Hoe goede ideeën in het universum terechtkomen
Begin gratis
Welke tool het meest geschikt is voor een onboarding-website, hangt af van de functie. HR-platforms zoals BambooHR, Rippling en Workday regelen het papierwerk, de taken en de toegang tot systemen. Voor de website die gericht is op nieuwe medewerkers zelf (het welkomstbericht, de teamintroducties, het plan voor de eerste week, hulpmiddelen en veelgestelde vragen) kun je met een websitebouwer zoals Gamma je bestaande handboek of documenten zonder hulp van een ontwikkelaar omzetten in een verzorgde, mobielvriendelijke website, die je bij kunt werken als er dingen veranderen.
Als je zoekt op ‘onboarding-website’, krijg je vooral lijsten met onboarding-software te zien. Dat is iets heel anders. In deze gids worden die twee van elkaar onderscheiden, wordt uitgelegd wat een goede website voor nieuwe medewerkers allemaal moet bevatten, en worden de tools vergeleken waarmee je zo’n website kunt bouwen.
Deze twee worden voortdurend door elkaar gehaald, terwijl de meeste bedrijven ze allebei nodig hebben.
Onboarding-software regelt het proces achter de schermen:
Aanstellingsbrieven, contracten en belastingformulieren
Aanmaken van accounts en aanvragen voor apparatuur
Taaktoewijzing en automatische herinneringen
Monitoring en rapportage van naleving
Een onboarding-website is de ervaring die een nieuwe medewerker daadwerkelijk te zien krijgt:
Een hartelijk welkom van de leiding en het team
Het schema voor de eerste week en het plan voor 30/60/90 dagen
Wie is wie, met foto’s en rollen
De hulpmiddelen die ze zullen gebruiken en hoe je daar toegang toe krijgt
Cultuur, waarden en de ongeschreven regels
Antwoorden op de vragen die elke nieuwe medewerker stelt
Onboarding-software zorgt ervoor dat de laptop wordt geleverd. Een onboarding-website geeft de nieuwe medewerker het gevoel dat het bedrijf hem of haar al verwachtte.
Begin met een korte welkomstvideo of een welkomstbericht van de CEO of de wervingsmanager, aangevuld met een foto van het team. De eerste indruk wordt gevormd nog voordat er ook maar iets is gedaan.
Een duidelijk schema: waar ze moeten zijn, wie ze zullen ontmoeten en waaraan ze zullen werken. Vooral medewerkers op afstand hebben dit nodig, omdat er geen collega naast hen zit aan wie ze het kunnen vragen.
Teamleden met foto’s, hun functies en waarvoor je bij hen terecht kunt. Zet de onboarding-buddy duidelijk in het middelpunt.
Alle tools die de nieuwe medewerker gaat gebruiken, waarvoor ze dienen en hoe hij/zij kan inloggen of toegang kan aanvragen. Verwijs naar handleidingen voor het instellen in plaats van deze hier te herhalen.
Communicatienormen, vergaderritmes, hoe beslissingen tot stand komen en de ongeschreven regels: welke communicatiekanalen zijn belangrijk, hoe snel reageren mensen, welke vergaderingen zijn optioneel.
Waar het bedrijf voor staat, verteld aan de hand van verhalen en voorbeelden, en niet alleen via een lijst met woorden.
De vragen die elke nieuwe medewerker stelt: uitbetalingsdata, verlofregeling, onkostenregeling, bij wie je terecht kunt voor informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden. Klik hier voor het personeelshandboek met alle details.
Een gemeenschappelijke kern voor iedereen, plus pagina’s voor de technische afdeling, de verkoopafdeling, de klantenservice of het management.
De meeste bedrijven beschikken al over het uitgangsmateriaal: een personeelshandboek, een checklist voor de introductieperiode, een oude presentatie over de introductieperiode of een Notion-pagina. Upload het, importeer het of koppel Notion, en Gamma haalt de inhoud direct op. Begint u helemaal vanaf nul? Beschrijf de site dan aan de medewerker: „onboardingwebsite voor nieuwe medewerkers bij een softwarebedrijf met 150 medewerkers dat op afstand werkt.“
De medewerker van Gamma stelt een paar vragen (grootte van het bedrijf, werken op afstand of op kantoor, welke functies je zoekt) en zet je inhoud in een overzichtelijke structuur op de website: welkomstpagina, eerste week, team, tools, hoe we werken en veelgestelde vragen. Vraag om wijzigingen in duidelijke taal: „voeg een aparte pagina toe voor technische functies“ of „verplaats de veelgestelde vragen naar een aparte pagina“.
Sluit de welkomstvideo in, voeg teamfoto’s toe en plaats je logo. Gamma regelt de opmaak automatisch, en je kunt overschakelen naar vrije bewerking om elk element precies op de gewenste plek te plaatsen. Gebruik AI-bewerking om de toon aan te passen: „maak de welkomstboodschap warmer en korter.”
Pas je merkthema of een teamsjabloon toe, zodat de site de uitstraling van je bedrijf krijgt. Sla het op als sjabloon, zodat elk team vanuit dezelfde basis zijn eigen versie kan opzetten.
Plaats de website online en stuur de link mee in de welkomstmail vóór de eerste werkdag. De site werkt zowel op de computer als op mobiele apparaten, zodat nieuwe medewerkers hem het weekend voordat ze beginnen al op hun telefoon kunnen bekijken.
Wanneer een tool verandert of het beleid wordt bijgewerkt, pas je de site direct aan. Iedereen met de link ziet de actuele versie, zonder dat er verouderde PDF’s in omloop zijn.
Hier volgt een voorbeeld van de structuur van de onboarding-website van een ‘remote-first’-bedrijf:
Welkom: een korte video van de CEO, een teamfoto en een bericht van de wervingsmanager
Vóór de eerste dag: wat je per post kunt verwachten, hoe je de laptop installeert en welke accounts je moet activeren
Je eerste week: een dag-tot-dag-plan met links naar vergaderingen en een overzicht van de mensen die je zult ontmoeten
Maak kennis met het team: foto’s, functies, tijdzones en opmerkingen van het type „vraag me eens naar…”
Tools die we gebruiken: Slack, Notion, Linear en de rest, met voor elk een beschrijving van het doel en hoe je er toegang toe krijgt
Hoe we op afstand werken: asynchrone afspraken, overlappende kernuren en hoe je om hulp kunt vragen
Je 30/60/90 dagen: mijlpalen en hoe succes eruitziet
Veelgestelde vragen: uitbetalingsdata, verlof, uitrusting en onkosten, met links naar het volledige handboek
Functiepagina’s: aparte rubrieken voor engineering, verkoop en ondersteuning
Voor de checklist achter deze website: lees hoe je onboarding-checklists kunt maken die er professioneel uitzien.
BambooHR, Rippling en Workday
Sterke punten: automatisering van werkprocessen, administratie, provisioning en het bijhouden van naleving
Meest geschikt voor: het onboardingproces achter de schermen uitvoeren
Notion en Confluence
Sterk punt: Flexibele interne wiki’s die teams al gebruiken voor documentatie
Meest geschikt voor: Uitgebreid naslagmateriaal en teams die nieuwe medewerkers via hun bestaande wiki willen inwerken
Google Sites
Voordelen: Gratis, eenvoudig en geïntegreerd met Google Workspace
Meest geschikt voor: eenvoudige interne pagina’s waarbij het ontwerp geen prioriteit heeft
Gamma
Sterkpunt: Een speciaal ontworpen, mobielvriendelijke onboarding-website die is opgebouwd op basis van uw bestaande handleiding of documentatie, zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt
Meest geschikt voor: een gastvrije onboarding-ervaring voor nieuwe medewerkers die eenvoudig bij te werken is
De eerlijke mening: als je geautomatiseerde taken, elektronische handtekeningen en rapportages over naleving nodig hebt, gebruik dan een speciaal HR-platform. Daar is het immers voor gemaakt. Als je team al volop gebruikmaakt van Notion of Confluence, kan de onboarding daar beginnen. Gamma vult de leemte tussen beide op: een site die nieuwe medewerkers graag openen, opgebouwd uit content die je al hebt. De meeste bedrijven gebruiken een HR-platform voor de workflow en een site als deze voor de welkomstprocedure.
Stuur het vóór de eerste werkdag. Het weekend voorafgaand aan een nieuwe baan is het moment waarop mensen het meest nieuwsgierig zijn. Geef ze iets om te ontdekken.
Laat gezichten zien. Foto’s en korte voorstellen zorgen ervoor dat een nieuw team minder intimiderend overkomt.
Bewaar gevoelige gegevens in het HR-systeem. Salarissen, persoonsgegevens en alle vertrouwelijke informatie horen thuis op uw HR-platform of intranet, niet op een openbare pagina.
Schrijf alsof je een mens bent. De website moet klinken alsof hij door jouw team is geschreven, en niet als een beleidshandboek.
Vraag elke nieuwe medewerker wat er ontbrak. Voeg dat vervolgens toe. De site wordt met elke nieuwe medewerker beter.
Dat hangt af van de omvang van je organisatie en je werkwijze. Kleine teams kunnen de onboarding vaak regelen met een checklist en een goede onboarding-website. Naarmate je groeit, neemt onboarding-software het papierwerk, de toegangscontrole en de naleving van regelgeving op grote schaal voor zijn rekening, terwijl de website de gastvrije toegangspoort blijft.
Voeg een dag-voor-dagplan voor de eerste week toe, instructies voor het instellen van apparatuur en accounts, een teamoverzicht met tijdzones, richtlijnen voor asynchrone communicatie en duidelijke aanwijzingen over ‘aan wie je vragen kunt stellen’. Deel dit als een link vóór de eerste werkdag, zodat nieuwe medewerkers zich kunnen voorbereiden.
Controleer vóór het publiceren de instellingen voor het delen die beschikbaar zijn in je Gamma-abonnement en kies het toegangsniveau dat bij je inhoud past. Bewaar vertrouwelijke informatie in je HR-systeem of op het intranet en plaats een link ernaar op de website, in plaats van deze informatie rechtstreeks op de pagina te zetten.
Een welkomstbericht, het plan voor de eerste week, een overzicht van het team, hulpmiddelen en toegangsrechten, hoe het team werkt, cultuur en waarden, veelgestelde vragen en rolspecifieke onderdelen.
Ja. Importeer het handboek in Gamma, laat de agent het in pagina’s indelen en voeg een welkomstbericht, teamvoorstellingen en een plan voor de eerste week toe. Voor het samenstellen van het handboek zelf kun je lezen hoe je met AI een personeelshandboek opstelt.
Je handboek, checklist en team zijn er al. Breng ze naar Gamma, maak er een onboarding-site van die nieuwe medewerkers ook echt willen bezoeken, en zorg ervoor dat de eerste dag als een warm welkom aanvoelt.
