เครื่องมือ AI สำหรับสร้างเอกสารขั้นตอนการทำงานด้วยภาพประกอบ

เครื่องมือ AI ที่เหมาะสมสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการแบบภาพนั้นขึ้นอยู่กับขั้นตอน Tango และ Scribe จะบันทึกคำแนะนำทีละขั้นตอน Lucidchart และ Miro จะสร้างแผนผังขั้นตอนที่ซับซ้อน และ Gamma จะเปลี่ยน SOP ที่เขียนไว้ การบันทึกการประชุม หรือขั้นตอนที่บันทึกไว้ให้เป็นเอกสารภาพและสื่อการฝึกอบรมที่สวยงามและอ่านง่าย ทีมหลายทีมใช้เครื่องมือบันทึกหรือสร้างแผนผังสำหรับรายละเอียด และใช้ Gamma สำหรับเวอร์ชันที่นำไปแชร์

การจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานล้มเหลวได้สองวิธี: คือไม่เคยเขียน หรือเขียนแล้วแต่ไม่มีใครอ่าน ปัจจุบันเครื่องมือ AI ช่วยแก้ปัญหาได้ทั้งสองอย่าง คู่มือนี้จะอธิบายประเภทของเอกสารขั้นตอนการทำงาน เครื่องมือที่เหมาะสมกับแต่ละงาน และวิธีการเปลี่ยนความรู้ดิบๆ เกี่ยวกับกระบวนการทำงานให้เป็นสิ่งที่มองเห็นได้ง่ายและทันสมัย

ประเภทของเอกสารประกอบกระบวนการ

เอกสารขั้นตอนการทำงานทุกรูปแบบไม่ได้มีหน้าที่เหมือนกันทั้งหมด การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมจึงเป็นครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)

• สิ่งนี้คืออะไร: วิธีการอย่างเป็นทางการทีละขั้นตอนในการดำเนินการงานที่ทำซ้ำๆ

• ใครบ้างที่อ่านรายงานนี้: ผู้ที่ปฏิบัติงานจริง ผู้ตรวจสอบบัญชี และพนักงานใหม่

คู่มือวิธีการใช้งาน

• สิ่งนี้คืออะไร: คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการคลิกเมาส์เพื่อทำตามขั้นตอนเฉพาะในเครื่องมือเฉพาะ

• ใครบ้างที่ควรอ่าน: ทุกคนที่ทำภารกิจนี้เป็นครั้งแรก

แผนผังกระบวนการและผังงาน

• สิ่งนี้คืออะไร: แผนภาพแสดงขั้นตอน การตัดสินใจ การส่งต่อ และผู้รับผิดชอบ

• ใครบ้างที่อ่าน: ผู้จัดการ เจ้าของกระบวนการ และทุกคนที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการ

เวอร์ชันฝึกอบรม

• สิ่งนี้คืออะไร: กระบวนการเรียนรู้ที่อธิบายไว้พร้อมบริบท ตัวอย่าง และการตรวจสอบ

• กลุ่มเป้าหมาย: พนักงานใหม่และทีมที่กำลังปรับใช้กระบวนการทำงานใหม่

ภาพรวมกระบวนการ

• สิ่งนี้คืออะไร: ภาพรวมสรุปขั้นตอนการทำงานระหว่างทีมต่างๆ

• กลุ่มเป้าหมาย: ผู้บริหาร พันธมิตรข้ามสายงาน และพนักงานใหม่

ทีมส่วนใหญ่ต้องการเอกสารเหล่านี้หลายฉบับสำหรับกระบวนการสำคัญต่างๆ รายละเอียดจะอยู่ในคู่มือปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) หรือคู่มือวิธีการใช้งาน ส่วนความเข้าใจจะมาจากการภาพรวมหรือเวอร์ชันสำหรับการฝึกอบรม

เครื่องมือตามประเภทงาน

Capture: Tango and Scribe

เครื่องมือเหล่านี้จะบันทึกการทำงานของคุณในเบราว์เซอร์หรือเดสก์ท็อป และสร้างคู่มือทีละขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบโดยอัตโนมัติ

• จุดแข็ง: วิธีที่เร็วที่สุดในการบันทึกขั้นตอนการทำงานของซอฟต์แวร์ทีละคลิก

• เหมาะสำหรับ: คู่มือการใช้งานเครื่องมือและระบบต่างๆ

• ข้อจำกัด: แอปจะบันทึกสิ่งที่คุณคลิก ไม่ใช่เหตุผลที่คุณคลิก บริบท การตัดสินใจ และข้อยกเว้นยังคงต้องเขียนเพิ่มเติม

แผนภาพ: Lucidchart และ Miro

เครื่องมือเหล่านี้แสดงแผนผังกระบวนการในรูปแบบภาพ และปัจจุบันทั้งสองเครื่องมือมีฟีเจอร์ AI ที่สามารถสร้างผังงานและไดอะแกรมจากคำอธิบายที่เป็นข้อความได้

• จุดแข็ง: กระบวนการทำงานที่ซับซ้อน มีการตัดสินใจ แบ่งงานตามหน้าที่ และมีการส่งต่อข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

• เหมาะสำหรับ: แผนผังกระบวนการ แผนภูมิการไหล และงานปรับปรุงกระบวนการ

• ข้อจำกัด: แผนภาพแสดงรูปร่างของกระบวนการ แต่ไม่ได้แสดงรายละเอียดที่บุคคลจำเป็นต้องใช้ในแต่ละขั้นตอน

อธิบายและแบ่งปัน: แกมมา

Gamma จะแปลงเนื้อหาขั้นตอนการทำงานที่คุณมีอยู่แล้ว (เช่น เอกสาร SOP, บันทึกการประชุม, บันทึกการบันทึกหน้าจอ, ขั้นตอนการทำงานที่บันทึกไว้) ให้เป็นเอกสาร เว็บเพจ หรือชุดสื่อการฝึกอบรมที่มีการออกแบบและภาพประกอบที่สวยงาม

• จุดแข็ง: เอกสารขั้นตอนการทำงานและหลักสูตรฝึกอบรมที่อ่านง่ายและมีภาพประกอบ สร้างขึ้นจากเนื้อหาที่มีอยู่เดิม

• เหมาะสำหรับ: เวอร์ชันที่ผู้คนอ่านจริง ๆ: ภาพรวม ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานแบบภาพ และการฝึกอบรม

• ข้อจำกัด: Gamma ไม่ใช่เครื่องมือสร้างผังงานหรือจับภาพหน้าจอ กรุณานำไดอะแกรมและภาพหน้าจอจากเครื่องมือเหล่านั้นมาใช้

เขียน: ผู้ช่วย AI ทั่วไป

ผู้ช่วย AI สามารถร่าง SOP จากบันทึกย่อหรือบันทึกการถอดเสียงได้ มันเป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์ แต่ผลลัพธ์ที่ได้เป็นเพียงข้อความธรรมดาที่ยังคงต้องการโครงสร้าง ภาพประกอบ และที่จัดเก็บที่เหมาะสม

ความเห็นที่ตรงไปตรงมา: หากความต้องการหลักของคุณคือคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์แบบทีละขั้นตอน ให้เริ่มต้นด้วย Tango หรือ Scribe หากคุณกำลังสร้างแผนผังกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งมีขั้นตอนการตัดสินใจและการส่งต่อหลายขั้นตอน Lucidchart หรือ Miro คือเครื่องมือที่เหมาะสม Gamma เป็นเลเยอร์ที่ทำให้เอกสารอ่านง่ายและแชร์ได้ และทำงานควบคู่ไปกับทั้งสองอย่าง

การสร้างเอกสารกระบวนการแบบภาพใน Gamma

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว

ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการมักมีอยู่แล้วในที่ใดที่หนึ่ง:

• คู่มือปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารหรือหน้า Confluence

• คำแนะนำการใช้งาน Loom หรือการบันทึกหน้าจอ

• บันทึกการประชุมที่ทีมได้พูดคุยถึงกระบวนการทำงาน โดยดึงข้อมูลมาจาก Granola หรือ Fireflies

• หน้า Notion ที่ดึงเข้ามาโดยใช้ตัวเชื่อมต่อ Notion

• คู่มือทีละขั้นตอนที่ส่งออกจากการใช้เครื่องมือจับภาพ

อัปโหลด นำเข้า หรือเชื่อมต่อเครื่องมือ แล้ว Gamma จะดึงข้อมูลเข้ามาโดยตรง ไม่ต้องคัดลอกและวาง การเชื่อมต่อเครื่องมือใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที

ขั้นตอนที่ 2: ปล่อยให้เอเจนต์จัดโครงสร้างเอง

ตัวแทนของแกมมาถามคำถามสองสามข้อ (ใครใช้กระบวนการนี้ ใช้บ่อยแค่ไหน และอะไรผิดพลาด) แล้วแปลงแหล่งข้อมูลให้เป็นส่วนๆ ที่ชัดเจน ได้แก่ วัตถุประสงค์ บทบาท ขั้นตอน จุดตัดสินใจ ข้อยกเว้น และแหล่งขอความช่วยเหลือ แต่ละขั้นตอนจะมีรูปแบบการจัดวางภาพของตัวเอง แทนที่จะเป็นข้อความที่มีหมายเลขกำกับยาวเหยียด

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มภาพประกอบ

ฝังภาพหน้าจอจาก Tango หรือ Scribe แผนภาพที่ส่งออกจาก Lucidchart หรือ Miro และวิดีโอสาธิตสั้นๆ ขอให้ Gamma แสดงภาพส่วนประกอบง่ายๆ เหล่านั้นเอง เช่น "เปลี่ยนห้าขั้นตอนเหล่านี้ให้เป็นไทม์ไลน์แบบภาพ" หรือ "แสดงบทบาททั้งสามในรูปแบบตารางความรับผิดชอบ"

ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งเพิ่มเติมด้วยการแก้ไขโดย AI

เลือกส่วนใดก็ได้แล้วอธิบายการเปลี่ยนแปลง เช่น "เพิ่มคำเตือนสำหรับขั้นตอนที่คนส่วนใหญ่มักข้ามไป" "ทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มงานวันแรก" หรือ "เพิ่มตัวอย่างสำหรับแต่ละจุดตัดสินใจ"

ขั้นตอนที่ 5: แชร์ไปยังที่ทำงานของผู้คน

เผยแพร่เป็นลิงก์ที่ทีมของคุณคั่นหน้าไว้ หรือส่งออกเป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้ในการตรวจสอบและอ้างอิงแบบออฟไลน์ ลิงก์ที่แชร์จะแสดงเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ

การปรับปรุงเอกสารกระบวนการให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ปัญหาใหญ่ที่สุดของการจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานไม่ใช่การสร้างเอกสาร แต่เป็นเพราะขั้นตอนการทำงานเปลี่ยนแปลงไป ในขณะที่เอกสารไม่เปลี่ยนแปลง

• กำหนดผู้รับผิดชอบ สำหรับทุกกระบวนการที่มีการจัดทำเอกสาร

• อัปเดตซอร์สโค้ด จากนั้นรีเฟรชเวอร์ชันภาพ ใน Gamma ให้ใช้การแก้ไข AI เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับทุกส่วนที่กล่าวถึง

• ตรวจสอบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่ตามปฏิทิน อัปเดตเอกสารเมื่อเครื่องมือ นโยบาย หรือทีมมีการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่แค่ในการตรวจสอบประจำปี

• ระบุวันที่ในทุกสิ่ง ป้ายกำกับ "อัปเดตล่าสุด" ที่เห็นได้ชัดจะบอกผู้อ่านว่าควรเชื่อถือข้อมูลนี้หรือไม่

สำหรับคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับการทำให้การฝึกอบรมสอดคล้องกัน โปรดดูวิธีการ อัปเดตชุดเอกสารการฝึกอบรมอย่างรวดเร็วเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

จากเอกสารขั้นตอนการทำงาน สู่ชุดเอกสารฝึกอบรม

เมื่อจัดทำเอกสารกระบวนการแล้ว ให้นำมาปรับใช้ใน Gamma เป็นเวอร์ชันสำหรับการฝึกอบรม: แบ่งเป็นส่วนย่อยๆ ที่สั้นลง ตัวอย่าง สถานการณ์จำลอง และแบบทดสอบความรู้ เอกสารกระบวนการยังคงเป็นเอกสารอ้างอิง และชุดสไลด์สำหรับการฝึกอบรมใช้เพื่อสอนกระบวนการนั้น ทั้งสองมาจากแหล่งเดียวกัน ดังนั้นจึงมีความสอดคล้องกัน ดูวิธี การเปลี่ยน SOP ให้เป็นสไลด์สำหรับการฝึกอบรม และวิธี การเปลี่ยนคำแนะนำการใช้งาน Loom ให้เป็นชุดสไลด์สำหรับการฝึกอบรม

ตัวอย่าง: การจัดทำเอกสารขั้นตอนการคืนเงินให้ลูกค้า

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการที่ทีมสนับสนุนอาจใช้ในการบันทึกขั้นตอนการคืนเงินโดยใช้เครื่องมือหลายอย่างร่วมกัน:

1. การบันทึกภาพ: หัวหน้าทีมสนับสนุนจะบันทึกขั้นตอนการคืนเงินในระบบการเรียกเก็บเงินด้วยเครื่องมือบันทึกภาพ โดยสร้างภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายประกอบ

2. แผนผัง: ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการวาดแผนผังขั้นตอนการอนุมัติใน Lucidchart: การคืนเงินที่มีมูลค่าต่ำกว่าจำนวนที่กำหนดจะได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ การคืนเงินที่มีมูลค่าสูงกว่าจะส่งไปยังหัวหน้าทีม และค่าใช้จ่ายที่มีข้อโต้แย้งจะส่งไปยังฝ่ายการเงิน

3. อธิบาย: ทีมงานนำนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร ภาพหน้าจอ และแผนภาพเข้ามาใน Gamma จากนั้นเจ้าหน้าที่จะจัดโครงสร้างข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นเอกสารภาพ: เมื่อใดจึงจะอนุญาตให้คืนเงินได้ ขั้นตอนการอนุมัติ คำแนะนำทีละขั้นตอน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และควรติดต่อใคร

4. การฝึกอบรม: เอกสารนี้ถูกดัดแปลงเป็นชุดฝึกอบรมสั้นๆ ที่มีสถานการณ์การคืนเงินที่สมจริง 3 สถานการณ์สำหรับตัวแทนใหม่

5. การบำรุงรักษา: เมื่อเกณฑ์การอนุมัติเปลี่ยนแปลง ทีมงานจะอัปเดตเอกสารและชุดฝึกอบรมจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน

เคล็ดลับสำหรับการจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานที่ผู้คนนำไปใช้จริง

• เริ่มต้นด้วยเหตุผล ประโยคเดียวที่อธิบายถึงจุดประสงค์ของกระบวนการจะช่วยให้ผู้คนรับมือกับข้อยกเว้นได้ง่ายขึ้น

• แสดงจุดตัดสินใจ ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในจุดที่กระบวนการแยกสาขา

• ระบุชื่อผู้รับผิดชอบ ไม่ใช่แผนก การบอกว่า "สอบถามทีมเรียกเก็บเงิน" นั้นคลุมเครือ การระบุบทบาทที่ชัดเจนกว่า

• บันทึกข้อยกเว้น กรณีปกติทำได้ง่าย แต่กรณีพิเศษนี่แหละคือเหตุผลที่คนเปิดเอกสารนี้ขึ้นมา

• แยกรายละเอียดและภาพรวมออกจากกัน เชื่อมโยงจากภาพรวมไปยังขั้นตอนโดยละเอียด

คำถามที่พบบ่อย

วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกกระบวนการด้วยภาพคืออะไร?

ใช้ภาพประกอบที่เหมาะสมสำหรับแต่ละส่วน: แผนผังแสดงขั้นตอนการตัดสินใจและการส่งต่อข้อมูล ภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายสำหรับขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์ และเอกสารหรือสไลด์นำเสนอที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงทุกส่วนเข้าด้วยกันอย่างมีบริบท Gamma มีประโยชน์สำหรับส่วนสุดท้ายนี้ โดยการรวมข้อความ ภาพหน้าจอ และไดอะแกรมเข้าไว้ในเอกสารเดียวที่อ่านง่าย

AI สามารถเขียนคู่มือการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) จากการบันทึกหน้าจอได้หรือไม่?

เครื่องมือบันทึกภาพอย่าง Tango และ Scribe จะสร้างคู่มือทีละขั้นตอนขณะที่คุณทำงาน นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำไฟล์ถอดเสียงจากการบันทึกหรือบันทึกการประชุมเข้ามาใน Gamma ได้ และตัวแทนจะจัดโครงสร้างข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นคู่มือการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ในรูปแบบภาพที่คุณสามารถปรับแต่งได้

ฉันจะอัปเดตเอกสารขั้นตอนการทำงานให้เป็นปัจจุบันได้อย่างไร?

กำหนดผู้รับผิดชอบให้กับทุกกระบวนการ อัปเดตเอกสารทุกครั้งที่กระบวนการเปลี่ยนแปลง และแชร์เอกสารเหล่านั้นในรูปแบบลิงก์ที่ใช้งานได้จริง แทนที่จะเป็นไฟล์ ใน Gamma การแก้ไขด้วย AI จะทำการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารทั้งหมด

Gamma เป็นเครื่องมือสร้างผังงานใช่หรือไม่?

ไม่ค่ะ สำหรับผังงานและแผนผังกระบวนการที่ซับซ้อน ให้ใช้ Lucidchart หรือ Miro แล้วฝังไดอะแกรมลงในเอกสาร Gamma ของคุณ Gamma สามารถสร้างไทม์ไลน์แบบง่ายๆ แผนผังขั้นตอน และตารางความรับผิดชอบได้

ฉันสามารถส่งออกเอกสารขั้นตอนการทำงานเป็นไฟล์ PDF ได้หรือไม่?

ใช่ค่ะ สามารถส่งออกเป็นไฟล์ PDF, PowerPoint หรือ Google Slides โดยคงรูปแบบเดิมไว้ได้

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• แปลงขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ให้เป็นสไลด์สำหรับการฝึกอบรม

• แปลงบทแนะนำการใช้งาน Loom ให้เป็นชุดฝึกสอน

• แปลงหน้า Confluence ให้เป็นงานนำเสนอ

• วิธีการอัปเดตชุดเอกสารฝึกอบรมอย่างรวดเร็วเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ทำให้กระบวนการของคุณเข้าใจง่ายขึ้น

ทีมของคุณรู้วิธีการทำงานอยู่แล้ว นำขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) บันทึกการทำงาน และบันทึกย่อต่างๆ มาที่ Gamma แปลงให้เป็นเอกสารภาพที่ทุกคนอ่านได้จริง และปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอตามการเปลี่ยนแปลงของงาน

ทดลองใช้ Gamma ฟรี →