كيف تنتشر الأفكار الجيدة حول العالم
ابدأ مجانًا
تختلف الأداة المناسبة من أدوات الذكاء الاصطناعي لتوثيق العمليات بصريًّا باختلاف الخطوة. فـ«تانغو» و«سكرايب» يلتقطان إرشادات «نقرة تلو الأخرى»، بينما «لوسيدشارت» و«ميرو» يرسمان مخططات للتدفقات المعقدة، أما «غاما» فتحول إجراءات التشغيل القياسية المكتوبة، أو تسجيلات الاجتماعات، أو الخطوات الملتقطة إلى وثائق مرئية متقنة وعروض تدريبية يقرأها الناس فعليًّا. تستخدم العديد من الفرق أداة التسجيل أو الرسم التخطيطي للتفاصيل، بينما تستخدم Gamma لإنتاج النسخة التي يتم مشاركتها.
تُصادف مشاكل في توثيق العمليات بطريقتين: إما ألا يتم تدوينها أبدًا، أو أن يتم تدوينها دون أن يقرأها أحد. وتساعد أدوات الذكاء الاصطناعي حاليًا في حل هاتين المشكلتين. يشرح هذا الدليل أنواع توثيق العمليات، والأدوات المناسبة لكل مهمة، وكيفية تحويل المعرفة الأولية بالعمليات إلى شكل مرئي ومحدث.
ليست كل وثائق العمليات تؤدي الغرض نفسه. واختيار التنسيق المناسب هو نصف الطريق إلى النجاح.
إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
ما هي: الطريقة الرسمية التي يتم بها إنجاز المهمة المتكررة خطوة بخطوة
من يقرأه: الموظفون الذين يؤدون العمل، والمراجعون، والموظفون الجدد
أدلة إرشادية
ما هو: إرشادات تفصيلية خطوة بخطوة لتنفيذ مهمة معينة باستخدام أداة معينة
من يقرأه: أي شخص يقوم بهذه المهمة للمرة الأولى
خرائط العمليات ومخططات التدفق
ما هو: رسم تخطيطي يوضح الخطوات والقرارات وعمليات التسليم والمسؤولين
من يقرأه: المديرون، ومسؤولو العمليات، وأي شخص يعمل على تحسين العملية
الإصدارات التدريبية
ما هو: شرح العملية الخاصة بالتعلم، مع السياق والأمثلة والاختبارات
من يقرأه: الموظفون الجدد والفرق التي تتبنى عملية معدلة
نظرة عامة على العمليات
ما هو: ملخص مرئي لكيفية سير العمل عبر الفرق
من يقرأه: الإدارة العليا، والشركاء من مختلف الأقسام، وفريق تأهيل الموظفين الجدد
تحتاج معظم الفرق إلى عدد من هذه الإجراءات من أجل عملياتها المهمة. وترد التفاصيل في إجراءات التشغيل القياسية (SOP) أو دليل الإرشادات. أما الفهم فيأتي من خلال نظرة عامة مرئية أو نسخة تدريبية.
تقوم هذه الأدوات بتسجيل ما تقوم به من مهام في متصفحك أو على سطح المكتب، وتقوم تلقائيًا بإنشاء أدلة تفصيلية خطوة بخطوة مصحوبة بلقطات شاشة مشروحة.
ميزة: أسرع طريقة لتوثيق سير عمل البرامج بنقرة تلو الأخرى
الأفضل لـ: أدلة إرشادية حول استخدام الأدوات والأنظمة
القيود: فهي تسجل ما تنقر عليه، لا السبب وراء ذلك. ولا يزال من الضروري كتابة السياق والقرارات والاستثناءات.
تقوم هذه الأدوات بتصوير العمليات بصريًّا، وتشتمل كلتاهما الآن على ميزات تعتمد على الذكاء الاصطناعي تعمل على إنشاء مخططات انسيابية ورسوم توضيحية انطلاقًا من الأوصاف النصية.
نقطة القوة: التدفقات المعقدة التي تتضمن القرارات ومسارات العمل وعمليات التسليم
الأفضل لاستخدامها في: خرائط العمليات، ومخططات التدفق، وأعمال تحسين العمليات
الحد: يُظهر الرسم التخطيطي شكل العملية، ولكنه لا يوضح التفاصيل التي يحتاجها الشخص لتنفيذ كل خطوة.
تقوم Gamma بتحويل المحتوى الإجرائي المتوفر لديك بالفعل (مثل وثيقة إجراءات العمل القياسية، أو محضر اجتماع، أو نص تسجيل الشاشة، أو خطوات تم تسجيلها) إلى وثيقة مرئية مصممة بعناية، أو صفحة ويب، أو مجموعة شرائح تدريبية.
نقطة القوة: وثائق إرشادية وتدريبات واضحة وسهلة الفهم، تم إعدادها بالاعتماد على المواد المتوفرة
الأفضل لـ: النسخة التي يقرأها الناس فعليًّا: النظرات العامة، وإجراءات التشغيل القياسية المرئية، والتدريب
ملاحظة: لا يُعد «Gamma» أداة لرسم المخططات الانسيابية أو التقاط لقطات الشاشة. يرجى استيراد المخططات ولقطات الشاشة من تلك الأدوات.
يمكن للمساعدين المعتمدين على الذكاء الاصطناعي صياغة إجراءات تشغيل قياسية (SOP) انطلاقًا من ملاحظات أولية أو نص محضر. وتُعد هذه المساعدات نقطة انطلاق مفيدة، لكن الناتج يكون نصًا عاديًا لا يزال بحاجة إلى هيكل تنظيمي وعناصر مرئية ومكان مخصص له.
الرأي الصريح: إذا كانت حاجتك الأساسية تتمثل في أدلة برمجية تفصيلية خطوة بخطوة، فابدأ باستخدام «تانغو» أو «سكرايب». أما إذا كنت ترسم خريطة لعملية معقدة تتضمن العديد من القرارات وعمليات التسليم، فإن «لوسيدشارت» أو «ميرو» هما الأداة المناسبة. أما «غاما» فهي الطبقة التي تجعل الوثائق سهلة القراءة وقابلة للمشاركة، وهي تعمل جنبًا إلى جنب مع كلتا الأداتين.
عادةً ما تكون المعرفة المتعلقة بالعمليات موجودة بالفعل في مكان ما:
إجراءات تشغيل قياسية مكتوبة في مستند أو صفحة على Confluence
دليل تفصيلي لتسجيل الشاشة باستخدام Loom
ملاحظات الاجتماع التي ناقش فيها الفريق سير العملية، مستمدة من Granola أو Fireflies
صفحة Notion، تم استيرادها باستخدام موصل Notion
أدلة تفصيلية تم تصديرها من أداة التقاط
قم بتحميلها أو استيرادها أو ربط الأداة بها، وستقوم Gamma باستيرادها مباشرةً، دون الحاجة إلى النسخ واللصق. يستغرق ربط الأداة أقل من دقيقة.
يطرح وكيل «غاما» بضعة أسئلة (من يستخدم هذه العملية، وكم مرة، وما هي المشكلات التي تحدث) ويقسم المصدر إلى أقسام واضحة: الغرض، والأدوار، والخطوات، ونقاط اتخاذ القرار، والاستثناءات، ومصادر الحصول على المساعدة. وتُخصص لكل خطوة تخطيط بصري خاص بها بدلاً من سرد نصي طويل مرقّم.
يمكنك تضمين لقطات شاشة من تطبيقات «تانغو» أو «سكرايب»، ومخططات تم تصديرها من «لوسيدتشارت» أو «ميرو»، ومقاطع فيديو قصيرة توضيحية. اطلب من «غاما» أن تقوم بنفسها بتصوير الأجزاء البسيطة: «حوّل هذه الخطوات الخمس إلى خط زمني مرئي» أو «اعرض الأدوار الثلاثة في شكل مخطط للمسؤوليات».
اختر أي قسم ووصف التغيير المطلوب: «إضافة تعليق تحذيري للخطوة التي عادةً ما يتخطاها المستخدمون»، أو «تبسيط هذا الأمر لمن يبدأ العمل في أول يوم له»، أو «إضافة مثال لكل نقطة اتخاذ قرار».
انشره كرابط يضيفه فريقك إلى قائمة الإشارات المرجعية، أو قم بتصديره إلى ملف PDF لأغراض التدقيق والرجوع إليه في وضع عدم الاتصال بالإنترنت. يعرض الرابط المشترك دائمًا الإصدار الحالي.
المشكلة الأكبر في توثيق العمليات لا تكمن في إعدادها، بل في أن العمليات تتغير بينما الوثائق تبقى على حالها.
تعيين مسؤول عن كل عملية موثقة.
قم بتحديث المصدر، ثم قم بتحديث النسخة المرئية. في Gamma، استخدم ميزة التحرير بالذكاء الاصطناعي لتطبيق التغيير على كل قسم يذكره.
ركز المراجعة على التغييرات، لا على التقويم. قم بتحديث الوثائق عند حدوث تغيير في الأداة أو السياسة أو الفريق، وليس فقط خلال المراجعة السنوية.
ضع تاريخًا على كل شيء. فوجود علامة واضحة تشير إلى «آخر تحديث» يساعد القراء على تحديد ما إذا كان يمكنهم الوثوق بالمعلومات أم لا.
للحصول على شرح تفصيلي حول كيفية الحفاظ على تزامن التدريب، اطلع على كيفية تحديث مجموعات الشرائح التدريبية بسرعة عند تغير العمليات.
بمجرد توثيق إحدى العمليات، قم بتحويلها في Gamma إلى نسخة تدريبية: أقسام أقصر، وأمثلة، وسيناريوهات، واختبارات لمعرفة مدى الاستيعاب. ويظل مستند العملية هو المرجع الأساسي، بينما تقوم مجموعة الشرائح التدريبية بتقديمه. وكلاهما مستمدان من نفس المصدر، لذا يظلان متسقين. تعرف على كيفية تحويل إجراءات التشغيل القياسية (SOP) إلى شرائح تدريبية ، وكيفية تحويل فيديو إرشادي على Loom إلى مجموعة شرائح تدريبية.
فيما يلي كيفية قيام فريق الدعم بتوثيق عملية استرداد الأموال باستخدام عدة أدوات معًا:
التسجيل: يقوم أحد موظفي الدعم بتسجيل سير عمل عملية استرداد الأموال في نظام الفوترة باستخدام أداة التسجيل، مما يؤدي إلى إنشاء لقطات شاشة مصحوبة بتعليقات توضيحية.
الخريطة: يقوم مدير العمليات برسم مخطط لسلسلة الموافقة في Lucidchart: حيث تتم الموافقة على عمليات استرداد الأموال التي تقل عن مبلغ معين من قبل الموظف المباشر، بينما تُحال المبالغ الأكبر إلى رئيس الفريق، وتُحال الرسوم المتنازع عليها إلى قسم الشؤون المالية.
شرح: يقوم الفريق بإدخال السياسة المكتوبة ولقطات الشاشة والرسم التخطيطي إلى منصة «Gamma». ثم يقوم الموظف بتنظيم هذه العناصر في وثيقة مرئية تتضمن: الحالات التي يُسمح فيها بالاسترداد، ومسار الموافقة، والإرشادات التفصيلية خطوة بخطوة، والأخطاء الشائعة، والجهات التي يجب الرجوع إليها.
التدريب: تم إعادة توظيف الوثيقة لتصبح مجموعة شرائح تدريبية قصيرة تتضمن ثلاثة سيناريوهات واقعية لاسترداد الأموال مخصصة للموظفين الجدد.
المحافظة على المعلومات: عندما يتغير حد الموافقة، يقوم الفريق بتحديث الوثيقة ومجموعة الشرائح التدريبية من نفس المصدر.
ابدأ بالسبب. جملة واحدة توضح الغرض من العملية تساعد الناس على التعامل مع الحالات الاستثنائية.
أظهر نقاط اتخاذ القرار. فمعظم الأخطاء تحدث عند نقاط تفرع العملية.
اذكر أسماء الأشخاص، لا الأقسام. عبارة «اسأل فريق الفواتير» غامضة. أما ذكر اسم الشخص المعني فهو واضح.
قم بتوثيق الاستثناءات. المسار السلس سهل. أما الحالات الاستثنائية فهي السبب الذي يدفع الناس إلى الاطلاع على الوثيقة.
افصل بين التفاصيل والنظرة العامة. قم بإنشاء رابط من النظرة العامة المرئية إلى الخطوات التفصيلية.
استخدم العنصر المرئي المناسب لكل جزء: مخطط انسيابي للقرارات وعمليات التسليم، ولقطات شاشة مشروحة لخطوات البرامج، ووثيقة أو عرض تقديمي مصمم يربط بينها جميعًا في سياقها. ويُعد برنامج «Gamma» مفيدًا في هذه المرحلة الأخيرة، حيث يجمع بين النص ولقطات الشاشة والرسوم التخطيطية في وثيقة واحدة سهلة القراءة.
تقوم أدوات التسجيل مثل «تانغو» و«سكرايب» بإنشاء إرشادات تفصيلية خطوة بخطوة أثناء عملك. يمكنك أيضًا استيراد نص التسجيل أو ملاحظات الاجتماع إلى «غاما»، حيث يقوم الموظف بتنظيمها في شكل إجراءات تشغيل قياسية (SOP) مرئية يمكنك تحسينها.
عيّن مسؤولاً عن كل عملية، وقم بتحديث المستندات كلما طرأت تغييرات على العملية، وشاركها كروابط نشطة بدلاً من الملفات. في Gamma، يعمل التحرير المدعوم بالذكاء الاصطناعي على تطبيق التغيير على المستند بأكمله.
لا. بالنسبة لمخططات التدفق وخرائط العمليات المعقدة، استخدم Lucidchart أو Miro وقم بتضمين المخطط في مستند Gamma الخاص بك. يمكن لـ Gamma إنشاء جداول زمنية مرئية بسيطة، وتخطيطات خطوات، وجداول المسؤوليات.
نعم. يمكنك التصدير إلى ملفات PDF أو PowerPoint أو Google Slides مع الحفاظ على التنسيق.
فريقك على دراية بالفعل بكيفية إنجاز العمل. انقل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) والتسجيلات والملاحظات إلى Gamma، وحوّلها إلى وثائق مرئية يقرأها الموظفون فعليًّا، وحافظ على تحديثها مع تغير طبيعة العمل.
