ไอเดียดีๆ เข้าสู่จักรวาลได้อย่างไร
เริ่มต้นใช้งานฟรี
เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับเว็บไซต์ปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้นขึ้นอยู่กับลักษณะงาน แพลตฟอร์ม HR เช่น BambooHR, Rippling และ Workday เหมาะสำหรับจัดการเอกสาร งาน และการจัดเตรียมต่างๆ สำหรับเว็บไซต์ที่พนักงานใหม่ใช้งานโดยตรง (เช่น หน้าต้อนรับ การแนะนำทีม แผนงานสัปดาห์แรก เครื่องมือ และคำถามที่พบบ่อย) โปรแกรมสร้างเว็บไซต์อย่าง Gamma จะช่วยให้คุณเปลี่ยนคู่มือหรือเอกสารเดิมของคุณให้เป็นเว็บไซต์ที่สวยงามและใช้งานง่ายบนมือถือได้โดยไม่ต้องจ้างนักพัฒนา และยังสามารถอัปเดตข้อมูลได้อย่างต่อเนื่องเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
หากคุณค้นหาคำว่า "เว็บไซต์ปฐมนิเทศพนักงานใหม่" คุณจะพบรายการซอฟต์แวร์ปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งเป็นงานคนละประเภทกัน คู่มือนี้จะแยกแยะความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้ แสดงให้เห็นว่าเว็บไซต์ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่ดีควรมีอะไรบ้าง และเปรียบเทียบเครื่องมือต่างๆ สำหรับการสร้างเว็บไซต์ดังกล่าว
สองสิ่งนี้มักถูกเข้าใจผิดอยู่เสมอ และบริษัทส่วนใหญ่ต้องการทั้งสองอย่าง
ซอฟต์แวร์การเริ่มต้นใช้งานจะดำเนินการกระบวนการนี้อยู่เบื้องหลัง:
จดหมายเสนอราคา สัญญา และแบบฟอร์มภาษี
การจัดเตรียมบัญชีและการขออุปกรณ์
การมอบหมายงานและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
การติดตามและรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เว็บไซต์ปฐมนิเทศ คือประสบการณ์ที่พนักงานใหม่จะได้พบเจอจริง ๆ:
ได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นจากผู้บริหารและทีมงาน
ตารางเรียนสัปดาห์แรก และแผน 30/60/90 วัน
ใครเป็นใคร พร้อมรูปภาพและบทบาท
เครื่องมือที่พวกเขาจะใช้และวิธีการเข้าถึง
วัฒนธรรม ค่านิยม และกฎเกณฑ์ที่ไม่ได้เขียนไว้
คำตอบสำหรับคำถามที่พนักงานใหม่ทุกคนถาม
ซอฟต์แวร์การปฐมนิเทศช่วยให้แน่ใจว่าแล็ปท็อปมาถึงตรงเวลา เว็บไซต์การปฐมนิเทศทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าบริษัทกำลังรอพวกเขาอยู่
เริ่มต้นด้วยวิดีโอหรือข้อความต้อนรับสั้นๆ จาก CEO หรือผู้จัดการฝ่ายสรรหา พร้อมรูปถ่ายของทีม การสร้างความประทับใจแรกนั้นสำคัญมาก ก่อนที่งานใดๆ จะเริ่มต้นขึ้น
ตารางเวลาที่ชัดเจน: ต้องไปอยู่ที่ไหน จะพบใคร และจะทำงานอะไร พนักงานที่ทำงานทางไกลยิ่งต้องการสิ่งนี้ เพราะไม่มีเพื่อนร่วมงานที่นั่งข้างๆ ให้ถามได้
รูปภาพสมาชิกทีม พร้อมบทบาท และข้อมูลติดต่อ รวมถึงรายชื่อผู้ร่วมงานที่ได้รับการแนะนำ (onboarding buddy) ไว้ด้านหน้าและตรงกลางด้วย
อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องมือทุกอย่างที่พนักงานใหม่จะใช้ หน้าที่ของแต่ละเครื่องมือ และวิธีการเข้าสู่ระบบหรือขอสิทธิ์การเข้าถึง ควรใส่ลิงก์ไปยังคู่มือการตั้งค่าแทนการเขียนซ้ำ
บรรทัดฐานการสื่อสาร จังหวะการประชุม วิธีการตัดสินใจ และกฎที่ไม่ได้เขียนไว้ เช่น ช่องทางการสื่อสารใดสำคัญ ความเร็วในการตอบกลับของแต่ละคน และการประชุมใดบ้างที่ไม่จำเป็น
สิ่งที่บริษัทให้ความสำคัญ บอกเล่าผ่านเรื่องราวและตัวอย่าง ไม่ใช่แค่การ列举คำพูดเพียงอย่างเดียว
คำถามที่พนักงานใหม่ทุกคนถาม: วันจ่ายเงินเดือน นโยบายการลาหยุด ขั้นตอนการเบิกค่าใช้จ่าย และควรสอบถามเกี่ยวกับสวัสดิการจากใคร ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในคู่มือพนักงาน
แกนหลักที่ใช้ร่วมกันสำหรับทุกคน พร้อมด้วยหน้าเว็บสำหรับฝ่ายวิศวกรรม ฝ่ายขาย ฝ่ายสนับสนุน หรือผู้จัดการ
บริษัทส่วนใหญ่มีข้อมูลพื้นฐานอยู่แล้ว เช่น คู่มือพนักงาน รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศ เอกสารนำเสนอการปฐมนิเทศเก่า หรือหน้า Notion เพียงแค่อัปโหลด นำเข้า หรือเชื่อมต่อ Notion แล้ว Gamma จะดึงเนื้อหาเข้ามาโดยตรง แต่ถ้าเริ่มต้นจากศูนย์ ให้บรรยายเว็บไซต์ให้ตัวแทนฟังว่า "เว็บไซต์ปฐมนิเทศสำหรับพนักงานใหม่ในบริษัทซอฟต์แวร์ที่มีพนักงาน 150 คน ทำงานจากระยะไกล"
ตัวแทนของ Gamma จะถามคำถามสองสามข้อ (ขนาดบริษัท ทำงานจากระยะไกลหรือในออฟฟิศ ตำแหน่งงานที่คุณกำลังรับสมัคร) และจัดระเบียบเนื้อหาของคุณลงในเว็บไซต์: หน้าต้อนรับ สัปดาห์แรก ทีม เครื่องมือ วิธีการทำงานของเรา และคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ขอเปลี่ยนแปลงด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย เช่น "เพิ่มหน้าแยกสำหรับตำแหน่งวิศวกร" หรือ "ย้ายคำถามที่พบบ่อยไปไว้ในหน้าของตัวเอง"
ฝังวิดีโอต้อนรับ เพิ่มรูปถ่ายทีม และใส่โลโก้ของคุณ Gamma จะจัดการการจัดวางโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถเปลี่ยนไปใช้การแก้ไขแบบอิสระเพื่อจัดวางองค์ประกอบใดๆ ได้อย่างแม่นยำ ใช้การแก้ไขด้วย AI เพื่อปรับโทนเสียง: "ทำให้คำต้อนรับอบอุ่นและสั้นลง"
ใช้ธีมแบรนด์ของคุณหรือเทมเพลตของทีมเพื่อให้เว็บไซต์ดูเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท บันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อให้แต่ละทีมสามารถสร้างเวอร์ชันของตนเองจากพื้นฐานเดียวกันได้
เผยแพร่เว็บไซต์และส่งลิงก์ในอีเมลต้อนรับก่อนวันเริ่มงาน เว็บไซต์ใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือ ดังนั้นพนักงานใหม่สามารถสำรวจเว็บไซต์บนโทรศัพท์ของตนได้ในช่วงสุดสัปดาห์ก่อนเริ่มงาน
เมื่อเครื่องมือมีการเปลี่ยนแปลงหรือนโยบายได้รับการอัปเดต ให้แก้ไขเว็บไซต์โดยตรง ทุกคนที่มีลิงก์จะเห็นเวอร์ชันปัจจุบัน โดยไม่มีไฟล์ PDF ที่ล้าสมัยหลงเหลืออยู่
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างโครงสร้างเว็บไซต์สำหรับการเริ่มต้นใช้งานของบริษัทที่เน้นการทำงานแบบรีโมทเป็นหลัก:
ยินดีต้อนรับ: วิดีโอสั้นจาก CEO ภาพถ่ายทีม และข้อความจากผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร
ก่อนวันแรก: สิ่งที่จะได้รับทางไปรษณีย์ วิธีการตั้งค่าแล็ปท็อป และบัญชีที่ต้องเปิดใช้งาน
สัปดาห์แรกของคุณ: แผนการแบบวันต่อวัน พร้อมลิงก์การนัดหมายและรายชื่อผู้ที่คุณจะได้พบ
รู้จักทีมงานของเรา: รูปภาพ บทบาท เขตเวลา และหมายเหตุ "ถามฉันเกี่ยวกับ..."
เครื่องมือที่เราใช้: Slack, Notion, Linear และอื่นๆ โดยแต่ละเครื่องมือจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานและวิธีการเข้าใช้งาน
วิธีการทำงานทางไกลของเรา: หลักการทำงานแบบอะซิงโครนัส ชั่วโมงการทำงานทับซ้อนหลัก และวิธีการขอความช่วยเหลือ
30/60/90 วันของคุณ: จุดหมายสำคัญและลักษณะของความสำเร็จ
คำถามที่พบบ่อย: วันจ่ายเงินเดือน วันหยุด อุปกรณ์ และค่าใช้จ่าย พร้อมลิงก์ไปยังคู่มือฉบับเต็ม
หน้ากำหนดบทบาท: มีส่วนแยกต่างหากสำหรับฝ่ายวิศวกรรม ฝ่ายขาย และฝ่ายสนับสนุน
สำหรับรายการตรวจสอบที่อยู่เบื้องหลังเว็บไซต์นี้ โปรดดูวิธีการสร้าง รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานที่ดูเป็นมืออาชีพ
BambooHR, Rippling และ Workday
จุดแข็ง: การทำงานอัตโนมัติ, การจัดการเอกสาร, การจัดหาอุปกรณ์ และการติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เหมาะสำหรับ: การดำเนินงานกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เบื้องหลัง
แนวคิดและการบรรจบกัน
จุดแข็ง: วิกิภายในที่ยืดหยุ่นซึ่งทีมงานใช้สำหรับการจัดทำเอกสารอยู่แล้ว
เหมาะสำหรับ: แหล่งข้อมูลอ้างอิงเชิงลึก และทีมที่ต้องการสร้างระบบการเริ่มต้นใช้งานภายในวิกิที่มีอยู่เดิม
Google Sites
จุดเด่น: ฟรี ใช้งานง่าย และเชื่อมต่อกับ Google Workspace
เหมาะสำหรับ: หน้าเว็บภายในพื้นฐานที่ไม่เน้นการออกแบบเป็นหลัก
แกมมา
จุดแข็ง: เว็บไซต์แนะนำการใช้งานที่ออกแบบมาอย่างดีและใช้งานง่ายบนมือถือ สร้างขึ้นจากคู่มือหรือเอกสารที่มีอยู่เดิมของคุณ โดยไม่ต้องมีนักพัฒนาซอฟต์แวร์
เหมาะสำหรับ: ประสบการณ์การต้อนรับพนักงานใหม่ที่อบอุ่นและง่ายต่อการอัปเดต
ความเห็นที่ตรงไปตรงมา: หากคุณต้องการระบบอัตโนมัติสำหรับงานต่างๆ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้ใช้แพลตฟอร์ม HR โดยเฉพาะ นั่นคือสิ่งที่มันถูกสร้างมาเพื่อ หากทีมของคุณใช้ Notion หรือ Confluence อยู่แล้ว การปฐมนิเทศพนักงานใหม่สามารถเริ่มต้นที่นั่นได้ Gamma จะเข้ามาเติมเต็มช่องว่างระหว่างสองแพลตฟอร์มนี้: เว็บไซต์ที่พนักงานใหม่ชื่นชอบเมื่อเข้ามาเยี่ยมชม สร้างขึ้นจากเนื้อหาที่คุณมีอยู่แล้ว บริษัทส่วนใหญ่ใช้แพลตฟอร์ม HR สำหรับเวิร์กโฟลว์ และใช้เว็บไซต์แบบนี้สำหรับการต้อนรับ
ส่งให้ก่อนวันแรก ช่วงสุดสัปดาห์ก่อนเริ่มงานใหม่เป็นช่วงที่คนเราอยากรู้อยากเห็นมากที่สุด ให้พวกเขาได้ลองสำรวจอะไรบางอย่างดู
แสดงหน้าตา รูปภาพและคำแนะนำสั้นๆ จะทำให้ทีมใหม่รู้สึกไม่น่าเกรงขามมากนัก
เก็บรายละเอียดที่สำคัญไว้ในระบบ HR เงินเดือน ข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลที่เป็นความลับใดๆ ควรอยู่ในแพลตฟอร์ม HR หรืออินทราเน็ตของคุณ ไม่ควรอยู่ในหน้าเว็บที่แชร์ร่วมกัน
เขียนให้เหมือนคนจริงๆ เว็บไซต์ควรมีลักษณะที่สะท้อนถึงทีมงานของคุณ ไม่ใช่คู่มือระเบียบปฏิบัติ
ถามพนักงานใหม่ทุกคนว่าอะไรที่ขาดหายไป แล้วเพิ่มเข้าไป เว็บไซต์จะดีขึ้นเรื่อยๆ ทุกครั้งที่มีการจ้างงานเพิ่ม
ขึ้นอยู่กับขนาดและกระบวนการทำงานของคุณ ทีมขนาดเล็กมักจะสามารถดำเนินการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ได้โดยใช้เพียงเช็คลิสต์และเว็บไซต์ปฐมนิเทศที่ดี เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ซอฟต์แวร์ปฐมนิเทศจะช่วยจัดการเอกสาร การจัดเตรียม และการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่เว็บไซต์ยังคงเป็นประตูต้อนรับที่อบอุ่น
ควรแนบแผนการทำงานรายวันสำหรับสัปดาห์แรก คำแนะนำในการตั้งค่าอุปกรณ์และบัญชี รายชื่อทีมพร้อมเขตเวลา หลักเกณฑ์การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส และคำแนะนำที่ชัดเจนว่า "ควรติดต่อใคร" ส่งลิงก์ให้ก่อนวันเริ่มงานเพื่อให้พนักงานใหม่ได้เตรียมตัว
ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์ที่มีอยู่ในแผน Gamma ของคุณก่อนเผยแพร่ และเลือกระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมกับเนื้อหาของคุณ สำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ ให้เก็บไว้ในระบบ HR หรืออินทราเน็ตของคุณ และเชื่อมโยงไปยังข้อมูลนั้นจากเว็บไซต์แทนที่จะใส่ไว้ในหน้าเว็บ
ประกอบด้วยส่วนต้อนรับ แผนงานสัปดาห์แรก รายชื่อทีม เครื่องมือและการเข้าถึง วิธีการทำงานของทีม วัฒนธรรมและค่านิยม คำถามที่พบบ่อย และส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับบทบาทหน้าที่
ใช่ค่ะ นำคู่มือเข้าสู่ Gamma แล้วให้เอเจนต์จัดโครงสร้างใหม่เป็นหน้าๆ จากนั้นเพิ่มคำต้อนรับ การแนะนำทีม และแผนงานสัปดาห์แรก สำหรับการสร้างคู่มือเอง โปรดดูวิธีการ สร้างคู่มือพนักงานด้วย AI
คู่มือ รายการตรวจสอบ และทีมงานของคุณมีอยู่แล้ว นำสิ่งเหล่านี้มาใช้ใน Gamma เปลี่ยนให้เป็นเว็บไซต์ปฐมนิเทศที่พนักงานใหม่ต้องการเปิดดู และทำให้วันแรกของการทำงานรู้สึกเหมือนได้รับการต้อนรับ
