İyi fikirler evrene nasıl ulaşır?
Ücretsiz başlayın
Bir oryantasyon web sitesi için en uygun araç, işin niteliğine göre değişir. BambooHR, Rippling ve Workday gibi İK platformları, evrak işlerini, görevleri ve kaynak tahsisini yönetir. Yeni işe başlayanlara yönelik site için (karşılama, ekip tanıtımları, ilk hafta planı, araçlar ve SSS), Gamma gibi bir web sitesi oluşturucu, mevcut el kitabınızı veya belgelerinizi bir geliştiriciye ihtiyaç duymadan şık ve mobil uyumlu bir siteye dönüştürmenize ve değişiklikler oldukça siteyi güncel tutmanıza olanak tanır.
"Onboarding web sitesi" araması yaptığınızda, çoğunlukla onboarding yazılımlarının listeleriyle karşılaşırsınız. Bu ise farklı bir konudur. Bu kılavuz, bu iki konuyu birbirinden ayırır, mükemmel bir yeni işe alım sitesinin neleri içermesi gerektiğini gösterir ve böyle bir siteyi oluşturmaya yarayan araçları karşılaştırır.
Bu ikisi sürekli birbiriyle karıştırılır ve çoğu şirketin her ikisine de ihtiyacı vardır.
Oryantasyon yazılımı, süreci arka planda yürütür:
İş teklifi mektupları, sözleşmeler ve vergi formları
Hesap açma ve ekipman talepleri
Görev atama ve otomatik hatırlatıcılar
Uyum takibi ve raporlama
Bir oryantasyon web sitesi, yeni işe alınan bir çalışanın fiilen karşılaştığı deneyimdir:
Yönetim ve ekipten sıcak bir karşılama
İlk haftanın programı ve 30/60/90 günlük plan
Kim kimdir: Fotoğraflar ve roller
Kullanacakları araçlar ve bunlara nasıl erişecekleri
Kültür, değerler ve yazılı olmayan kurallar
Her yeni çalışanın sorduğu soruların yanıtları
Oryantasyon yazılımı, dizüstü bilgisayarın teslim edildiğinden emin olur. Oryantasyon web sitesi ise yeni işe alınan çalışana, şirketin onu beklediğini hissettirir.
CEO’nun veya işe alım sorumlusunun kısa bir karşılama videosu ya da notuyla ve ekibin bir fotoğrafıyla başlayın. İlk izlenimler, herhangi bir iş yapılmadan önce oluşur.
Net bir program: nerede olmaları gerektiği, kiminle buluşacakları ve ne üzerinde çalışacakları. Uzaktan çalışanlar, yanlarında sorabilecekleri bir iş arkadaşı olmadığı için buna özellikle ihtiyaç duyar.
Fotoğrafları, görevleri ve hangi konularda kendilerine başvurulabileceği belirtilen ekip üyeleri. İşe alım danışmanını en ön plana çıkarın.
Yeni işe alınan kişinin kullanacağı tüm araçlar, bunların ne işe yaradığı ve nasıl oturum açılacağı ya da erişim talebinde bulunulacağı. Bu bilgileri tekrarlamak yerine kurulum kılavuzlarına bağlantı verin.
İletişim kuralları, toplantı sıklığı, kararların nasıl alındığı ve yazılı olmayan kurallar: hangi iletişim kanalları önemlidir, insanlar ne kadar hızlı yanıt verir, hangi toplantılar isteğe bağlıdır.
Şirketin temsil ettiği değerler, sadece bir kelime listesi değil, hikâyeler ve örnekler aracılığıyla anlatılıyor.
Her yeni çalışanın sorduğu sorular: maaş ödeme tarihleri, izin politikası, masraf bildirim süreci, sosyal haklar konusunda kime danışılacağı. Tüm ayrıntılar için çalışan el kitabına göz atın.
Herkes için ortak bir ana bölümün yanı sıra mühendislik, satış, destek veya yöneticiler için sayfalar.
Çoğu şirketin elinde halihazırda gerekli materyaller mevcuttur: bir çalışan el kitabı, bir işe alım kontrol listesi, eski bir işe alım sunumu ya da bir Notion sayfası. Bunları yükleyin, içe aktarın ya da Notion ile Gamma'yı bağlayın; Gamma içeriği doğrudan alır. Sıfırdan mı başlıyorsunuz? Temsilciye siteyi şöyle tanımlayın: "150 kişilik, uzaktan çalışan bir yazılım şirketinde yeni işe alınanlar için oryantasyon web sitesi."
Gamma'nın temsilcisi birkaç soru sorar (şirketin büyüklüğü, uzaktan mı yoksa ofiste mi çalışılacağı, hangi pozisyonlar için işe alım yapıldığı) ve içeriklerinizi bir web sitesinde düzenler: hoş geldiniz, ilk hafta, ekip, araçlar, çalışma şeklimiz ve SSS. Değişiklik taleplerinizi sade bir dille iletin: "mühendislik pozisyonları için ayrı bir sayfa ekleyin" veya "SSS bölümünü ayrı bir sayfaya taşıyın."
Karşılama videosunu ekleyin, ekip fotoğraflarını ekleyin ve logonuzu yerleştirin. Gamma, mizanpajı otomatik olarak halleder; ayrıca, herhangi bir öğeyi tam olarak istediğiniz yere yerleştirmek için serbest düzenleme moduna geçebilirsiniz. Tonu ayarlamak için yapay zeka düzenleme özelliğini kullanın: "karşılama mesajını daha sıcak ve daha kısa hale getirin."
Sitenin şirketinizin kimliğine uygun görünmesi için marka temanızı veya bir ekip şablonunu uygulayın. Bunu bir şablon olarak kaydedin; böylece her ekip aynı temelden yola çıkarak kendi sürümünü oluşturabilir.
Siteyi yayınlayın ve ilk iş gününden önce hoş geldiniz e-postasında bağlantıyı gönderin. Site hem masaüstü bilgisayarlarda hem de mobil cihazlarda çalışır; böylece yeni çalışanlar işe başlamadan önceki hafta sonu telefonlarından siteyi inceleyebilirler.
Bir araç değiştiğinde veya bir politika güncellendiğinde, siteyi doğrudan düzenleyin. Bağlantıya sahip herkes güncel sürümü görür; böylece ortalıkta eski PDF dosyaları dolaşmaz.
İşte “uzaktan çalışma öncelikli” bir şirketin yeni çalışan oryantasyon sitesine yönelik örnek bir yapı:
Hoş geldiniz: CEO’nun kısa bir videosu, ekip fotoğrafı ve işe alım sorumlusundan bir not
İlk günden önce: Postayla ne geleceği, dizüstü bilgisayarı nasıl kuracağınız ve hangi hesapları etkinleştireceğiniz
İlk haftanız: Toplantı bağlantıları ve tanışacağınız kişilerle birlikte günlük plan
Ekiple tanışın: Fotoğraflar, görevler, saat dilimleri ve “bana şunu sor” notları
Kullandığımız araçlar: Slack, Notion, Linear ve diğerleri; her birinin kullanım amacı ve erişim yöntemi
Uzaktan çalışma yöntemimiz: Asenkron çalışma kuralları, ortak çalışma saatleri ve yardım isteme yöntemleri
30/60/90 gününüz: Kilometre taşları ve başarının neye benzediği
Sıkça Sorulan Sorular: Maaş ödeme tarihleri, izinler, ekipman ve masraflar; tam el kitabına bağlantılar
Görev sayfaları: Mühendislik, satış ve destek için ayrı bölümler
Bu sitenin temelini oluşturan kontrol listesi hakkında bilgi edinmek için, profesyonel görünümlü oryantasyon kontrol listelerinin nasıl hazırlanacağına göz atın.
BambooHR, Rippling ve Workday
Güçlü Yönleri: İş akışı otomasyonu, evrak işleri, kaynak tahsisi ve uyumluluk takibi
En uygun kullanım alanı: Oryantasyon sürecini arka planda yürütmek
Notion ve Confluence
Güçlü yönü: Ekiplerin dokümantasyon amacıyla halihazırda kullandıkları esnek iç wiki sistemleri
En uygun olduğu durumlar: Kapsamlı referans materyalleri ve mevcut wiki'leri içinde yeni çalışanların oryantasyonunu gerçekleştirmek isteyen ekipler
Google Sites
Avantaj: Ücretsiz, basit ve Google Workspace ile entegre
En uygun kullanım alanı: Tasarımın öncelikli olmadığı temel iç sayfalar
Gamma
Güçlü Yön: Geliştiriciye ihtiyaç duymadan, mevcut el kitabınız veya belgelerinizden oluşturulmuş, mobil cihazlara uyumlu, özel olarak tasarlanmış bir tanıtım sitesi
En uygun olduğu durum: Güncellenmesi kolay, yeni işe başlayanlara yönelik sıcak karşılama deneyimi
Dürüst bir değerlendirme: Otomatikleştirilmiş görevlere, elektronik imzaya ve uyumluluk raporlamasına ihtiyacınız varsa, bu iş için özel olarak tasarlanmış bir İK platformu kullanın. Bu platform tam da bu amaçla geliştirilmiştir. Ekibiniz zaten Notion veya Confluence'ı kullanıyorsa, işe alım süreci buradan başlayabilir. Gamma, bu iki platform arasındaki boşluğu doldurur: yeni işe alınanların gerçekten açmaktan keyif aldığı, halihazırda sahip olduğunuz içeriklerden oluşturulan bir site. Çoğu şirket, iş akışı için bir İK platformu, hoş geldiniz süreci için ise bunun gibi bir site kullanır.
İlk iş gününden önce gönderin. Yeni bir işe başlamadan önceki hafta sonu, insanların en çok merak duyduğu zamandır. Onlara keşfedebilecekleri bir şey sunun.
Yüzlerinizi gösterin. Fotoğraflar ve kısa tanıtımlar, yeni bir ekibin daha az ürkütücü gelmesini sağlar.
Hassas bilgileri İK sisteminde saklayın. Maaş, kişisel veriler ve gizli nitelikteki her türlü bilgi, paylaşımlı bir sayfada değil, İK platformunuzda veya intranette yer almalıdır.
Bir insan gibi yazın. Site, bir politika kılavuzu gibi değil, ekibinizin üslubunu yansıtmalı.
Her yeni işe alınan kişiye neyin eksik olduğunu sorun. Sonra bunu ekleyin. Site, her yeni işe alımla birlikte daha da iyi hale geliyor.
Bu, şirketinizin büyüklüğüne ve süreçlerinize bağlıdır. Küçük ekipler genellikle bir kontrol listesi ve iyi tasarlanmış bir oryantasyon sitesi ile oryantasyon sürecini yürütebilir. Şirketiniz büyüdükçe, oryantasyon yazılımı evrak işlerini, kaynak tahsisini ve uyumluluk gerekliliklerini geniş ölçekte yönetirken, site ise misafirperver bir giriş kapısı olarak kalmaya devam eder.
İlk haftaya ait günlük planı, ekipman ve hesap kurulum talimatlarını, zaman dilimlerini içeren ekip rehberini, eşzamansız iletişim kurallarını ve “kime danışılacağı” konusunda net bir kılavuzu ekleyin. Yeni çalışanların hazırlık yapabilmesi için ilk günden önce bunu bir bağlantı olarak paylaşın.
Yayınlamadan önce Gamma planınızda mevcut paylaşım ayarlarını kontrol edin ve içeriğinize uygun erişim düzeyini seçin. Gizli nitelikteki her türlü bilgiyi, sayfaya eklemek yerine İK sisteminizde veya intranette saklayın ve siteden bu bilgilere bağlantı verin.
Hoş geldiniz mesajı, ilk hafta planı, ekip rehberi, araçlar ve erişim bilgileri, ekibin çalışma şekli, kültür ve değerler, sık sorulan sorular ve rollere özel bölümler.
Evet. El kitabını Gamma’ya aktarın, ajanın bunu sayfalara göre yeniden düzenlemesine izin verin ve bir hoş geldiniz mesajı, ekip tanıtımları ile ilk hafta planını ekleyin. El kitabının kendisinin oluşturulmasıyla ilgili olarak, yapay zeka kullanarak çalışan el kitabının nasıl oluşturulacağına bakın.
Gamma kullanarak bir yapay zeka web sitesi nasıl oluşturulur?
Bir Notion sayfasını herkese açık bir web sitesine nasıl dönüştürebilirim?
Yapay zeka, işe alım sunumlarının hazırlanmasında nasıl yardımcı olabilir?
El kitabınız, kontrol listeniz ve ekibiniz zaten hazır. Bunları Gamma’ya aktarın, yeni işe başlayanların gerçekten açmak isteyeceği bir oryantasyon sitesine dönüştürün ve ilk günü sıcak bir karşılama gibi hissettirin.
