Cum ajung ideile bune în univers
Începeți gratuit
Cel mai bun instrument pentru un site web de integrare depinde de postul respectiv. Platformele de resurse umane precum BambooHR, Rippling și Workday se ocupă de documentație, sarcini și alocarea resurselor. Pentru site-ul destinat noilor angajați (mesajul de bun venit, prezentarea echipei, planul pentru prima săptămână, instrumentele și întrebările frecvente), un constructor de site-uri precum Gamma vă permite să transformați manualul sau documentele existente într-un site bine realizat și optimizat pentru dispozitive mobile, fără a avea nevoie de un dezvoltator, și să îl mențineți actualizat pe măsură ce lucrurile se schimbă.
Dacă cauți „site de integrare”, vei găsi în mare parte liste cu programe de integrare. Este vorba de ceva cu totul diferit. Acest ghid face distincția între cele două, prezintă elementele pe care le conține un site de integrare de calitate și compară instrumentele disponibile pentru crearea unui astfel de site.
Aceste două noțiuni sunt adesea confundate, iar majoritatea companiilor au nevoie de ambele.
Software-ul de integrare gestionează procesul în fundal:
Scrisori de ofertă, contracte și formulare fiscale
Configurarea conturilor și solicitările de echipamente
Alocarea sarcinilor și mementourile automate
Monitorizarea și raportarea conformității
Un site web de integrare reprezintă experiența pe care o are efectiv un nou angajat:
O primire călduroasă din partea conducerii și a echipei
Programul pentru prima săptămână și planul pentru 30/60/90 de zile
Cine e cine, cu fotografii și roluri
Instrumentele pe care le vor folosi și cum se poate obține accesul la acestea
Cultura, valorile și regulile nescrise
Răspunsuri la întrebările pe care le pune orice angajat nou
Software-ul de integrare se asigură că laptopul este livrat. Un site web de integrare îi dă noului angajat senzația că firma îl aștepta.
Începeți cu un scurt videoclip de bun venit sau cu un mesaj din partea directorului general sau a responsabilului cu recrutarea, însoțit de o fotografie a echipei. Prima impresie se formează înainte ca vreo sarcină să fie îndeplinită.
Un program clar: unde trebuie să se afle, cu cine se vor întâlni și la ce vor lucra. Angajații care lucrează de la distanță au nevoie de acest lucru în mod special, întrucât nu au un coleg de birou pe care să-l întrebe.
Membrii echipei, cu fotografii, rolurile lor și motivele pentru care poți apela la ei. Prezintă-l pe colegul responsabil de integrare în prim-plan.
Fiecare instrument pe care îl va folosi noul angajat, la ce servește și cum se poate autentifica sau solicita accesul. Includeți linkuri către ghidurile de configurare, în loc să le repetați.
Normele de comunicare, ritmul ședințelor, modul în care se iau deciziile și regulile nescrise: ce canale sunt importante, cât de repede răspund oamenii, care ședințe sunt opționale.
Ce reprezintă compania, prezentat prin povești și exemple, nu doar printr-o listă de cuvinte.
Întrebările pe care le pune orice angajat nou: datele de plată a salariilor, politica privind concediile, procedura de decontare a cheltuielilor, cui să se adreseze pentru informații despre beneficii. Accesați manualul angajatului pentru detalii complete.
Un nucleu comun pentru toată lumea, plus pagini dedicate departamentelor de inginerie, vânzări, asistență tehnică sau conducerii.
Majoritatea companiilor dispun deja de materialul de bază: un manual al angajatului, o listă de verificare pentru integrare, o prezentare veche privind integrarea sau o pagină Notion. Încărcați-l, importați-l sau conectați-l la Notion, iar Gamma va prelua conținutul direct. Începeți de la zero? Descrieți site-ul agentului: „site de integrare pentru noii angajați ai unei companii de software cu 150 de angajați care lucrează de la distanță”.
Agentul Gamma îți pune câteva întrebări (dimensiunea companiei, lucru la distanță sau la birou, ce posturi dorești să ocupi) și îți organizează conținutul într-un site: bun venit, prima săptămână, echipa, instrumente, cum lucrăm și întrebări frecvente. Solicitați modificările într-un limbaj simplu: „adăugați o pagină separată pentru angajările din domeniul ingineriei” sau „mutați secțiunea de întrebări frecvente pe o pagină separată”.
Încorporează videoclipul de bun venit, adaugă fotografii ale echipei și plasează-ți logo-ul. Gamma se ocupă automat de aspectul paginii, iar tu poți trece la modul de editare liberă pentru a poziționa cu precizie orice element. Folosește funcția de editare bazată pe IA pentru a ajusta tonul: „fă mesajul de bun venit mai cald și mai scurt”.
Aplică tema mărcii tale sau un șablon de echipă, astfel încât site-ul să reflecte identitatea companiei tale. Salvează-l ca șablon, astfel încât fiecare echipă să-și poată crea propria versiune pornind de la aceeași bază.
Publicați site-ul și trimiteți linkul în e-mailul de bun venit înainte de prima zi de lucru. Site-ul funcționează atât pe computer, cât și pe dispozitive mobile, astfel încât noii angajați îl pot explora de pe telefonul lor în weekendul dinaintea începerii activității.
Atunci când se schimbă un instrument sau se actualizează o politică, editați site-ul direct. Toți cei care au linkul vor vedea versiunea actuală, fără ca fișiere PDF învechite să mai circule pe internet.
Iată un exemplu de structură pentru site-ul de integrare al unei companii care pune pe primul plan munca la distanță:
Bun venit: un scurt videoclip din partea directorului general, o fotografie de grup și un mesaj din partea responsabilului cu recrutarea
Înainte de prima zi: Ce veți primi prin poștă, cum să configurați laptopul și ce conturi trebuie să activați
Prima ta săptămână: un plan zilnic cu linkuri către întâlniri și persoanele pe care le vei cunoaște
Fă cunoștință cu echipa: fotografii, roluri, fusuri orare și note de tipul „întreabă-mă despre...”
Instrumentele pe care le folosim: Slack, Notion, Linear și celelalte, fiecare cu scopul său și modul de accesare
Cum lucrăm de la distanță: normele privind comunicarea asincronă, intervalele orare de suprapunere și cum să ceri ajutor
Cele 30/60/90 de zile ale tale: etape importante și cum arată succesul
Întrebări frecvente: date de plată, concedii, echipament și cheltuieli, cu linkuri către manualul complet
Pagini dedicate rolurilor: secțiuni separate pentru inginerie, vânzări și asistență tehnică
Pentru lista de verificare care stă la baza acestui site, vezi cum se creează liste de verificare pentru integrarea noilor angajați care să aibă un aspect profesional.
BambooHR, Rippling și Workday
Puncte forte: automatizarea fluxurilor de lucru, gestionarea documentelor, alocarea resurselor și monitorizarea conformității
Ideal pentru: Gestionarea procesului de integrare în culise
Notion și Confluence
Punct forte: wiki-uri interne flexibile pe care echipele le utilizează deja pentru documentație
Ideal pentru: materiale de referință detaliate și echipe care doresc să integreze procesul de familiarizare în wiki-ul lor existent
Google Sites
Avantaj: Gratuit, simplu și integrat cu Google Workspace
Ideal pentru: pagini interne simple, când aspectul grafic nu este o prioritate
Gamma
Punct forte: Un site de integrare personalizat, optimizat pentru dispozitive mobile, creat pe baza manualului sau a documentației existente, fără a fi nevoie de un programator
Ideal pentru: o experiență de bun venit destinată noilor angajați, ușor de actualizat
Părerea sinceră: dacă ai nevoie de automatizarea sarcinilor, semnături electronice și rapoarte de conformitate, folosește o platformă dedicată de resurse umane. Pentru asta a fost concepută. Dacă echipa ta folosește deja Notion sau Confluence, procesul de integrare poate începe chiar acolo. Gamma completează diferența dintre ele: un site pe care noii angajați chiar se bucură să îl acceseze, construit pe baza conținutului pe care îl ai deja. Majoritatea companiilor folosesc o platformă de resurse umane pentru fluxul de lucru și un site ca acesta pentru procesul de integrare.
Trimite-l înainte de prima zi. În weekendul dinaintea începerii unui nou loc de muncă, oamenii sunt cei mai curioși. Oferă-le ceva de descoperit.
Prezentați-vă. Fotografiile și scurtele prezentări ajută o echipă nouă să pară mai puțin intimidantă.
Păstrați informațiile sensibile în sistemul de resurse umane. Salariile, datele personale și orice alte informații confidențiale trebuie să se regăsească pe platforma de resurse umane sau pe intranet, nu pe o pagină partajată.
Scrie ca o persoană. Site-ul ar trebui să reflecte stilul echipei tale, nu să semene cu un manual de politici.
Întrebați fiecare nou angajat ce lipsea. Apoi adăugați acel lucru. Site-ul devine mai bun cu fiecare angajare.
Depinde de dimensiunea companiei și de procesul pe care îl folosiți. Echipele mici pot deseori să gestioneze procesul de integrare a noilor angajați cu ajutorul unei liste de verificare și al unui site de integrare bine conceput. Pe măsură ce compania se dezvoltă, software-ul de integrare se ocupă de documentație, de alocarea resurselor și de respectarea normelor la scară largă, în timp ce site-ul rămâne punctul de intrare primitor.
Includeți un plan zilnic pentru prima săptămână, instrucțiuni privind echipamentul și configurarea contului, un director al echipei cu fusurile orare, normele de comunicare asincronă și îndrumări clare privind „la cine să apeleze”. Distribuiți-l sub formă de link înainte de prima zi, astfel încât noii angajați să se poată pregăti.
Verificați setările de partajare disponibile în cadrul abonamentului Gamma înainte de publicare și alegeți nivelul de acces potrivit pentru conținutul dvs. În cazul informațiilor confidențiale, păstrați-le în sistemul de resurse umane sau pe intranet și includeți un link către acestea pe site, în loc să le publicați direct pe pagină.
Un mesaj de bun venit, planul pentru prima săptămână, lista membrilor echipei, instrumente și acces, modul de funcționare al echipei, cultura și valorile, întrebări frecvente și secțiuni dedicate fiecărui rol.
Da. Importați manualul în Gamma, lăsați agentul să îl reorganizeze în pagini și adăugați un mesaj de bun venit, prezentări ale echipei și un plan pentru prima săptămână. Pentru crearea manualului în sine, consultați ghidul privind crearea unui manual pentru angajați cu ajutorul IA.
Cum se creează un site web bazat pe inteligență artificială folosind Gamma
Cum poate ajuta inteligența artificială la crearea prezentărilor de integrare?
Manualul, lista de verificare și echipa ta există deja. Adu-le la Gamma, transformă-le într-un site de integrare pe care noii angajați chiar vor să-l acceseze și fă ca prima zi să fie o adevărată experiență de bun venit.
