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Lo strumento migliore per un sito web dedicato all’onboarding dipende dal tipo di lavoro. Piattaforme HR come BambooHR, Rippling e Workday gestiscono le pratiche burocratiche, le attività e l’assegnazione delle risorse. Per quanto riguarda il sito rivolto ai nuovi assunti (benvenuto, presentazione del team, programma della prima settimana, strumenti e domande frequenti), un generatore di siti web come Gamma ti permette di trasformare il tuo manuale o i tuoi documenti esistenti in un sito curato e ottimizzato per i dispositivi mobili senza bisogno di uno sviluppatore, e di mantenerlo aggiornato man mano che le cose cambiano.
Se cerchi "sito web di onboarding", troverai per lo più elenchi di software dedicati all'onboarding. Si tratta però di due cose diverse. Questa guida distingue le due cose, illustra quali sono gli elementi fondamentali di un ottimo sito per i nuovi assunti e mette a confronto gli strumenti disponibili per crearne uno.
Questi due concetti vengono spesso confusi, e la maggior parte delle aziende ha bisogno di entrambi.
Il software di onboarding gestisce il processo dietro le quinte:
Lettere di offerta, contratti e moduli fiscali
Attivazione degli account e richieste di attrezzature
Assegnazione dei compiti e promemoria automatici
Monitoraggio e rendicontazione della conformità
Un sito web di onboarding è l'esperienza che un nuovo assunto vede effettivamente:
Un caloroso benvenuto da parte della dirigenza e del team
Il programma della prima settimana e il piano a 30/60/90 giorni
Chi è chi, con foto e ruoli
Gli strumenti che useranno e come accedervi
Cultura, valori e regole non scritte
Risposte alle domande che ogni nuovo assunto si pone
Il software di onboarding garantisce che il portatile venga consegnato. Un sito web dedicato all’onboarding fa sentire al nuovo assunto che l’azienda lo stava aspettando.
Inizia con un breve video di benvenuto o un messaggio del CEO o del responsabile delle assunzioni, accompagnato da una foto del team. La prima impressione si forma prima ancora che venga svolto qualsiasi compito.
Un programma chiaro: dove andare, chi incontreranno e su cosa lavoreranno. Questo è particolarmente importante per i dipendenti che lavorano da remoto, poiché non hanno un collega di scrivania a cui chiedere.
I membri del team con foto, ruoli e le attività per cui rivolgersi a ciascuno di loro. Metti in primo piano il “buddy” incaricato dell’inserimento.
Tutti gli strumenti che il nuovo assunto utilizzerà, a cosa servono e come effettuare l'accesso o richiederne l'autorizzazione. Inserisci i link alle guide di configurazione, invece di ripeterne il contenuto.
Le norme di comunicazione, i ritmi delle riunioni, le modalità decisionali e le regole non scritte: quali canali sono importanti, con quale rapidità si risponde, quali riunioni sono facoltative.
I valori dell'azienda, raccontati attraverso storie ed esempi, non solo un elenco di parole.
Le domande che ogni nuovo assunto si pone: date di pagamento dello stipendio, regolamento sulle ferie, procedura per il rimborso delle spese, a chi rivolgersi per informazioni sui benefici. Clicca qui per consultare il manuale del dipendente e conoscere tutti i dettagli.
Un nucleo comune per tutti, oltre a pagine dedicate al reparto tecnico, alle vendite, all’assistenza o ai dirigenti.
La maggior parte delle aziende dispone già del materiale di base: un manuale per i dipendenti, una checklist per l’onboarding, una vecchia presentazione sull’onboarding o una pagina su Notion. Caricalo, importalo o collega Notion e Gamma ne estrarrà direttamente il contenuto. Parti da zero? Descrivi il sito all’agente: «sito web di inserimento per i nuovi assunti in un’azienda di software con 150 dipendenti che lavora da remoto».
L'agente di Gamma pone alcune domande (dimensioni dell'azienda, lavoro da remoto o in ufficio, quali ruoli state assumendo) e organizza i vostri contenuti in un sito: benvenuto, prima settimana, team, strumenti, come lavoriamo e domande frequenti. Richiedi le modifiche in modo chiaro e semplice: «aggiungi una pagina separata per le assunzioni nel settore ingegneristico» o «sposta le domande frequenti in una pagina a sé stante».
Inserisci il video di benvenuto, aggiungi le foto del team e inserisci il tuo logo. Gamma gestisce automaticamente l'impaginazione, ma puoi passare alla modalità di modifica libera per posizionare con precisione qualsiasi elemento. Usa la modifica basata sull'intelligenza artificiale per regolare il tono: "rendi il benvenuto più caloroso e più breve".
Applica il tema del tuo marchio o un modello di team in modo che il sito rispecchi l'immagine della tua azienda. Salvalo come modello, così ogni team potrà creare la propria versione partendo dalla stessa base.
Pubblica il sito e invia il link nell'e-mail di benvenuto prima del primo giorno di lavoro. Funziona sia su computer che su dispositivi mobili, quindi i nuovi assunti potranno esplorarlo sul proprio telefono durante il fine settimana prima di iniziare.
Quando uno strumento viene modificato o una politica viene aggiornata, basta modificare il sito direttamente. Tutti coloro che dispongono del link vedranno la versione aggiornata, senza che circolino PDF obsoleti.
Ecco un esempio di struttura per il sito di onboarding di un'azienda che adotta un approccio "remote-first":
Benvenuti: un breve video del CEO, una foto del team e una nota del responsabile delle assunzioni
Prima del primo giorno: cosa aspettarsi per posta, come configurare il portatile e quali account attivare
La tua prima settimana: un programma giorno per giorno con i link alle riunioni e le persone che incontrerai
Ti presentiamo il team: foto, ruoli, fusi orari e note del tipo “chiedimi di…”
Strumenti che utilizziamo: Slack, Notion, Linear e gli altri, con le rispettive funzionalità e le modalità di accesso
Come lavoriamo da remoto: regole asincrone, fasce orarie di sovrapposizione e come chiedere aiuto
I tuoi 30/60/90 giorni: traguardi e cosa significa avere successo
Domande frequenti: date di pagamento, permessi, attrezzature e spese, con link al manuale completo
Pagine dedicate ai ruoli: sezioni separate per ingegneria, vendite e assistenza
Per la checklist alla base di questo sito, consulta la guida su come creare checklist di onboarding dall’aspetto professionale.
BambooHR, Rippling e Workday
Punti di forza: automazione dei flussi di lavoro, gestione delle pratiche burocratiche, provisioning e monitoraggio della conformità
Ideale per: gestire il processo di onboarding dietro le quinte
Notion e Confluence
Punto di forza: wiki interni flessibili che i team utilizzano già per la documentazione
Ideale per: materiale di riferimento approfondito e team che desiderano integrare il processo di onboarding all’interno del proprio wiki esistente
Google Sites
Punti di forza: gratuito, semplice e integrato con Google Workspace
Ideale per: pagine interne di base, quando il design non è una priorità
Gamma
Punto di forza: un sito di onboarding progettato appositamente per i dispositivi mobili, realizzato sulla base del manuale o della documentazione già in vostro possesso, senza bisogno di uno sviluppatore
Ideale per: un’esperienza di benvenuto dedicata ai nuovi assunti, facile da aggiornare
La verità nuda e cruda: se hai bisogno di attività automatizzate, firme elettroniche e report di conformità, usa una piattaforma HR dedicata. È proprio per questo che è stata creata. Se il tuo team utilizza già Notion o Confluence, l’onboarding può iniziare proprio da lì. Gamma colma il divario tra questi due strumenti: un sito che i nuovi assunti apprezzano davvero visitare, creato a partire dai contenuti che già possiedi. La maggior parte delle aziende utilizza una piattaforma HR per il flusso di lavoro e un sito come questo per l’accoglienza.
Invia il materiale prima del primo giorno. Il fine settimana che precede l’inizio di un nuovo lavoro è il momento in cui le persone sono più curiose. Offri loro qualcosa da scoprire.
Mostrate i volti. Le foto e le brevi presentazioni rendono un nuovo team meno intimidatorio.
Conserva le informazioni sensibili nel sistema delle risorse umane. Stipendi, dati personali e qualsiasi informazione riservata devono essere conservati nella piattaforma delle risorse umane o nella rete intranet, non su una pagina condivisa.
Scrivi come una persona normale. Il sito dovrebbe rispecchiare lo stile del tuo team, non sembrare un manuale di procedure.
Chiedete a ogni nuovo assunto cosa mancava. Poi aggiungetelo. Il sito migliora con ogni nuova assunzione.
Dipende dalle dimensioni della tua azienda e dai processi che adotti. I team di piccole dimensioni spesso riescono a gestire l’onboarding con una checklist e un buon sito dedicato. Man mano che l’azienda cresce, un software di onboarding si occupa delle pratiche burocratiche, dell’assegnazione delle risorse e della conformità su larga scala, mentre il sito rimane il punto di accesso iniziale che accoglie i nuovi assunti.
Includi un programma giornaliero per la prima settimana, le istruzioni per la configurazione delle attrezzature e degli account, un elenco dei membri del team con i fusi orari, le regole per la comunicazione asincrona e indicazioni chiare su “a chi rivolgersi”. Condividilo tramite link prima del primo giorno, in modo che i nuovi assunti possano prepararsi.
Prima di pubblicare, controlla le impostazioni di condivisione disponibili nel tuo piano Gamma e scegli il livello di accesso più adatto ai tuoi contenuti. Per qualsiasi informazione riservata, conservala nel tuo sistema HR o nella tua intranet e inserisci un link al sito dal sito stesso, anziché inserirla direttamente nella pagina.
Un benvenuto, il programma della prima settimana, l'elenco dei membri del team, gli strumenti e le modalità di accesso, come funziona il team, la cultura e i valori aziendali, le domande frequenti e le sezioni dedicate ai singoli ruoli.
Sì. Importa il manuale in Gamma, lascia che l'agente lo riorganizzi in pagine e aggiungi un messaggio di benvenuto, le presentazioni del team e un programma per la prima settimana. Per la creazione del manuale stesso, consulta la guida su come creare un manuale per i dipendenti con l'IA.
Come creare un sito web basato sull'intelligenza artificiale utilizzando Gamma
Come trasformare una pagina di Notion in un sito web pubblico
Come creare un manuale per i dipendenti con l'aiuto dell'intelligenza artificiale
In che modo l'intelligenza artificiale può aiutare nella creazione di presentazioni di onboarding?
Il tuo manuale, la tua lista di controllo e il tuo team esistono già. Portali su Gamma, trasformali in un sito di inserimento che i nuovi assunti abbiano davvero voglia di visitare e fai in modo che il primo giorno sia un vero e proprio benvenuto.
