Bagaimana ide-ide bagus masuk ke alam semesta
Mulai secara gratis
Alat terbaik untuk situs web orientasi karyawan bergantung pada jenis pekerjaannya. Platform SDM seperti BambooHR, Rippling, dan Workday menangani dokumen, tugas, dan proses penyediaan akses. Untuk situs yang ditujukan bagi karyawan baru itu sendiri (halaman selamat datang, perkenalan tim, rencana minggu pertama, alat bantu, dan FAQ), pembuat situs web seperti Gamma memungkinkan Anda mengubah buku panduan atau dokumen yang sudah ada menjadi situs yang rapi dan ramah seluler tanpa perlu pengembang, serta memperbaruinya seiring dengan perubahan yang terjadi.
Coba cari "situs onboarding" dan Anda akan kebanyakan menemukan daftar perangkat lunak onboarding. Itu adalah hal yang berbeda. Panduan ini membedakan keduanya, menunjukkan apa saja yang harus ada dalam situs onboarding yang bagus, dan membandingkan berbagai alat untuk membuatnya.
Keduanya sering kali disalahartikan, dan sebagian besar perusahaan membutuhkan keduanya.
Perangkat lunak onboarding menjalankan proses tersebut di balik layar:
Surat penawaran, kontrak, dan formulir pajak
Penyediaan akun dan permintaan peralatan
Penugasan tugas dan pengingat otomatis
Pemantauan dan pelaporan kepatuhan
Situs web orientasi karyawan adalah pengalaman yang benar-benar dilihat oleh karyawan baru:
Sambutan hangat dari pimpinan dan tim
Jadwal minggu pertama dan rencana 30/60/90 hari
Siapa saja mereka, lengkap dengan foto dan peran masing-masing
Alat-alat yang akan mereka gunakan dan cara mengaksesnya
Budaya, nilai-nilai, dan aturan tak tertulis
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh setiap karyawan baru
Perangkat lunak orientasi memastikan laptop tersebut sudah tersedia. Situs web orientasi membuat karyawan baru merasa bahwa perusahaan sudah menanti kedatangannya.
Buka dengan video sambutan singkat atau pesan dari CEO atau manajer perekrutan, disertai foto tim. Kesan pertama terbentuk sebelum tugas apa pun dimulai.
Jadwal yang jelas: di mana mereka harus berada, siapa yang akan mereka temui, dan apa yang akan mereka kerjakan. Karyawan jarak jauh khususnya sangat membutuhkan hal ini, karena tidak ada rekan kerja di sebelah meja yang bisa ditanyai.
Daftar anggota tim beserta foto, peran masing-masing, dan hal-hal apa saja yang bisa ditanyakan kepada mereka. Tempatkan rekan pendamping orientasi di bagian depan dan tengah.
Setiap alat yang akan digunakan oleh karyawan baru, kegunaannya, serta cara masuk atau mengajukan permohonan akses. Cantumkan tautan ke panduan pengaturan daripada mengulang penjelasannya.
Norma komunikasi, pola rapat, cara pengambilan keputusan, dan aturan tak tertulis: saluran mana yang penting, seberapa cepat orang merespons, serta rapat mana saja yang bersifat opsional.
Nilai-nilai yang diusung perusahaan, disampaikan melalui kisah dan contoh, bukan sekadar daftar kata-kata.
Pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh setiap karyawan baru: tanggal pembayaran gaji, kebijakan cuti, prosedur pengajuan biaya, serta kepada siapa harus bertanya mengenai tunjangan. Silakan klik tautan ke buku panduan karyawan untuk detail selengkapnya.
Inti yang sama untuk semua orang, ditambah halaman-halaman khusus untuk tim teknik, penjualan, dukungan, atau manajer.
Sebagian besar perusahaan sudah memiliki bahan dasarnya: buku panduan karyawan, daftar periksa orientasi, presentasi orientasi lama, atau halaman Notion. Unggah, impor, atau hubungkan Notion, dan Gamma akan mengambil kontennya secara langsung. Mulai dari nol? Jelaskan situs tersebut kepada agen: "situs orientasi untuk karyawan baru di perusahaan perangkat lunak jarak jauh dengan 150 karyawan."
Agen Gamma akan mengajukan beberapa pertanyaan (ukuran perusahaan, kerja jarak jauh atau di kantor, posisi apa saja yang sedang Anda rekrut) dan menyusun konten Anda ke dalam sebuah situs: halaman selamat datang, minggu pertama, tim, alat kerja, cara kami bekerja, dan FAQ. Mintalah perubahan dengan bahasa yang sederhana: "tambahkan halaman terpisah untuk perekrutan insinyur" atau "pindahkan FAQ ke halaman tersendiri."
Sematkan video sambutan, tambahkan foto tim, dan letakkan logo Anda. Gamma akan mengatur tata letaknya secara otomatis, dan Anda dapat beralih ke mode pengeditan bebas untuk mengatur posisi setiap elemen dengan tepat. Gunakan fitur pengeditan berbasis AI untuk menyesuaikan nada: "buat sambutan yang lebih hangat dan lebih singkat."
Terapkan tema merek Anda atau templat tim agar situs tersebut mencerminkan identitas perusahaan Anda. Simpan sebagai templat sehingga setiap tim dapat membuat versinya sendiri berdasarkan fondasi yang sama.
Publikasikan situs tersebut dan kirimkan tautannya melalui email selamat datang sebelum hari pertama. Situs ini dapat diakses baik di komputer desktop maupun perangkat seluler, sehingga karyawan baru dapat menjelajahinya melalui ponsel mereka pada akhir pekan sebelum mereka mulai bekerja.
Apabila ada perubahan pada alat atau pembaruan kebijakan, langsung edit situs tersebut. Semua orang yang memiliki tautan tersebut akan melihat versi terkini, sehingga tidak ada lagi berkas PDF yang sudah usang yang beredar.
Berikut ini adalah contoh struktur situs orientasi karyawan baru untuk perusahaan yang mengutamakan kerja jarak jauh:
Selamat Datang: Video singkat dari CEO, foto tim, dan pesan dari manajer perekrutan
Sebelum hari pertama: Apa saja yang akan Anda terima melalui pos, cara menyiapkan laptop, dan akun mana saja yang perlu diaktifkan
Minggu pertama Anda: Rencana harian lengkap dengan tautan rapat dan daftar orang yang akan Anda temui
Perkenalkan tim: Foto, peran, zona waktu, dan catatan "tanyakan kepada saya tentang"
Alat yang kami gunakan: Slack, Notion, Linear, dan yang lainnya, masing-masing dengan kegunaannya serta cara mengaksesnya
Cara kami bekerja dari jarak jauh: Norma kerja asinkron, jam kerja bersama, dan cara meminta bantuan
30/60/90 hari Anda: Tonggak pencapaian dan seperti apa bentuk kesuksesan itu
Pertanyaan yang Sering Diajukan: Tanggal pembayaran, cuti, perlengkapan, dan pengeluaran, beserta tautan ke buku panduan lengkap
Halaman jabatan: Bagian terpisah untuk bidang teknik, penjualan, dan dukungan
Untuk daftar periksa yang menjadi dasar situs ini, lihat panduan cara membuat daftar periksa orientasi yang terlihat profesional.
BambooHR, Rippling, dan Workday
Keunggulan: Otomatisasi alur kerja, administrasi dokumen, penyediaan layanan, dan pemantauan kepatuhan
Paling cocok untuk: Menjalankan proses orientasi karyawan di belakang layar
Notion dan Confluence
Keunggulan: Wiki internal yang fleksibel dan sudah digunakan oleh tim untuk dokumentasi
Paling cocok untuk: Materi referensi mendalam dan tim yang ingin melakukan orientasi karyawan melalui wiki yang sudah ada
Google Sites
Keunggulan: Gratis, sederhana, dan terintegrasi dengan Google Workspace
Cocok untuk: Halaman internal dasar ketika desain bukanlah prioritas
Gamma
Keunggulan: Situs orientasi yang dirancang khusus dan ramah seluler, dibuat berdasarkan buku panduan atau dokumen yang sudah Anda miliki, tanpa perlu melibatkan pengembang
Cocok untuk: Pengalaman penyambutan bagi karyawan baru yang mudah diperbarui
Pandangan jujur: Jika Anda membutuhkan otomatisasi tugas, tanda tangan elektronik, dan pelaporan kepatuhan, gunakan platform SDM khusus. Itulah tujuan pembuatannya. Jika tim Anda sudah terbiasa menggunakan Notion atau Confluence, proses orientasi dapat dimulai di sana. Gamma mengisi celah di antara keduanya: sebuah situs yang benar-benar dinikmati oleh karyawan baru saat membukanya, yang dibangun dari konten yang sudah Anda miliki. Sebagian besar perusahaan menggunakan platform HR untuk alur kerja dan situs seperti ini untuk proses penyambutan.
Kirimkan sebelum hari pertama. Akhir pekan sebelum memulai pekerjaan baru adalah saat orang-orang paling penasaran. Berikan mereka sesuatu untuk dijelajahi.
Tampilkan foto wajah. Foto dan perkenalan singkat akan membuat tim baru terasa tidak terlalu menakutkan.
Simpan informasi sensitif di sistem SDM. Gaji, data pribadi, dan segala hal yang bersifat rahasia harus disimpan di platform SDM atau intranet Anda, bukan di halaman bersama.
Tulis seperti orang biasa. Situs ini harus terasa seperti ditulis oleh tim Anda, bukan seperti buku pedoman kebijakan.
Tanyakan kepada setiap karyawan baru apa yang masih kurang. Lalu, tambahkan hal tersebut. Situs ini menjadi semakin baik seiring bertambahnya jumlah karyawan.
Hal ini bergantung pada skala dan proses yang Anda terapkan. Tim kecil biasanya dapat menjalankan proses orientasi dengan menggunakan daftar periksa dan situs orientasi yang baik. Seiring pertumbuhan perusahaan, perangkat lunak orientasi akan menangani urusan administrasi, penyediaan sumber daya, dan kepatuhan secara massal, sementara situs tersebut tetap berfungsi sebagai pintu masuk yang ramah.
Sertakan rencana harian untuk minggu pertama, petunjuk pengaturan peralatan dan akun, daftar anggota tim beserta zona waktunya, pedoman komunikasi asinkron, serta panduan yang jelas mengenai “kepada siapa harus bertanya”. Bagikan dokumen tersebut dalam bentuk tautan sebelum hari pertama agar karyawan baru dapat mempersiapkan diri.
Periksa pengaturan berbagi yang tersedia di paket Gamma Anda sebelum mempublikasikan, lalu pilih tingkat akses yang sesuai dengan konten Anda. Untuk informasi yang bersifat rahasia, simpanlah di sistem SDM atau intranet Anda, lalu cantumkan tautannya di situs, daripada menampilkannya langsung di halaman.
Sambutan, rencana minggu pertama, daftar anggota tim, alat bantu dan akses, cara kerja tim, budaya dan nilai-nilai, Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ), serta bagian-bagian khusus sesuai peran.
Ya. Impor buku panduan ke Gamma, biarkan agen menyusun ulang isinya menjadi beberapa halaman, lalu tambahkan pesan selamat datang, perkenalan tim, dan rencana minggu pertama. Untuk membuat buku panduan itu sendiri, lihat panduan cara membuat buku panduan karyawan dengan bantuan AI.
Buku panduan, daftar periksa, dan tim Anda sudah ada. Bawa semua itu ke Gamma, ubah menjadi situs orientasi yang benar-benar ingin dibuka oleh karyawan baru, dan buatlah hari pertama mereka terasa seperti sambutan hangat.
