Najlepsze narzędzie do tworzenia stron internetowych służących do wdrażania nowych pracowników

Wybór najlepszego narzędzia do stworzenia strony internetowej poświęconej wdrażaniu nowych pracowników zależy od charakteru stanowiska. Platformy HR, takie jak BambooHR, Rippling i Workday, zajmują się obsługą dokumentacji, zadaniami i przydzielaniem uprawnień. Jeśli chodzi o samą stronę przeznaczoną dla nowych pracowników (powitanie, przedstawienie zespołu, plan na pierwszy tydzień, narzędzia i często zadawane pytania), narzędzie do tworzenia stron internetowych, takie jak Gamma, pozwala przekształcić istniejący podręcznik lub dokumenty w profesjonalną, dostosowaną do urządzeń mobilnych stronę bez pomocy programisty oraz na bieżąco ją aktualizować w miarę zmian.

Wpisz w wyszukiwarkę hasło „strona internetowa do wdrażania nowych pracowników”, a znajdziesz głównie listy programów do wdrażania nowych pracowników. To zupełnie inna sprawa. W tym przewodniku rozróżniamy te dwa zagadnienia, pokazujemy, co powinna zawierać świetna strona dla nowych pracowników, oraz porównujemy narzędzia służące do jej tworzenia.

Oprogramowanie do wdrażania nowych pracowników a strona internetowa poświęcona wdrażaniu nowych pracowników

Te dwa pojęcia są często mylone, a większość firm potrzebuje obu.

Oprogramowanie do wdrażania nowych pracowników obsługuje ten proces w tle:

• Pisma z ofertą pracy, umowy i formularze podatkowe

• Przydzielanie kont i zgłoszenia dotyczące sprzętu

• Przydzielanie zadań i automatyczne przypomnienia

• Monitorowanie zgodności i sprawozdawczość

Strona internetowa służąca do wdrażania nowych pracowników to to, co faktycznie widzi nowo zatrudniona osoba:

• Serdeczne powitanie od kierownictwa i zespołu

• Harmonogram na pierwszy tydzień oraz plan na 30, 60 i 90 dni

• Kto jest kim – wraz ze zdjęciami i rolami

• Narzędzia, z których będą korzystać, oraz sposób uzyskania do nich dostępu

• Kultura, wartości i niepisane zasady

• Odpowiedzi na pytania, które zadaje każdy nowy pracownik

Oprogramowanie do wdrażania nowych pracowników gwarantuje, że laptop zostanie dostarczony. Strona internetowa poświęcona wdrażaniu sprawia, że nowy pracownik ma poczucie, że firma na niego czekała.

Co powinna zawierać świetna strona dla nowych pracowników

Powitanie z ludzkim podejściem

Zacznij od krótkiego filmu powitalnego lub wiadomości od dyrektora generalnego lub kierownika ds. rekrutacji, a także od zdjęcia zespołu. Pierwsze wrażenie powstaje jeszcze przed wykonaniem jakiegokolwiek zadania.

Pierwszy tydzień – dzień po dniu

Jasny harmonogram: gdzie mają się znaleźć, z kim się spotkają i nad czym będą pracować. Jest to szczególnie ważne dla pracowników zdalnych, ponieważ nie mają oni sąsiada przy biurku, którego mogliby o to zapytać.

Kto jest kim

Członkowie zespołu wraz ze zdjęciami, pełnionymi funkcjami oraz informacjami, w jakich sprawach można się do nich zwrócić. Na pierwszym planie umieść osobę odpowiedzialną za wdrożenie nowych pracowników.

Narzędzia i dostęp

Wszystkie narzędzia, z których będzie korzystać nowy pracownik, ich przeznaczenie oraz sposób logowania się lub ubiegania się o dostęp. Podaj linki do instrukcji konfiguracji zamiast je powtarzać.

Jak działamy

Normy komunikacyjne, rytm spotkań, sposób podejmowania decyzji oraz niepisane zasady: które kanały komunikacji mają znaczenie, jak szybko ludzie odpowiadają, które spotkania są nieobowiązkowe.

Kultura i wartości

To, co reprezentuje firma – opowiedziane poprzez historie i przykłady, a nie tylko listę słów.

Najczęściej zadawane pytania

Pytania, które zadaje każdy nowy pracownik: terminy wypłat, zasady dotyczące urlopów, procedura rozliczania wydatków, do kogo zwrócić się w sprawie świadczeń pracowniczych. Pełne informacje znajdziesz w podręczniku pracownika – link poniżej.

Sekcje poświęcone poszczególnym rolom

Wspólny moduł podstawowy dla wszystkich oraz sekcje przeznaczone dla działu inżynierii, sprzedaży, wsparcia technicznego i kadry kierowniczej.

Krok po kroku: Tworzenie strony wprowadzającej z wykorzystaniem Gamma

Krok 1: Zacznij od tego, co już masz

Większość firm dysponuje już odpowiednim materiałem: podręcznikiem dla pracowników, listą kontrolną dotyczącą wdrażania nowych pracowników, starą prezentacją dotyczącą wdrażania lub stroną w serwisie Notion. Wystarczy je przesłać, zaimportować lub połączyć z Notion, a Gamma pobierze treść bezpośrednio. Zaczynasz od zera? Opisz stronę agentowi: „strona internetowa służąca do wdrażania nowych pracowników w 150-osobowej firmie programistycznej pracującej zdalnie”.

Krok 2: Pozwól agentowi podzielić tekst na strony

Przedstawiciel firmy Gamma zadaje kilka pytań (wielkość firmy, praca zdalna czy w biurze, jakie stanowiska są do obsadzenia) i porządkuje treści w witrynie: powitanie, pierwszy tydzień, zespół, narzędzia, jak pracujemy oraz często zadawane pytania. Poproś o zmiany, używając prostego języka: „dodaj osobną stronę poświęconą rekrutacji inżynierów” lub „przenieś sekcję FAQ na osobną stronę”.

Krok 3: Dodaj elementy nadające osobisty charakter

Osadź film powitalny, dodaj zdjęcia zespołu i umieść swoje logo. Gamma automatycznie zajmuje się układem strony, a Ty możesz przełączyć się na edycję swobodną, aby precyzyjnie ustawić położenie dowolnego elementu. Skorzystaj z edycji opartej na sztucznej inteligencji, aby dostosować ton: „niech powitanie będzie cieplejsze i krótsze”.

Krok 4: Wprowadź swoją markę

Zastosuj motyw swojej marki lub szablon zespołu, aby strona odzwierciedlała wizerunek Twojej firmy. Zapisz ją jako szablon, dzięki czemu każdy zespół będzie mógł stworzyć własną wersję na tej samej podstawie.

Krok 5: Opublikuj i udostępnij

Opublikuj stronę i prześlij link w wiadomości powitalnej jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Strona działa zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i na urządzeniach mobilnych, więc nowi pracownicy mogą ją przejrzeć na telefonie w weekend przed rozpoczęciem pracy.

Krok 6: Dbaj o aktualność

W przypadku zmiany narzędzia lub aktualizacji zasad wystarczy edytować stronę bezpośrednio. Każdy, kto posiada link, widzi aktualną wersję, a w sieci nie krążą już nieaktualne pliki PDF.

Przykład: Witryna służąca do zdalnego wdrażania nowych pracowników

Oto przykładowa struktura strony wprowadzającej dla firmy stosującej podejście „remote-first”:

1. Witamy: krótki filmik od dyrektora generalnego, zdjęcie zespołu oraz wiadomość od kierownika ds. rekrutacji

2. Przed pierwszym dniem: czego można się spodziewać w przesyłce, jak skonfigurować laptopa i które konta należy aktywować

3. Twój pierwszy tydzień: plan dnia po dniu wraz z linkami do spotkań i informacjami o osobach, z którymi się spotkasz

4. Poznaj nasz zespół: zdjęcia, stanowiska, strefy czasowe i uwagi typu „zapytaj mnie o…”

5. Narzędzia, z których korzystamy: Slack, Notion, Linear i inne – opis funkcji każdego z nich oraz sposób uzyskania do nich dostępu

6. Jak pracujemy zdalnie: zasady pracy asynchronicznej, wspólne godziny pracy oraz jak prosić o pomoc

7. Twoje 30/60/90 dni: kamienie milowe i jak wygląda sukces

8. Najczęściej zadawane pytania: terminy wypłat, urlopy, wyposażenie i wydatki wraz z linkami do pełnej wersji podręcznika

9. Strony poświęcone stanowiskom: oddzielne sekcje dotyczące inżynierii, sprzedaży i wsparcia technicznego

Aby zapoznać się z listą kontrolną, na której opiera się ta strona, przeczytaj artykuł „Jak tworzyć profesjonalnie wyglądające listy kontrolne dotyczące wdrażania nowych pracowników”.

Porównanie narzędzi do wdrażania stron internetowych

BambooHR, Rippling i Workday

• Zalety: automatyzacja procesów, obsługa dokumentacji, przydzielanie zasobów oraz monitorowanie zgodności z przepisami

• Najlepiej nadaje się do: prowadzenia procesu wdrażania nowych pracowników „za kulisami”

Notion i Confluence

• Zaleta: Elastyczne wewnętrzne wiki, z których zespoły już korzystają do tworzenia dokumentacji

• Najlepsze rozwiązanie dla: obszernych materiałów referencyjnych oraz zespołów, które chcą przeprowadzić wdrożenie nowych pracowników w ramach istniejącej wiki

Google Sites

• Zalety: Bezpłatny, prosty i zintegrowany z Google Workspace

• Najlepsze rozwiązanie dla: podstawowych stron wewnętrznych, gdy wygląd nie ma kluczowego znaczenia

Gamma

• Zaleta: Specjalnie zaprojektowana, dostosowana do urządzeń mobilnych strona wprowadzająca, stworzona na podstawie istniejącego podręcznika lub dokumentacji, bez udziału programisty

• Najlepiej nadaje się do: tworzenia przyjaznego środowiska dla nowych pracowników, które można łatwo aktualizować

Szczera opinia: jeśli potrzebujesz zautomatyzowanych zadań, podpisów elektronicznych i raportów dotyczących zgodności z przepisami, skorzystaj z dedykowanej platformy HR. Właśnie do tego została stworzona. Jeśli Twój zespół już na co dzień korzysta z Notion lub Confluence, proces wdrażania nowych pracowników może rozpocząć się właśnie tam. Gamma wypełnia lukę między nimi: jest to strona, którą nowi pracownicy naprawdę chętnie odwiedzają, zbudowana w oparciu o treści, które już posiadasz. Większość firm korzysta z platformy HR do zarządzania przepływem pracy, a z takiej strony do powitania nowych pracowników.

Wskazówki dotyczące wdrażania nowych pracowników w firmach – o czym warto pamiętać

• Wyślij to przed pierwszym dniem pracy. W weekend poprzedzający rozpoczęcie nowej pracy ludzie są najbardziej ciekawi. Daj im coś do odkrycia.

• Pokażcie twarze. Zdjęcia i krótkie prezentacje sprawiają, że nowy zespół wydaje się mniej onieśmielający.

• Wrażliwe informacje należy przechowywać w systemie kadrowym. Wynagrodzenia, dane osobowe i wszelkie informacje poufne powinny znajdować się na platformie kadrowej lub w intranecie, a nie na stronie ogólnodostępnej.

• Pisz jak zwykły człowiek. Treść strony powinna odzwierciedlać styl Twojego zespołu, a nie przypominać podręcznik z zasadami.

• Zapytaj każdego nowego pracownika, czego brakowało. A potem to dodaj. Witryna staje się coraz lepsza wraz z każdym nowym pracownikiem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebuję oprogramowania do wdrażania nowych pracowników, czy wystarczy mi strona internetowa?

To zależy od wielkości firmy i stosowanych procesów. Małe zespoły często mogą przeprowadzać wdrażanie nowych pracowników, korzystając z listy kontrolnej i dobrze zaprojektowanej strony internetowej poświęconej wdrażaniu. W miarę rozwoju firmy oprogramowanie do wdrażania nowych pracowników zajmuje się formalnościami, przydzielaniem uprawnień i zapewnieniem zgodności z przepisami na dużą skalę, podczas gdy strona internetowa pozostaje przyjazną wizytówką firmy.

Jak stworzyć portal wdrożeniowy dla pracowników pracujących zdalnie?

Dołącz plan dnia po dniu na pierwszy tydzień, instrukcje dotyczące sprzętu i konfiguracji konta, wykaz członków zespołu wraz ze strefami czasowymi, zasady komunikacji asynchronicznej oraz jasne wskazówki dotyczące tego, do kogo należy się zwracać. Udostępnij te materiały w formie linku przed pierwszym dniem pracy, aby nowi pracownicy mogli się przygotować.

Czy mogę ograniczyć dostęp do strony wprowadzającej?

Przed opublikowaniem sprawdź ustawienia udostępniania dostępne w ramach planu Gamma i wybierz poziom dostępu odpowiedni dla Twoich treści. Wszelkie poufne informacje przechowuj w systemie kadrowym lub intranecie i umieść na stronie link do nich, zamiast umieszczać je bezpośrednio na stronie.

Co powinno znaleźć się na stronie internetowej poświęconej wdrażaniu nowych pracowników?

Powitanie, plan na pierwszy tydzień, lista członków zespołu, narzędzia i uprawnienia dostępu, sposób działania zespołu, kultura i wartości, najczęściej zadawane pytania oraz sekcje poświęcone poszczególnym stanowiskom.

Czy mogę przekształcić mój podręcznik dla pracowników w stronę internetową poświęconą wdrażaniu nowych pracowników?

Tak. Zaimportuj podręcznik do Gamma, pozwól agentowi podzielić go na strony, a następnie dodaj powitanie, przedstawienie zespołu oraz plan na pierwszy tydzień. Jeśli chodzi o samo tworzenie podręcznika, zapoznaj się z instrukcją tworzenia podręcznika dla pracowników z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Powiązane poradniki

• Jak stworzyć stronę internetową opartą na sztucznej inteligencji za pomocą Gamma

• Jak przekształcić stronę w Notion w publiczną stronę internetową

• Jak stworzyć podręcznik dla pracowników z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

• W jaki sposób sztuczna inteligencja może pomóc w tworzeniu prezentacji wprowadzających?

Zapewnij nowym pracownikom wejście, przez które warto przejść

Masz już podręcznik, listę kontrolną i zespół. Wykorzystaj je w Gamma, przekształć je w stronę wprowadzającą dla nowych pracowników, którą naprawdę będą chcieli otworzyć, i spraw, by pierwszy dzień w pracy był dla nich prawdziwym powitaniem.

Wypróbuj Gamma za darmo →