ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างบทความฐานความรู้พร้อมภาพประกอบ

สำหรับแพลตฟอร์มฐานความรู้ (การค้นหา สิทธิ์การเข้าถึง และการจัดการตั๋ว) เครื่องมืออย่าง Zendesk Guide, Confluence, Notion, Slite และ Document360 ถือเป็นมาตรฐาน ส่วนการทำให้บทความดูน่าสนใจยิ่งขึ้น (การ์ดแบบทีละขั้นตอน ภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบาย และวิดีโอฝังตัว) Gamma จะแปลงบทความข้อความหรือ SOP ที่มีอยู่ให้เป็นหน้าเว็บที่ออกแบบมาอย่างดี สามารถอ่านและสแกนได้ง่าย และคุณสามารถเผยแพร่เป็นลิงก์หรือลิงก์จากฐานความรู้ของคุณได้

บทความในฐานความรู้ส่วนใหญ่เป็นข้อความยาวเหยียด ถึงแม้จะถูกต้อง ค้นหาได้ แต่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำความเข้าใจเมื่อผู้ใช้กำลังตั้งค่าอยู่แล้วติดขัด คู่มือนี้จะอธิบายว่าทำไมบทความแบบภาพจึงได้ผลดีกว่า เปรียบเทียบแพลตฟอร์มฐานความรู้ชั้นนำอย่างตรงไปตรงมา และแสดงวิธีการเพิ่มเลเยอร์ภาพลงในบทความที่สำคัญที่สุด

เหตุใดบทความฐานความรู้แบบภาพจึงได้รับความสนใจและมีคนอ่านมาก

คนส่วนใหญ่มักเปิดบทความช่วยเหลือขณะที่กำลังทำงานอยู่ พวกเขาจะสแกนหาขั้นตอนที่ตัวเองติดอยู่ ไม่ได้อ่านตั้งแต่ต้นจนจบ ภาพประกอบช่วยได้ในหลายๆ ด้าน:

• ภาพหน้าจอช่วยยืนยันตำแหน่งที่ตั้ง คำว่า "คลิกการตั้งค่า" นั้นคลุมเครือ แต่ภาพหน้าจอที่แสดงปุ่มที่ถูกไฮไลต์นั้นชัดเจนกว่า

• บัตรแสดงขั้นตอนช่วยให้เห็นความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน แต่ละขั้นตอนจะแสดงให้ผู้อ่านเห็นอย่างชัดเจนว่าพวกเขากำลังอยู่ที่จุดใด

• วิดีโอแสดงการเคลื่อนไหว การลากและวาง เวิร์กโฟลว์หลายหน้าจอ และท่าทางต่างๆ นั้นดูได้ง่ายกว่าการอธิบายด้วยคำพูด

• ข้อความแจ้งเตือนช่วยจับผิด คำเตือนที่จัดรูปแบบอย่างชัดเจนก่อนขั้นตอนที่มีความเสี่ยงจะช่วยป้องกันปัญหาและนำไปสู่การแจ้งปัญหาไปยังฝ่ายสนับสนุน

• โครงสร้างที่ชัดเจนช่วยให้ผู้อ่านอ่านแบบคร่าวๆ ได้ง่ายขึ้น หัวข้อ ส่วนย่อยๆ และรูปแบบที่สม่ำเสมอ ช่วยให้ผู้อ่านเข้าถึงสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

บทความที่ดีขึ้นหมายถึงคำถามประเภท "ฉันทำตามบทความแล้วแต่ไม่ได้ผล" น้อยลง และลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเองมากขึ้น

แพลตฟอร์มฐานความรู้ เปรียบเทียบกัน

คู่มือ Zendesk

• จุดแข็ง: การผสานรวมอย่างแน่นหนากับระบบตั๋วสนับสนุนของ Zendesk, การแนะนำบทความ และการรายงานการเบี่ยงเบนประเด็น

• เหมาะสำหรับ: ทีมสนับสนุนที่ใช้งาน Zendesk อยู่แล้ว

จุดบรรจบกัน

• จุดแข็ง: ระบบเอกสารภายในที่ละเอียดถี่ถ้วน การจัดการสิทธิ์ และการผสานรวมกับ Jira

• เหมาะสำหรับ: ฐานข้อมูลความรู้ภายในสำหรับทีมวิศวกรรมและทีมผลิตภัณฑ์

แนวคิด

• จุดแข็ง: หน้าเว็บและฐานข้อมูลที่ยืดหยุ่น ซึ่งทีมงานใช้งานอยู่เป็นประจำทุกวัน

• เหมาะสำหรับ: ทีมขนาดเล็กและวิกิภายในองค์กรที่ต้องการความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลง

สไลต์

• จุดแข็ง: ฐานข้อมูลความรู้ภายในองค์กรที่สะอาด เป็นระเบียบ และเน้นเฉพาะจุด พร้อมระบบค้นหาด้วย AI

• เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการวิกิภายในองค์กรที่เรียบง่ายและเป็นระเบียบ

เอกสาร360

• จุดแข็ง: ฐานข้อมูลความรู้ที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ พร้อมระบบการจัดการเวอร์ชัน หมวดหมู่ และการวิเคราะห์ข้อมูล

• เหมาะสำหรับ: การจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์สำหรับสาธารณะและการบริการตนเองของลูกค้าในวงกว้าง

แกมมา

• จุดแข็ง: การแปลงบทความข้อความให้เป็นหน้าเว็บที่มีการออกแบบและภาพประกอบที่สวยงาม พร้อมการ์ดแสดงขั้นตอน ภาพหน้าจอ และวิดีโอฝังตัว

• เหมาะสำหรับ: รูปแบบภาพของบทความสำคัญที่สุดของคุณ ซึ่งเชื่อมโยงจากฐานความรู้ของคุณ

ความเห็นที่ตรงไปตรงมา: Gamma ไม่ใช่แพลตฟอร์มฐานความรู้ มันไม่สามารถทดแทนการค้นหา การอนุญาต การผสานรวมระบบตั๋ว หรือการวิเคราะห์บทความได้ และคุณควรเลือกแพลตฟอร์มฐานความรู้ตามความต้องการเหล่านั้น Gamma เป็นเครื่องมือที่ทำให้บทความดูน่าสนใจและเข้าใจง่ายขึ้น จากนั้นจึงเผยแพร่เป็นหน้าเว็บที่คุณสามารถเชื่อมโยงจากฐานความรู้ของคุณได้

ควรแสดงภาพบทความใดบ้างก่อน

คุณไม่จำเป็นต้องออกแบบบทความใหม่ทั้งหมด เริ่มจากบทความที่ภาพประกอบมีผลกระทบมากที่สุดก่อน:

1. สาเหตุหลักที่ทำให้เกิดคำถามเข้ามา ลองดูคำถามที่พบบ่อยที่สุด หากมีบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้อยู่แล้ว แต่ยังมีคำถามเข้ามาเรื่อยๆ แสดงว่าบทความนั้นอาจไม่ชัดเจนเพียงพอ

2. การแนะนำและการเริ่มต้นใช้งาน ผู้ใช้ใหม่จะตัดสินผลิตภัณฑ์ของคุณจากประสบการณ์ครั้งแรก ดังนั้นจงทำให้ขั้นตอนแรกๆ นั้นง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

3. การตั้งค่าหลายขั้นตอน การผสานรวม การกำหนดค่า และสิ่งใดก็ตามที่มีขั้นตอนมากกว่าสองสามขั้นตอน

4. ส่วนต่อประสานภาพ งานใดๆ ก็ตามที่ผู้อ่านจำเป็นต้องค้นหาบางสิ่งบนหน้าจอ

5. การกระทำที่มีความเสี่ยงสูง การลบข้อมูล การเปลี่ยนแปลงการเรียกเก็บเงิน หรือสิ่งใดก็ตามที่ยากต่อการแก้ไข ควรมีคำเตือนและภาพประกอบที่ชัดเจน

การเพิ่มเลเยอร์ภาพด้วยค่าแกมมา

ขั้นตอนที่ 1: นำบทความที่มีอยู่เข้ามา

นำเข้าบทความช่วยเหลือที่มีอยู่แล้ว หน้า Confluence หรือ SOP หรือเชื่อมต่อ Notion และดึงหน้าเว็บเข้ามาโดยตรง ข้ามขั้นตอนการคัดลอกและวาง และ Gamma จะสร้างจากแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: ให้ตัวแทนทำการปรับโครงสร้างใหม่

ตัวแทนของแกมมาถามคำถามสองสามข้อ (ผู้อ่านคือใครและพวกเขากำลังพยายามทำอะไร) และปรับโครงสร้างบทความใหม่ให้เป็นส่วนๆ ที่ชัดเจน ได้แก่ สิ่งที่คุณต้องใช้ ขั้นตอน สิ่งที่คาดหวัง และการแก้ไขปัญหา แต่ละขั้นตอนจะมีภาพการ์ดแยกต่างหากแทนที่จะเป็นย่อหน้าที่มีหมายเลขกำกับ

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มภาพหน้าจอ ภาพ GIF และวิดีโอ

เพิ่มภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายสำหรับแต่ละขั้นตอน ฝังวิดีโอสาธิตสั้นๆ หรือใส่ GIF ที่แสดงการโต้ตอบที่สำคัญ ขอให้ Gamma เพิ่มข้อความเตือน: "เพิ่มคำเตือนก่อนขั้นตอนที่สี่ว่าไม่สามารถย้อนกลับได้"

ขั้นตอนที่ 4: กระชับเนื้อหาด้วยการแก้ไขโดย AI

เลือกส่วนใดส่วนหนึ่งแล้วอธิบายการเปลี่ยนแปลง เช่น "ทำให้ขั้นตอนเหล่านี้สั้นลง" "เพิ่มส่วนการแก้ไขปัญหาสำหรับข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดสามข้อ" หรือ "เขียนใหม่สำหรับผู้ใช้ครั้งแรก"

ขั้นตอนที่ 5: เผยแพร่และเชื่อมโยงจากฐานความรู้ของคุณ

เผยแพร่บทความในรูปแบบเพจ Gamma โดยใช้ธีมแบรนด์ของคุณ จากนั้นสร้างลิงก์ไปยังบทความนั้นจากฐานความรู้ วิดเจ็ตช่วยเหลือ หรือมาโครสนับสนุนของคุณ เมื่อผลิตภัณฑ์มีการเปลี่ยนแปลง ให้ทำการอัปเดตเพจโดยตรง และทุกลิงก์จะแสดงเวอร์ชันปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 6: ปรับขนาดโดยใช้แม่แบบ

บันทึกบทความภาพประกอบที่ดีที่สุดของคุณเป็นเทมเพลตสำหรับทีม บทความใหม่ทุกชิ้นจะเริ่มต้นด้วยโครงสร้าง รูปแบบ และคำอธิบายประกอบแบบเดียวกัน เพื่อให้เนื้อหาช่วยเหลือของคุณมีความสม่ำเสมอแม้จะมีคนเขียนมากขึ้นก็ตาม

ตัวอย่าง: การเขียนบทความบูรณาการที่มีเนื้อหาสาระเยอะขึ้นใหม่

นี่คือวิธีที่ทีมสนับสนุนอาจนำบทความทั่วไปเรื่อง "เชื่อมต่อ CRM ของคุณ" มาปรับปรุงใหม่:

ก่อนหน้านี้: มีขั้นตอนทั้งหมดสิบสองขั้นตอนเรียงเป็นข้อความยาวๆ โดยชื่อการตั้งค่าเป็นตัวหนา และไม่มีภาพหน้าจอ มีคำถามเกี่ยวกับการผสานรวมเข้ามาเรื่อยๆ

หลังจากนั้น สร้างใหม่ในแกมมา:

1. สิ่งที่คุณต้องมี: สิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบและคีย์ API ซึ่งแสดงไว้ในรูปแบบเช็คลิสต์สั้นๆ

2. การ์ดขั้นตอน: การ์ดหนึ่งใบต่อหนึ่งขั้นตอน โดยแต่ละใบจะมีภาพหน้าจอที่ไฮไลต์แสดงตำแหน่งที่ต้องคลิกอย่างชัดเจน

3. วิดีโอสั้น: วิดีโอสาธิตวิธีการเชื่อมต่อทั้งหมด ฝังไว้ด้านบนสำหรับผู้ที่ต้องการรับชม

4. คำเตือน: ก่อนขั้นตอนการแมปฟิลด์ โปรดทราบว่าการแมปจะเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่เดิม

5. ตัวอย่างของความสำเร็จ: ภาพหน้าจอแสดงการเชื่อมต่อที่ใช้งานได้ เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่างานเสร็จสมบูรณ์แล้ว

6. การแก้ไขปัญหา: ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด 3 ประการจากรายงานปัญหาล่าสุด พร้อมวิธีแก้ไขในแต่ละข้อ

แพลตฟอร์ม KB ยังคงจัดการการค้นหาและการส่งต่อคำร้องขอความช่วยเหลือ ส่วนบทความนั้น ลูกค้าสามารถติดตามได้จริงแล้ว

ฐานข้อมูลความรู้ภายในองค์กรเทียบกับฐานข้อมูลความรู้ที่ลูกค้าเข้าถึงได้

บทความที่มีภาพประกอบช่วยได้ทั้งสองกรณี แต่ลำดับความสำคัญแตกต่างกัน

ศูนย์ช่วยเหลือลูกค้า

• เป้าหมาย: ลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุน

• สิ่งที่สำคัญที่สุด: ภาพหน้าจอที่ชัดเจน วิดีโอสั้น ๆ และคำอธิบายการแก้ไขปัญหาที่เขียนขึ้นจากประสบการณ์จริง

• ลำดับความสำคัญด้านการแสดงผล: คู่มือเริ่มต้นใช้งาน การเชื่อมต่อกับระบบอื่น การเรียกเก็บเงิน และการตั้งค่าบัญชี

ฐานความรู้ภายใน

• เป้าหมาย: พนักงานสามารถหาคำตอบได้โดยไม่รบกวนเพื่อนร่วมทีม

• สิ่งที่สำคัญที่สุด: กระบวนการที่แม่นยำ เจ้าของที่ระบุชื่อ และวันที่ "อัปเดตล่าสุด" ที่มองเห็นชัดเจน

• ลำดับความสำคัญด้านภาพ: กระบวนการปฐมนิเทศ การดำเนินการซ้ำๆ และเครื่องมือที่ทุกทีมใช้

สำหรับบทความภายในองค์กร แหล่งข้อมูลมักจะอยู่ใน Confluence หรือ Notion อยู่แล้ว เก็บไว้ที่นั่นเพื่อใช้อ้างอิง และสร้างเวอร์ชันภาพใน Gamma สำหรับขั้นตอนที่ผู้คนใช้บ่อยที่สุด สำหรับบทความที่เผยแพร่สู่ลูกค้า ให้เผยแพร่หน้าเว็บแบบภาพและเชื่อมโยงไปยังหน้านั้นจากบทความที่เกี่ยวข้องในศูนย์ช่วยเหลือของคุณ เพื่อให้การค้นหายังคงพบได้ และลูกค้าสามารถเข้าถึงสิ่งที่เข้าใจง่าย

ไม่ว่าคุณจะเขียนให้กลุ่มเป้าหมายใด กฎเดียวกันก็ใช้ได้เสมอ: บทความที่มีภาพประกอบจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อเป็นข้อมูลที่ทันสมัย ​​เลือกผู้รับผิดชอบสำหรับแต่ละบทความ และตรวจสอบแก้ไขทุกครั้งที่ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการที่อธิบายในบทความมีการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับสำหรับบทความภาพที่ช่วยลดจำนวนใบสั่งปรับ

• หนึ่งการกระทำต่อหนึ่งขั้นตอน ถ้าขั้นตอนใดระบุว่า "และ" ก็อาจหมายถึงสองขั้นตอนย่อย

• เน้นเฉพาะส่วนที่ต้องการเน้น อย่าแค่จับภาพ การจับภาพหน้าจอโดยใช้กรอบหรือลูกศรล้อมรอบปุ่มด้านขวาจะดีกว่าการจับภาพแบบเต็มหน้าจอ

• ควรทำวิดีโอให้สั้น คลิปสั้นๆ ที่แสดงเฉพาะส่วนที่ยากจะมีประโยชน์มากกว่าวิดีโอสาธิตยาวๆ

• เขียนวิธีแก้ไขปัญหาจากตั๋วปัญหาจริง คิวการสนับสนุนของคุณจะบอกคุณได้อย่างชัดเจนว่าผู้คนติดปัญหาตรงจุดไหน

• อัปเดตภาพหน้าจอให้ตรงกับผลิตภัณฑ์ ภาพหน้าจอที่ล้าสมัยแย่กว่าไม่มีภาพหน้าจอเลย ตรวจสอบบทความเกี่ยวกับภาพหลังจากการเปลี่ยนแปลง UI ทุกครั้ง

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะเพิ่มรูปภาพลงในบทความฐานความรู้ได้อย่างไร?

เพิ่มภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายประกอบในแต่ละขั้นตอน ฝังวิดีโอสั้นหรือ GIF สำหรับการโต้ตอบที่ซับซ้อน และใช้คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับคำเตือนและเคล็ดลับ แพลตฟอร์มฐานความรู้ส่วนใหญ่รองรับการฝังรูปภาพและวิดีโอ Gamma สามารถสร้างบทความใหม่เป็นหน้าเว็บแบบภาพเต็มรูปแบบพร้อมการ์ดขั้นตอนที่คุณสามารถเชื่อมโยงจากฐานความรู้ของคุณได้

ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ใดดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็ก?

Notion และ Slite เป็นที่นิยมในหมู่ทีมขนาดเล็กเนื่องจากใช้งานง่ายและยืดหยุ่น หากระบบสนับสนุนของคุณใช้ Zendesk Zendesk Guide จะเชื่อมต่อกับตั๋วโดยตรง สำหรับเอกสารผลิตภัณฑ์สาธารณะขนาดใหญ่ Document360 ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะ

ฉันสามารถแปลงเอกสารช่วยเหลือเป็นเว็บไซต์ได้หรือไม่?

ใช่แล้ว คุณสามารถนำเข้าเอกสารช่วยเหลือของคุณลงใน Gamma และเผยแพร่เป็นหน้าเว็บหรือเว็บไซต์ที่มีตราสินค้าของคุณได้ ดูวิธี การแปลงเอกสารเป็นเว็บไซต์ได้ที่นี่

Gamma เป็นแพลตฟอร์มฐานความรู้ใช่หรือไม่?

ไม่ค่ะ Gamma ไม่มีฟังก์ชันการค้นหาในฐานความรู้ การอนุญาต หรือการผสานรวมกับระบบตั๋ว ให้ใช้ Gamma ในการสร้างบทความภาพก่อน แล้วค่อยเชื่อมโยงไปยังบทความเหล่านั้นจากแพลตฟอร์มฐานความรู้ของคุณค่ะ

ฉันสามารถส่งออกบทความเป็นไฟล์ PDF ได้หรือไม่?

ใช่ค่ะ สามารถส่งออกเป็นไฟล์ PDF, PowerPoint หรือ Google Slides โดยคงรูปแบบเดิมไว้ได้

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ทางเลือกอื่นของ Confluence

• ทางเลือกแนวคิด

• แปลงเอกสารเป็นเว็บไซต์

• แปลงหน้า Confluence ให้เป็นงานนำเสนอ

สร้างบทความช่วยเหลือที่ผู้คนสามารถปฏิบัติตามได้จริง

ฐานความรู้ของคุณมีคำตอบอยู่แล้ว นำบทความที่สำคัญที่สุดของคุณมาไว้ใน Gamma เปลี่ยนให้เป็นหน้าเว็บที่มีภาพประกอบและขั้นตอนการใช้งาน เพื่อช่วยให้ลูกค้าแก้ปัญหาได้ด้วยตนเอง

ทดลองใช้ Gamma ฟรี →