Wie man in 7 Schritten eine PowerPoint-Präsentation erstellt (und warum es mit Gamma so viel einfacher ist)

Eine effektive Präsentation zu erstellen, ob für einen Pitch, eine Lehrveranstaltung oder den Quartalsbericht, kann eine komplexe und zeitaufwendige Aufgabe sein. Schauen wir uns nun einmal an, wie dies bisher mit der traditionellen PowerPoint-Methode angegangen wurde und wie Tools der nächsten Generation wie Gamma hier heute einen enormen Unterschied machen können.

Schritt 1: Aufbau der Präsentation planen

Die traditionelle PowerPoint-Methode: Sie erstellen zunächst eine Gliederung in einem separaten Dokument oder auf Papier und übertragen diese dann manuell in Ihre Folien. Das ist häufig mit mehreren gleichzeitig geöffneten Fenstern und einem Hin- und Herkopieren von Inhalten verbunden.

Der Unterschied mit Gamma: Mit der dokumentenbasierte Benutzeroberfläche von Gamma brauchen Sie zunächst einmal nur noch die Hälfte der Zeit für die Vorbereitung Ihrer Präsentation. Anstatt mit mehreren Dokumenten zu jonglieren, können Sie ganz natürlich schreiben und sich von Gamma logische Folienwechsel vorschlagen lassen. Die Plattform versteht natürliche Sprache und hilft Ihnen bei der automatischen Strukturierung der Präsentation. Die flexiblen Karten von Gamma passen sich außerdem an Ihren Inhalt an, denn Ihre Ideen sollten nicht durch eine 16:9-Folie eingeschränkt werden.

Schritt 2: Die ersten Folien erstellen

Die traditioneller PowerPoint-Methode:

1. Sie öffnen PowerPoint.

2. Sie wählen eine Vorlage.

3. Sie gestalten eine Titelfolie

4. Sie fügen nach und nach weitere Folien hinzu.

5. Sie fügen per Copy and Paste Inhalte aus Ihrer Gliederung ein.

6. Sie formatieren jede Folie einzeln.

Der Unterschied mit Gamma: Sie können sofort mit dem Schreiben beginnen und zwar in einer Ihnen vertrauten Dokumentenumgebung. Sie können sich voll und ganz auf Ihre Botschaft konzentrieren, während Gamma automatisch professionell gestaltete Folien aus Ihren Inhalten generiert. Was früher einen ganzen Vormittag gedauert hat, erledigen Sie jetzt in weniger als einer Stunde.

Schritt 3: Visuelle Elemente hinzufügen

Der traditioneller PowerPoint-Ansatz:

• Sie suchen nach relevanten Bildern.

• Sie laden die Bilder manuell herunter und fügen sie – ebenfalls manuell – ein.

• Sie verändern Größe und Position jedes Bildes so, dass alles passt.

• Sie erstellen Diagramme in Excel.

• Und kopieren diese dann in PowerPoint.

• Dann beheben Sie erstmal die Formatierungsprobleme, die durch das Kopieren entstanden sind.

Der Unterschied mit Gamma: Der gesamte Prozess wird dank der folgenden Funktionen extrem vereinfacht:

• Integrierte Bildsuche und -optimierung

• Eingebauter KI-Bildgenerator

• Automatische Bildpositionierung und Größenanpassung

• Produktinterne Tools zur Erstellung von Diagrammen und Grafiken

• Direktes Einbetten von Bildern dank der Integration von Tools wie GIPHY und Unsplash

• Intelligente Layout-Vorschläge, die ein visuelles Gleichgewicht schaffen

Ein Designteam reduzierte die Zeit für die Erstellung von Präsentationen um 75 %, indem es manuelle Formatierungs- und Bildbearbeitungsaufgaben abschaffte.

Schritt 4: Für Konsistenz sorgen

Der traditionelle PowerPoint-Ansatz:

1. Sie prüfen und bearbeiten die Schriftgrößen auf jeder einzelnen Folie manuell.

2. Sie überprüfen die konsistente Verwendung der eingesetzten Farben.

3. Sie richten die verwendeten Elemente auf jeder Folie einzeln aus.

4. Sie arbeiten mit dem Folienmaster.

5. Sie überprüfen die Abstände und Ränder sicherheitshalber erneut.

Der Unterschied mit Gamma: Gamma sorgt durch die folgenden Funktionen automatisch für durchgehende Konsistenz:

• Integrierte Designsysteme

• Automatische Formatierung

• Intelligente Vorlagen, die sich an Ihren Inhalt anpassen

• Markenkonforme Anpassung in Echtzeit

Sie planen normalerweise auf jeden Fall noch etwas Zeit für eventuelle Formatierungsprobleme ein? Auf diesen Schritt können Sie mit Gamma komplett verzichten!

Schritt 5: Zusammenarbeit und Überprüfung

Der traditioneller PowerPoint-Ansatz:

1. Sie speichern Ihre Präsentation.

2. Sie schicken Ihre Präsentation per E-Mail an Ihre Kolleg*innen.

3. Sie warten auf eine Rückmeldung per E-Mail.

4. Sie arbeiten Änderungen manuell ein.

5. Sie lösen Versionskonflikte.

6. Sie wiederholen einzelne Schritte, bis die endgültige Fassung steht.

Der Unterschied mit Gamma:

• Zusammenarbeit in Echtzeit

• Inline-Kommentare und -Vorschläge

• Verfolgen des Versionsverlaufs

• Keine gemeinsame Nutzung von Dateien erforderlich

• Sofortige Aktualisierungen für alle Zuschauer*innen

Wir haben erlebt, wie global arbeitende Teams ihre Überprüfungszyklen von fünf auf nur einen Tag verkürzt haben, da es keine Versionskonflikte mehr gab und eine Zusammenarbeit in Echtzeit möglich war.

Schritt 6: Die letzten Vorbereitungen

Der traditionelle PowerPoint-Ansatz:

• Sie speichern mehrere Versionen Ihrer Datei.

• Sie exportieren die Datei in PDF, um sie zu teilen.

• Sie überprüfen die Formatierung auf verschiedenen Geräten.

• Sie erstellen Sicherungskopien.

• Ihre Präsentation hat eine große Dateigröße.

Der Unterschied mit Gamma: Sie teilen einen einzigen Link. Dieser:

• funktioniert auf jedem Gerät

• erlaubt Updates in Echtzeit

• bietet immer die perfekte Formatierung

• erlaubt es, das Engagement der Zuschauer*innen zu verfolgen

• macht Downloads überflüssig.

Schritt 7: Präsentation und Nachbereitung

Der traditionelle PowerPoint-Ansatz:

• Sie präsentieren von Ihrem Laptop aus.

• Sie teilen die Dateien mit den Teilnehmer*innen.

• Sie verfolgen manuell, wer die Präsentation erhalten hat.

• Sie nehmen Aktualisierungen und Änderungen vor, sofern diese erforderlich sind.

Der Unterschied mit Gamma: Eine Vertriebsleiterin hat vor Kurzem ihre Vorgehensweise bei Präsentationen geändert und verwendet jetzt Gamma-Analysen, um zu verstehen, welche Folien bei potenziellen Kund*innen am besten ankommen. Sie verfolgt das Engagement der Zuschauer*innen, sammelt Feedback und nimmt Aktualisierungen vor, die sofort für alle Zuschauer*innen sichtbar sind.

Den Wandel begrüßen

PowerPoint ist zwar seit Jahrzehnten der Standard, wenn es um das Erstellen von Präsentationen geht, doch die moderne Art des Arbeitens erfordert effizientere Tools. Gamma transformiert jeden Schritt der Aufgabe, spart Zeit und verbessert die Ergebnisse. Wir fassen hier noch einmal zusammen, wie genau:

• Sie können ganz natürlich schreiben und Gamma die Formatierung überlassen

• Die flexiblen Karten von Gamma passen sich an Ihren Inhalt an – Sie müssen sich nicht mehr an ein 16:9-Format halten

• Sie können in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten

• Das Teilen und Aktualisieren der Präsentationen ist mit einem einzigen Link möglich

• Sie können das Engagement verfolgen und auf Grundlage der Daten steigern

Ganz gleich, ob Sie Ihre erste oder tausendste Präsentation erstellen, mit Gammas zukunftsweisendem Ansatz können Sie in einem Bruchteil der Zeit ansprechende Präsentationen erstellen.