Wie gute Ideen in die Welt kommen
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Welches Tool sich am besten für eine Onboarding-Website eignet, hängt von der jeweiligen Stelle ab. HR-Plattformen wie BambooHR, Rippling und Workday kümmern sich um den Papierkram, die Aufgaben und die Bereitstellung von Ressourcen. Für die Website für neue Mitarbeiter selbst (Begrüßung, Vorstellung des Teams, Plan für die erste Woche, Tools und FAQs) können Sie mit einem Website-Baukasten wie Gamma Ihr bestehendes Handbuch oder Ihre Dokumente ohne Hilfe eines Entwicklers in eine ansprechende, mobilfreundliche Website verwandeln und diese bei Änderungen stets auf dem neuesten Stand halten.
Wenn Sie nach „Onboarding-Website“ suchen, finden Sie meist Listen mit Onboarding-Software. Das ist jedoch etwas ganz anderes. Dieser Leitfaden unterscheidet zwischen beiden, zeigt, was eine gute Website für neue Mitarbeiter ausmacht, und vergleicht die Tools, mit denen man eine solche erstellen kann.
Diese beiden Begriffe werden ständig verwechselt, und die meisten Unternehmen benötigen beides.
Onboarding-Software steuert den Prozess im Hintergrund:
Einstellungsangebote, Verträge und Steuerformulare
Einrichtung von Benutzerkonten und Geräteanforderungen
Aufgabenzuweisung und automatische Erinnerungen
Überwachung und Berichterstattung zur Einhaltung von Vorschriften
Eine Onboarding-Website ist das Erlebnis, das ein neuer Mitarbeiter tatsächlich vorfindet:
Ein herzliches Willkommen von der Geschäftsleitung und dem Team
Der Zeitplan für die erste Woche und der 30/60/90-Tage-Plan
Wer ist wer – mit Fotos und Rollen
Die Tools, die sie verwenden werden, und wie man Zugriff darauf erhält
Kultur, Werte und die ungeschriebenen Regeln
Antworten auf die Fragen, die jeder neue Mitarbeiter stellt
Onboarding-Software sorgt dafür, dass der Laptop bereitgestellt wird. Eine Onboarding-Website vermittelt dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass das Unternehmen ihn bereits erwartet hat.
Beginnen Sie mit einem kurzen Begrüßungsvideo oder einer kurzen Botschaft des Geschäftsführers oder des Personalverantwortlichen sowie einem Foto des Teams. Der erste Eindruck entsteht, noch bevor überhaupt eine Aufgabe erledigt wird.
Ein klarer Zeitplan: wo sie sein müssen, wen sie treffen und woran sie arbeiten werden. Vor allem Mitarbeiter im Homeoffice brauchen das, da sie keinen Kollegen am Nachbartisch haben, den sie fragen können.
Teammitglieder mit Fotos, ihren Aufgabenbereichen und den Themen, bei denen man sich an sie wenden kann. Der Onboarding-Buddy sollte dabei ganz vorne im Mittelpunkt stehen.
Alle Tools, die der neue Mitarbeiter nutzen wird, wozu sie dienen und wie man sich anmeldet oder Zugriff beantragt. Verlinken Sie auf Einrichtungsanleitungen, anstatt diese hier zu wiederholen.
Kommunikationsnormen, Besprechungsrhythmen, Entscheidungsprozesse und ungeschriebene Regeln: Welche Kommunikationskanäle sind wichtig, wie schnell wird geantwortet, welche Besprechungen sind optional?
Wofür das Unternehmen steht – erzählt anhand von Geschichten und Beispielen, nicht nur als Auflistung von Begriffen.
Die Fragen, die sich jeder neue Mitarbeiter stellt: Zahlungstermine, Urlaubsregelungen, Abrechnungsverfahren, Ansprechpartner für Fragen zu Sozialleistungen. Unter dem Link zum Mitarbeiterhandbuch finden Sie alle Einzelheiten.
Ein gemeinsamer Kernbereich für alle sowie Seiten für die Technik, den Vertrieb, den Support oder die Führungskräfte.
Die meisten Unternehmen verfügen bereits über das Ausgangsmaterial: ein Mitarbeiterhandbuch, eine Checkliste für die Einarbeitung, eine alte Einarbeitungspräsentation oder eine Notion-Seite. Laden Sie es hoch, importieren Sie es oder verbinden Sie Notion – Gamma ruft die Inhalte direkt ab. Fangen Sie ganz von vorne an? Beschreiben Sie die Website dem Mitarbeiter: „Onboarding-Website für neue Mitarbeiter bei einem Softwareunternehmen mit 150 Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten.“
Der Ansprechpartner von Gamma stellt Ihnen einige Fragen (Unternehmensgröße, Remote-Arbeit oder im Büro, welche Positionen Sie besetzen möchten) und strukturiert Ihre Inhalte auf einer Website: Willkommen, die erste Woche, das Team, Tools, wie wir arbeiten und FAQs. Bitten Sie in einfacher Sprache um Änderungen: „Fügen Sie eine separate Seite für die Einstellung von Ingenieuren hinzu“ oder „Verschieben Sie die FAQs auf eine eigene Seite.“
Betten Sie das Begrüßungsvideo ein, fügen Sie Teamfotos hinzu und platzieren Sie Ihr Logo. Gamma übernimmt das Layout automatisch, und Sie können zur Freiform-Bearbeitung wechseln, um jedes Element exakt zu positionieren. Nutzen Sie die KI-Bearbeitung, um den Ton anzupassen: „Machen Sie die Begrüßung herzlicher und kürzer.“
Wenden Sie Ihr Markenthema oder eine Teamvorlage an, damit die Website den Stil Ihres Unternehmens widerspiegelt. Speichern Sie sie als Vorlage, damit jedes Team auf derselben Grundlage seine eigene Version erstellen kann.
Veröffentlichen Sie die Website und fügen Sie den Link in die Willkommens-E-Mail ein, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Die Website funktioniert sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten, sodass neue Mitarbeiter sie am Wochenende vor ihrem Arbeitsbeginn auf ihrem Smartphone erkunden können.
Wenn sich ein Tool ändert oder eine Richtlinie aktualisiert wird, bearbeiten Sie die Seite direkt vor Ort. Jeder, der über den Link verfügt, sieht die aktuelle Version, und es kursieren keine veralteten PDF-Dateien mehr.
Hier ist ein Beispiel für den Aufbau der Onboarding-Seite eines „Remote-First“-Unternehmens:
Willkommen: Ein kurzes Video des Geschäftsführers, ein Teamfoto und eine Nachricht des Personalverantwortlichen
Vor dem ersten Tag: Was Sie per Post erhalten, wie Sie den Laptop einrichten und welche Konten Sie aktivieren müssen
Deine erste Woche: Ein Tagesplan mit Links zu den Besprechungen und einer Übersicht darüber, wen du kennenlernen wirst
Lernen Sie das Team kennen: Fotos, Aufgabenbereiche, Zeitzonen und Hinweise zum Thema „Fragen Sie mich nach …“
Von uns verwendete Tools: Slack, Notion, Linear und die anderen – jeweils mit einer Beschreibung ihres Verwendungszwecks und der Vorgehensweise für den Zugriff
So arbeiten wir im Homeoffice: Asynchrone Arbeitsregeln, gemeinsame Kernarbeitszeiten und wie man um Hilfe bittet
Ihre 30/60/90 Tage: Meilensteine und wie Erfolg aussieht
Häufig gestellte Fragen: Zahlungstermine, Freizeit, Ausrüstung und Spesen, mit Links zum vollständigen Handbuch
Rollen-Seiten: Separate Abschnitte für Technik, Vertrieb und Support
Die Checkliste, auf der diese Website basiert, finden Sie im Artikel „So erstellen Sie professionell gestaltete Onboarding-Checklisten“.
BambooHR, Rippling und Workday
Stärken: Workflow-Automatisierung, Papierkram, Bereitstellung und Überwachung der Compliance
Am besten geeignet für: Die Abwicklung des Onboarding-Prozesses hinter den Kulissen
Notion und Confluence
Stärke: Flexible interne Wikis, die Teams bereits für die Dokumentation nutzen
Am besten geeignet für: Umfassendes Referenzmaterial und Teams, die die Einarbeitung über ihr bestehendes Wiki abwickeln möchten
Google Sites
Vorteil: Kostenlos, einfach und mit Google Workspace verknüpft
Am besten geeignet für: Einfache interne Seiten, bei denen das Design keine Rolle spielt
Gamma
Stärke: Eine maßgeschneiderte, für Mobilgeräte optimierte Onboarding-Seite, die auf der Grundlage Ihres bestehenden Handbuchs oder Ihrer vorhandenen Dokumente erstellt wird – ganz ohne Entwickler
Am besten geeignet für: Die einladende Begrüßung neuer Mitarbeiter, die sich leicht aktualisieren lässt
Ganz ehrlich: Wenn Sie automatisierte Aufgaben, elektronische Signaturen und Compliance-Berichte benötigen, sollten Sie eine spezielle HR-Plattform nutzen. Dafür wurde sie entwickelt. Wenn Ihr Team bereits mit Notion oder Confluence arbeitet, kann das Onboarding dort beginnen. Gamma schließt die Lücke zwischen diesen beiden: eine Seite, die neue Mitarbeiter gerne aufrufen – erstellt aus Inhalten, die Sie bereits haben. Die meisten Unternehmen nutzen eine HR-Plattform für den Workflow und eine Seite wie diese für die Begrüßung.
Schick es noch vor dem ersten Arbeitstag. Am Wochenende vor dem Arbeitsantritt sind die Leute am neugierigsten. Gib ihnen etwas, das sie erkunden können.
Zeigt eure Gesichter. Fotos und kurze Vorstellungstexte sorgen dafür, dass ein neues Team weniger einschüchternd wirkt.
Bewahren Sie sensible Daten im HR-System auf. Gehaltsangaben, personenbezogene Daten und alle vertraulichen Informationen gehören in Ihre HR-Plattform oder ins Intranet, nicht auf eine öffentlich zugängliche Seite.
Schreiben Sie wie ein Mensch. Die Website sollte den Stil Ihres Teams widerspiegeln und nicht wie ein Regelwerk klingen.
Fragen Sie jeden neuen Mitarbeiter, was gefehlt hat. Und fügen Sie es dann hinzu. Die Website wird mit jedem neuen Mitarbeiter besser.
Das hängt von Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Abläufen ab. Kleine Teams können das Onboarding oft mit einer Checkliste und einer gut gestalteten Onboarding-Website durchführen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, übernimmt die Onboarding-Software die Verwaltung der Unterlagen, die Bereitstellung von Ressourcen und die Einhaltung von Vorschriften in großem Maßstab, während die Website weiterhin als einladender Einstiegspunkt dient.
Fügen Sie einen detaillierten Tagesplan für die erste Woche, Anleitungen zur Einrichtung der Ausrüstung und der Konten sowie ein Teamverzeichnis mit Zeitzonen, Richtlinien für die asynchrone Kommunikation und klare Hinweise dazu bei, an wen man sich wenden kann. Teilen Sie diese Informationen vor dem ersten Arbeitstag als Link, damit sich die neuen Mitarbeiter vorbereiten können.
Überprüfen Sie vor der Veröffentlichung die in Ihrem Gamma-Tarif verfügbaren Freigabeeinstellungen und wählen Sie die Zugriffsebene, die zu Ihren Inhalten passt. Vertrauliche Inhalte sollten Sie in Ihrem HR-System oder Intranet aufbewahren und auf der Website einen Link dazu einfügen, anstatt sie direkt auf der Seite zu veröffentlichen.
Eine Begrüßung, der Plan für die erste Woche, ein Teamverzeichnis, Tools und Zugriffsrechte, die Arbeitsweise des Teams, Kultur und Werte, häufig gestellte Fragen (FAQs) sowie rollenspezifische Abschnitte.
Ja. Importieren Sie das Handbuch in Gamma, lassen Sie es vom Agenten in einzelne Seiten umstrukturieren und fügen Sie eine Begrüßung, Teamvorstellungen sowie einen Plan für die erste Woche hinzu. Informationen zur Erstellung des Handbuchs selbst finden Sie unter „So erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch mit KI“.
So wandeln Sie eine Notion-Seite in eine öffentliche Website um
Wie kann KI bei der Erstellung von Onboarding-Präsentationen helfen?
Ihr Handbuch, Ihre Checkliste und Ihr Team sind bereits vorhanden. Bringen Sie diese bei Gamma ein, verwandeln Sie sie in eine Onboarding-Seite, die neue Mitarbeiter tatsächlich gerne aufrufen, und sorgen Sie dafür, dass sich der erste Arbeitstag wie ein herzlicher Empfang anfühlt.
