Как хорошие идеи попадают во Вселенную
Начните бесплатно
Выбор оптимального инструмента для создания сайта по адаптации новых сотрудников зависит от конкретной должности. HR-платформы, такие как BambooHR, Rippling и Workday, позволяют управлять документацией, задачами и настройкой доступа. Что касается самого сайта для новых сотрудников (приветствие, знакомство с командой, план на первую неделю, инструменты и часто задаваемые вопросы), то конструктор сайтов, такой как Gamma, позволяет без привлечения разработчика превратить существующее руководство или документы в профессионально оформленный, оптимизированный для мобильных устройств сайт и обновлять его по мере изменения ситуации.
Если ввести в поиск «сайт для адаптации новых сотрудников», то в основном появятся списки программ для адаптации. Но это совсем другое дело. В этом руководстве мы разграничиваем эти два понятия, рассказываем, что должен включать в себя качественный сайт для адаптации новых сотрудников, и сравниваем инструменты для его создания.
Эти два понятия постоянно путают, а большинству компаний нужны оба.
Программное обеспечение для адаптации новых сотрудников управляет этим процессом в фоновом режиме:
Письма с предложением о приеме на работу, договоры и налоговые формы
Подготовка учетных записей и заявки на оборудование
Назначение задач и автоматические напоминания
Мониторинг соблюдения требований и отчетность
Веб-сайт для адаптации новых сотрудников — это то, что на самом деле видит новый сотрудник:
Теплый привет от руководства и коллектива
Расписание на первую неделю и план на 30, 60 и 90 дней
Кто есть кто: с фотографиями и ролями
Какие инструменты они будут использовать и как получить к ним доступ
Культура, ценности и неписаные правила
Ответы на вопросы, которые задает каждый новый сотрудник
Программное обеспечение для адаптации новых сотрудников гарантирует, что ноутбук будет предоставлен. Веб-сайт для адаптации новых сотрудников создает у нового сотрудника ощущение, что компания ждала его.
Начните с короткого приветственного видео или обращения генерального директора или менеджера по подбору персонала, а также с фотографии команды. Первое впечатление складывается ещё до того, как будет выполнена какая-либо задача.
Четкий график: где нужно находиться, с кем встретиться и над чем работать. Это особенно важно для удаленных сотрудников, ведь у них нет соседа по рабочему месту, к которому можно обратиться за разъяснениями.
Список членов команды с фотографиями, описанием должностей и информацией о том, по каким вопросам к ним можно обращаться. Поместите на видном месте информацию о наставнике, помогающем новым сотрудникам освоиться.
Все инструменты, которыми будет пользоваться новый сотрудник, их назначение, а также инструкции по входу в систему или подаче заявки на доступ. Приводите ссылки на руководства по настройке, а не повторяйте их содержание.
Нормы общения, ритм проведения совещаний, порядок принятия решений и неписаные правила: какие каналы связи имеют значение, как быстро люди отвечают, какие совещания не являются обязательными.
То, что представляет собой компания, рассказанное через истории и примеры, а не просто перечисление слов.
Вопросы, которые задает каждый новый сотрудник: даты выплаты заработной платы, порядок предоставления отпусков, порядок возмещения расходов, к кому обращаться по вопросам льгот. Ссылка на руководство для сотрудников, где приведены все подробности.
Общий модуль для всех, а также разделы для инженеров, сотрудников отдела продаж, службы поддержки и руководителей.
У большинства компаний уже есть исходный материал: руководство для сотрудников, чек-лист по адаптации, старая презентация по адаптации или страница в Notion. Загрузите, импортируйте или подключите Notion — и Gamma сразу же загрузит контент. Начинаете с нуля? Опишите сайт агенту: «сайт для адаптации новых сотрудников в удалённой софтверной компании со штатом 150 человек».
Представитель Gamma задает несколько вопросов (размер компании, удаленная работа или в офисе, какие должности вы набираете) и структурирует ваш контент в виде сайта: приветствие, первая неделя, команда, инструменты, как мы работаем и часто задаваемые вопросы. Просите внести изменения простым языком: «добавьте отдельную страницу для набора инженеров» или «перенесите раздел «Часто задаваемые вопросы» на отдельную страницу».
Вставьте приветственное видео, добавьте фотографии команды и разместите свой логотип. Gamma автоматически формирует макет, а вы можете переключиться в режим свободного редактирования, чтобы точно расположить любой элемент. Воспользуйтесь функцией редактирования с помощью ИИ, чтобы скорректировать тон: «сделайте приветствие более дружелюбным и кратким».
Примените фирменный стиль вашей компании или шаблон команды, чтобы сайт выглядел в соответствии с имиджем вашей компании. Сохраните его в качестве шаблона, чтобы каждая команда могла создать свою собственную версию на основе одного и того же шаблона.
Опубликуйте сайт и отправьте ссылку в приветственном письме до первого рабочего дня. Сайт доступен как на компьютере, так и на мобильных устройствах, поэтому новые сотрудники смогут ознакомиться с ним на своём телефоне в выходные перед началом работы.
При смене инструмента или обновлении политики просто редактируйте сайт напрямую. Все, у кого есть ссылка, увидят актуальную версию, и нигде не будет разбросано устаревших PDF-файлов.
Вот пример структуры сайта для адаптации новых сотрудников в компании, ориентированной на удаленную работу:
Приветствие: короткое видео от генерального директора, фотография команды и обращение от менеджера по подбору персонала
Перед первым днём: что вы получите по почте, как настроить ноутбук и какие учетные записи нужно активировать
Ваша первая неделя: пошаговый план с ссылками на встречи и списком людей, с которыми вы познакомитесь
Знакомьтесь с командой: фотографии, должности, часовые пояса и заметки «Спросите меня о...»
Инструменты, которые мы используем: Slack, Notion, Linear и другие — для чего предназначен каждый из них и как получить к ним доступ
Как мы работаем удаленно: нормы асинхронной работы, часы максимальной активности и как обращаться за помощью
Ваши 30/60/90 дней: основные этапы и критерии успеха
Часто задаваемые вопросы: даты выплаты заработной платы, отпуска, оборудование и расходы, со ссылками на полный текст руководства
Страницы с описанием должностей: отдельные разделы для инженерного отдела, отдела продаж и службы поддержки
Чтобы ознакомиться с контрольным списком, лежащим в основе этого сайта, прочитайте статью о том, как создавать профессионально оформленные контрольные списки для адаптации новых сотрудников.
BambooHR, Rippling и Workday
Преимущества: автоматизация рабочих процессов, ведение документации, настройка ресурсов и отслеживание соблюдения нормативных требований
Идеально подходит для: организации процесса адаптации новых сотрудников «за кулисами»
Notion и Confluence
Преимущество: гибкие внутренние вики-системы, которые команды уже используют для ведения документации
Идеально подходит для: подробных справочных материалов и команд, которым требуется внедрение новых сотрудников в рамках существующей вики-системы
Google Sites
Преимущество: бесплатный, простой и интегрированный с Google Workspace
Идеально подходит для: простых внутренних страниц, когда дизайн не является приоритетом
Гамма
Преимущество: специально разработанный, оптимизированный для мобильных устройств сайт для введения в курс дела, созданный на основе вашего существующего руководства или документации без привлечения разработчиков
Идеально подходит для: создания гостеприимной атмосферы при приеме новых сотрудников, которую легко обновлять
Честный совет: если вам нужны автоматизация задач, электронные подписи и отчетность по соблюдению нормативных требований — используйте специализированную HR-платформу. Именно для этого она и создана. Если ваша команда уже активно использует Notion или Confluence, процесс адаптации новых сотрудников можно начать именно там. Gamma заполняет пробел между ними: это сайт, который новым сотрудникам действительно приятно открывать, созданный на основе контента, который у вас уже есть. Большинство компаний используют HR-платформу для организации рабочих процессов, а сайт подобного рода — для приветствия новых сотрудников.
Отправьте это до первого рабочего дня. Именно в выходные перед началом новой работы у людей возникает наибольший интерес. Дайте им что-нибудь, с чем они смогут ознакомиться.
Покажите свои лица. Фотографии и краткие представления помогают новой команде почувствовать себя более непринуждённо.
Храните конфиденциальную информацию в системе управления персоналом. Данные о заработной плате, личные данные и любая другая конфиденциальная информация должны храниться на вашей HR-платформе или в интранете, а не на общей странице.
Пишите как обычный человек. Текст на сайте должен отражать стиль вашей команды, а не напоминать руководство по правилам.
Спросите каждого нового сотрудника, чего не хватало. А затем добавьте это. Сайт становится лучше с каждым новым сотрудником.
Это зависит от размера вашей компании и используемого процесса. Небольшие команды зачастую могут проводить адаптацию новых сотрудников с помощью контрольного списка и хорошо организованного сайта для адаптации. По мере роста компании программное обеспечение для адаптации новых сотрудников берет на себя обработку документов, настройку доступа и обеспечение соответствия нормативным требованиям в больших масштабах, в то время как сайт по-прежнему остается гостеприимным «входом» в компанию.
Включите в него пошаговый план действий на первую неделю, инструкции по настройке оборудования и учетной записи, список сотрудников с указанием часовых поясов, правила асинхронного общения, а также четкие рекомендации о том, к кому обращаться за помощью. Разошлите его в виде ссылки до начала работы, чтобы новые сотрудники могли подготовиться.
Перед публикацией ознакомьтесь с настройками доступа, доступными в рамках вашего тарифного плана Gamma, и выберите уровень доступа, соответствующий вашему контенту. Конфиденциальную информацию храните в системе управления персоналом или в интранете и размещайте на сайте ссылки на неё, а не саму информацию.
Приветствие, план действий на первую неделю, список членов команды, инструменты и права доступа, принципы работы команды, корпоративная культура и ценности, часто задаваемые вопросы, а также разделы, посвящённые конкретным должностям.
Да. Импортируйте руководство в Gamma, позвольте агенту разбить его на страницы, а затем добавьте приветственное слово, информацию о команде и план на первую неделю. Что касается создания самого руководства, ознакомьтесь с инструкцией по созданию руководства для сотрудников с помощью ИИ.
У вас уже есть руководство, чек-лист и команда. Воспользуйтесь ими в Gamma, превратите их в сайт для адаптации новых сотрудников, который им действительно захочется открыть, и сделайте так, чтобы первый рабочий день стал для них настоящим праздником.
