” etiketi, okuyuculara bu bilgiye güvenip güvenemeyeceklerini gösterir.
Eğitimlerin senkronize tutulmasına ilişkin daha ayrıntılı bir kılavuz için, süreçler değiştiğinde eğitim sunumlarını nasıl hızlı bir şekilde güncelleyeceğinizi inceleyin.
Bir süreç belgelendikten sonra, bunu Gamma’da eğitim versiyonuna dönüştürün: daha kısa bölümler, örnekler, senaryolar ve bilgi kontrol soruları ekleyin. Süreç belgesi referans olarak kalır, eğitim sunumu ise bu süreci öğretir. Her ikisi de aynı kaynaktan geldiği için tutarlılık sağlanır. Bir SOP'yi eğitim slaytlarına nasıl dönüştüreceğinizi ve bir Loom adım adım kılavuzunu nasıl bir eğitim sunumuna dönüştüreceğinizi öğrenin.
Bir destek ekibinin çeşitli araçları bir arada kullanarak iade sürecini nasıl belgelendirebileceği aşağıda açıklanmıştır:
Kaydetme: Bir destek sorumlusu, bir kayıt aracı kullanarak fatura sistemindeki geri ödeme iş akışını kaydeder ve açıklamalı ekran görüntüleri oluşturur.
Harita: Operasyon müdürü, Lucidchart'ta onay akışını şematik olarak gösteriyor: Belirli bir tutarın altındaki geri ödemeler temsilci tarafından onaylanıyor, daha yüksek tutarlı geri ödemeler ekip liderine iletiliyor ve itiraz edilen ücretler ise finans departmanına yönlendiriliyor.
Açıklama: Ekip, yazılı politikayı, ekran görüntülerini ve şemayı Gamma’ya aktarıyor. Temsilci, bunları görsel bir belge halinde düzenliyor: iade yapılabileceği durumlar, onay süreci, adım adım talimatlar, sık yapılan hatalar ve kime danışılması gerektiği.
Eğitim: Bu belge, yeni temsilciler için üç gerçekçi iade senaryosu içeren kısa bir eğitim sunumuna dönüştürülmüştür.
Bakım: Onay eşiği değiştiğinde, ekip aynı kaynaktan belgeyi ve eğitim sunumunu günceller.
Önce “neden” ile başlayın. Sürecin amacını açıklayan tek bir cümle, insanların istisnalara daha iyi başa çıkmasına yardımcı olur.
Karar noktalarını gösterin. Hataların çoğu, sürecin dallandığı noktalarda meydana gelir.
Departmanların değil, kişilerin adını belirtin. “Fatura ekibine sorun” ifadesi belirsizdir. Adı belirtilen bir rol ise nettir.
İstisnaları belgelendirin. Normal akış kolaydır. İnsanların dokümana bakma nedeni, sınır durumlarıdır.
Ayrıntıları ve genel bakışı birbirinden ayrı tutun. Görsel genel bakıştan ayrıntılı adımlara bağlantı verin.
Her bölüm için uygun görseli kullanın: kararlar ve görev devirleri için akış şeması, yazılım adımları için açıklamalı ekran görüntüleri ve bunları bağlam içinde bir araya getiren tasarlanmış bir belge veya sunum. Gamma, metin, ekran görüntüleri ve diyagramları tek bir okunabilir belgede birleştirerek bu son aşamada oldukça kullanışlıdır.
Tango ve Scribe gibi kayıt araçları, siz çalışırken adım adım kılavuzlar oluşturur. Ayrıca, bir kayıt metnini veya toplantı notlarını Gamma’ya aktarabilirsiniz; temsilci bunları, sizin de düzeltebileceğiniz görsel bir standart çalışma prosedürüne (SOP) dönüştürür.
Her sürece bir sorumlu atayın, süreçte bir değişiklik olduğunda belgeleri güncelleyin ve bunları dosya yerine canlı bağlantılar olarak paylaşın. Gamma’da yapay zeka ile düzenleme, yapılan değişikliği belgenin tamamına yansıtır.
Hayır. Karmaşık akış şemaları ve süreç haritaları için Lucidchart veya Miro’yu kullanın ve diyagramı Gamma belgenize yerleştirin. Gamma, basit görsel zaman çizelgeleri, adım düzenleri ve sorumluluk tabloları oluşturabilir.
Evet. Biçimlendirme bozulmadan PDF, PowerPoint veya Google Slaytlar formatına aktarın.
Ekibiniz işlerin nasıl yapıldığını zaten biliyor. Standart Operasyon Prosedürlerini (SOP’leri), kayıtları ve notları Gamma’ya aktarın, bunları insanların gerçekten okuduğu görsel belgelere dönüştürün ve işler değiştikçe bunları güncel tutun.
