چگونه ایده‌های خوب وارد کیهان می‌شوند
رایگان شروع کنید
ابزار هوش مصنوعی مناسب برای مستندسازی بصری فرآیند، به مرحله بستگی دارد. تانگو و اسکرایب راهنماهای کلیک به کلیک را ثبت می‌کنند، لوسیچارت و میرو جریان‌های پیچیده را ترسیم می‌کنند، و گاما، SOPهای نوشته شده، ضبط جلسات یا مراحل ثبت شده را به اسناد بصری و عرشه‌های آموزشیِ صیقل‌یافته‌ای تبدیل می‌کند که افراد واقعاً آنها را می‌خوانند. بسیاری از تیم‌ها از یک ابزار ثبت یا نمودار برای جزئیات و گاما برای نسخه‌ای که به اشتراک گذاشته می‌شود، استفاده می‌کنند.
مستندسازی فرآیند به دو صورت با شکست مواجه می‌شود: یا هرگز نوشته نمی‌شود، یا نوشته می‌شود و هیچ‌کس آن را نمی‌خواند. ابزارهای هوش مصنوعی اکنون به هر دو مورد کمک می‌کنند. این راهنما انواع مستندسازی فرآیند، ابزارهای مناسب برای هر کار و نحوه تبدیل دانش خام فرآیند به چیزی بصری و به‌روز را بررسی می‌کند.
همه مستندات فرآیند کار یکسانی انجام نمی‌دهند. انتخاب قالب مناسب نیمی از راه است.
رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP)
چیست: روش رسمی و گام به گام انجام یک کار تکراری
چه کسی آن را می‌خواند: افرادی که کار را انجام می‌دهند، حسابرسان و استخدام‌های جدید
راهنماهای چگونگی انجام کار
چیست: دستورالعمل‌های کلیک به کلیک برای یک کار خاص در یک ابزار خاص
چه کسی آن را می‌خواند: هر کسی که برای اولین بار این کار را انجام می‌دهد
نقشه‌ها و فلوچارت‌های فرآیندی
چیست؟ نموداری از مراحل، تصمیمات، واگذاری‌ها و مالکان
چه کسانی آن را می‌خوانند: مدیران، صاحبان فرآیند و هر کسی که فرآیند را بهبود می‌بخشد
نسخه‌های آموزشی
چیستی: فرآیندی که برای یادگیری توضیح داده شده است، همراه با زمینه، مثال‌ها و بررسی‌ها
چه کسی آن را می‌خواند: استخدام‌های جدید و تیم‌هایی که فرآیند تغییر یافته‌ای را اتخاذ می‌کنند
مرور کلی فرآیندها
چیست؟: خلاصه‌ای تصویری از چگونگی جریان کار در تیم‌ها
چه کسی آن را می‌خواند: رهبری، شرکای بین‌بخشی و جذب نیرو
بیشتر تیم‌ها برای فرآیندهای مهم خود به چندین مورد از این موارد نیاز دارند. جزئیات در یک SOP یا راهنمای نحوه انجام کار وجود دارد. درک آن از یک مرور کلی بصری یا نسخه آموزشی حاصل می‌شود.
این ابزارها، انجام یک کار را در مرورگر یا دسکتاپ شما ضبط می‌کنند و به طور خودکار راهنماهای گام به گام با اسکرین‌شات‌های حاشیه‌نویسی شده تولید می‌کنند.
نقاط قوت: سریع‌ترین راه برای مستندسازی گردش‌های کاری نرم‌افزار، کلیک به کلیک
بهترین برای: راهنماهای آموزشی برای ابزارها و سیستم‌ها
محدودیت: آنها آنچه را که کلیک می‌کنید ثبت می‌کنند، نه دلیل آن را. زمینه، تصمیمات و استثنائات هنوز نیاز به نوشتن دارند.
این ابزارها فرآیندها را به صورت بصری ترسیم می‌کنند و هر دو اکنون شامل ویژگی‌های هوش مصنوعی هستند که فلوچارت‌ها و نمودارها را از توضیحات متنی تولید می‌کنند.
نقطه قوت: جریان‌های پیچیده با تصمیمات، مسیرهای شناور و واگذاری‌ها
بهترین برای: نقشه‌های فرآیند، فلوچارت‌ها و کارهای بهبود فرآیند
محدودیت: یک نمودار شکل یک فرآیند را نشان می‌دهد، اما جزئیاتی را که فرد برای انجام هر مرحله نیاز دارد، نشان نمی‌دهد.
گاما محتوای فرآیندی که از قبل دارید (یک سند SOP، متن جلسه، متن ضبط شده از صفحه نمایش، مراحل ضبط شده) را به یک سند بصری طراحی شده، صفحه وب یا مجموعه آموزشی تبدیل می‌کند.
نقطه قوت: مستندات فرآیندی خوانا و بصری و آموزش‌های ساخته شده از مطالب موجود
بهترین برای: نسخه‌ای که مردم واقعاً می‌خوانند: مرور کلی، دستورالعمل‌های عملیاتی استاندارد (SOP) تصویری و آموزش
محدودیت: گاما یک ابزار فلوچارت یا ضبط صفحه نمایش نیست. نمودارها و اسکرین‌شات‌ها را از این ابزارها وارد کنید.
دستیاران هوش مصنوعی می‌توانند از روی یادداشت‌های خام یا رونوشت، یک SOP تهیه کنند. این یادداشت‌ها نقطه شروع مفیدی هستند، اما خروجی متن ساده‌ای است که هنوز به ساختار، تصاویر و جایگاه نیاز دارد.
برداشت صادقانه: اگر نیاز اصلی شما راهنماهای نرم‌افزاری کلیک به کلیک است، با Tango یا Scribe شروع کنید. اگر در حال ترسیم یک فرآیند پیچیده با تصمیمات و دست به دست شدن‌های زیاد هستید، Lucidchart یا Miro ابزار مناسبی هستند. Gamma لایه‌ای است که مستندات را قابل خواندن و اشتراک‌گذاری می‌کند و در کنار هر دو کار می‌کند.
دانش فرآیند معمولاً از قبل در جایی وجود دارد:
یک SOP مکتوب در یک سند یا صفحه Confluence
راهنمای ضبط صفحه نمایش یا دستگاه بافندگی
یادداشت‌های جلسات که در آن تیم در مورد فرآیند صحبت کرده و از Granola یا Fireflies کمک گرفته است
یک صفحه Notion، که با رابط Notion نمایش داده می‌شود
راهنماهای گام به گام از یک ابزار ضبط استخراج شده‌اند
آن را آپلود کنید، وارد کنید یا ابزار را وصل کنید و گاما آن را مستقیماً و بدون کپی و پیست دریافت می‌کند. اتصال یک ابزار کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد.
نماینده گاما چند سوال می‌پرسد (چه کسی از این فرآیند استفاده می‌کند، چند وقت یکبار و چه مشکلی پیش می‌آید) و منبع را به بخش‌های واضحی تبدیل می‌کند: هدف، نقش‌ها، مراحل، نقاط تصمیم‌گیری، استثنائات و محل دریافت کمک. هر مرحله به جای دیواری از متن‌های شماره‌گذاری شده، طرح بصری خاص خود را دارد.
اسکرین‌شات‌هایی از Tango یا Scribe، نمودارهایی که از Lucidchart یا Miro استخراج شده‌اند و ویدیوهای کوتاه آموزشی را در آن قرار دهید. از Gamma بخواهید که بخش‌های ساده را به صورت بصری نمایش دهد: «این پنج مرحله را به یک جدول زمانی بصری تبدیل کنید» یا «سه نقش را به صورت یک جدول مسئولیت‌ها نشان دهید».
هر بخشی را انتخاب کنید و تغییر را شرح دهید: «برای مرحله‌ای که معمولاً افراد از آن صرف نظر می‌کنند، یک هشدار اضافه کنید»، «این کار را برای کسی که در روز اولش است ساده کنید» یا «برای هر نکته تصمیم‌گیری یک مثال اضافه کنید».
آن را به عنوان لینک منتشر کنید و تیم شما آن را بوکمارک می‌کند، یا برای ممیزی و مرجع آفلاین به PDF تبدیل کنید. یک لینک مشترک همیشه نسخه فعلی را نشان می‌دهد.
بزرگترین مشکل مستندسازی فرآیند، ایجاد آن نیست. مشکل این است که فرآیندها تغییر می‌کنند و اسناد تغییر نمی‌کنند.
برای هر فرآیند مستند شده، یک مالک تعیین کنید.
منبع را به‌روزرسانی کنید، سپس نسخه بصری را به‌روزرسانی کنید. در گاما، از ویرایش هوش مصنوعی برای اعمال تغییر در هر بخشی که به آن اشاره می‌کند، استفاده کنید.
بررسی تغییرات، نه در تقویم. مستندات را هنگام تغییر ابزار، سیاست یا تیم به‌روزرسانی کنید، نه فقط در یک بررسی سالانه.
همه چیز را تاریخ‌گذاری کنید. یک برچسب «آخرین به‌روزرسانی» قابل مشاهده به خوانندگان می‌گوید که آیا به آن اعتماد کنند یا خیر.
برای درک عمیق‌تر از همگام‌سازی آموزش، ببینید که چگونه می‌توان عرشه‌های آموزشی را هنگام تغییر فرآیندها به سرعت به‌روزرسانی کرد.
پس از مستندسازی یک فرآیند، آن را در گاما به یک نسخه آموزشی تبدیل کنید: بخش‌های کوتاه‌تر، مثال‌ها، سناریوها و بررسی‌های دانش. سند فرآیند به عنوان مرجع باقی می‌ماند و مجموعه آموزشی آن را آموزش می‌دهد. هر دو از یک منبع می‌آیند، بنابراین سازگار می‌مانند. ببینید چگونه یک SOP را به اسلایدهای آموزشی تبدیل کنید و چگونه یک راهنمای Loom را به یک مجموعه آموزشی تبدیل کنید.
در اینجا نحوه مستندسازی فرآیند بازپرداخت توسط یک تیم پشتیبانی با استفاده از چندین ابزار در کنار هم آورده شده است:
ضبط: یک سرپرست پشتیبانی، گردش کار بازپرداخت را در سیستم صورتحساب با یک ابزار ضبط ثبت می‌کند و تصاویر حاشیه‌نویسی شده ایجاد می‌کند.
نقشه: مدیر عملیات، جریان تأیید را در Lucidchart رسم می‌کند: بازپرداخت‌های کمتر از مبلغ تعیین‌شده توسط نماینده تأیید می‌شوند، مبالغ بیشتر به سرپرست تیم ارسال می‌شوند و هزینه‌های مورد اختلاف به امور مالی ارجاع داده می‌شوند.
توضیح: تیم، سیاست کتبی، اسکرین‌شات‌ها و نمودار را به گاما می‌آورد. نماینده آن را در یک سند تصویری ساختاردهی می‌کند: زمان مجاز برای بازپرداخت، روند تأیید، دستورالعمل‌های گام به گام، اشتباهات رایج و اینکه از چه کسی باید پرسید.
آموزش: این مستند به یک بخش آموزشی کوتاه با سه سناریوی بازپرداخت واقع‌گرایانه برای نمایندگان جدید تبدیل شده است.
نگهداری: وقتی آستانه تأیید تغییر می‌کند، تیم، سند و مجموعه آموزشی را از یک منبع به‌روزرسانی می‌کند.
با «چرا» شروع کنید. یک جمله در مورد هدف فرآیند به افراد کمک می‌کند تا با استثنائات کنار بیایند.
نقاط تصمیم‌گیری را نشان دهید. بیشتر اشتباهات در جایی اتفاق می‌افتند که فرآیند منشعب می‌شود.
«از تیم حسابداری بپرسید» مبهم است. یک نقش مشخص، واضح است.
استثنائات را مستند کنید. مسیر آسان است. موارد حاشیه‌ای دلیل باز شدن سند توسط افراد هستند.
جزئیات و نمای کلی را از هم جدا نگه دارید. از نمای کلی بصری به مراحل جزئی پیوند دهید.
برای هر بخش از تصویر مناسب استفاده کنید: یک فلوچارت برای تصمیمات و تحویل پروژه، اسکرین‌شات‌های حاشیه‌نویسی‌شده برای مراحل نرم‌افزار و یک سند یا دسته طراحی‌شده که آنها را با زمینه مرتبط می‌کند. گاما برای آخرین لایه مفید است و متن، اسکرین‌شات‌ها و نمودارها را در یک سند خوانا ترکیب می‌کند.
ابزارهای ضبط مانند Tango و Scribe در حین کار، راهنماهای گام به گام ایجاد می‌کنند. همچنین می‌توانید متن ضبط شده یا یادداشت‌های جلسه را به Gamma بیاورید و عامل، آنها را در یک SOP بصری ساختاردهی می‌کند که می‌توانید آن را اصلاح کنید.
برای هر فرآیند یک مالک تعیین کنید، هر زمان که فرآیند تغییر کرد، اسناد را به‌روزرسانی کنید و آنها را به عنوان لینک‌های زنده به جای فایل به اشتراک بگذارید. در گاما، ویرایش هوش مصنوعی تغییری را در کل سند اعمال می‌کند.
خیر. برای فلوچارت‌ها و نقشه‌های فرآیند پیچیده، از Lucidchart یا Miro استفاده کنید و نمودار را در سند Gamma خود جاسازی کنید. Gamma می‌تواند جدول‌های زمانی بصری ساده، طرح‌بندی مراحل و شبکه‌های مسئولیت را ایجاد کند.
بله. می‌توانید فایل‌ها را با فرمت‌های دست‌نخورده به PDF، PowerPoint یا Google Slides تبدیل کنید.
راهنمای قدم به قدم لوم (Loom) را به یک مجموعه آموزشی تبدیل کنید
چگونه می‌توان هنگام تغییر فرآیندها، به سرعت عرشه‌های آموزشی را به‌روزرسانی کرد؟
تیم شما از قبل می‌داند که کار چگونه انجام می‌شود. SOPها، فایل‌های صوتی و یادداشت‌ها را به گاما بیاورید، آنها را به اسناد تصویری تبدیل کنید که افراد واقعاً آنها را بخوانند و با تغییر کار، آنها را به‌روز نگه دارید.
