איך רעיונות טובים מגיעים ליקום
התחל בחינם
הכלי הטוב ביותר לאתר קליטה תלוי בתפקיד. פלטפורמות משאבי אנוש כמו BambooHR, Rippling ו-Workday מטפלות בניירת, משימות והקצאות. עבור אתר הגיוס החדש עצמו (ברוכים הבאים, היכרות עם הצוות, תוכנית לשבוע הראשון, כלים ושאלות נפוצות), בונה אתרים כמו Gamma מאפשר לך להפוך את המדריך או המסמכים הקיימים שלך לאתר מלוטש וידידותי למובייל ללא מפתח, ולעדכן אותם ככל שהדברים משתנים.
חפשו "אתר קליטה" ותמצאו בעיקר רשימות של תוכנות קליטה. זו עבודה אחרת. מדריך זה מפריד בין השניים, מראה מה כולל אתר נהדר לגיוס עובדים חדשים ומשווה את הכלים לבניית אתר כזה.
שני אלה מתבלבלים כל הזמן, ורוב החברות זקוקות לשניהם.
תוכנת הקליטה מנהלת את התהליך מאחורי הקלעים:
מכתבי הצעות מחיר, חוזים וטפסי מס
הקצאת חשבון ובקשות ציוד
הקצאת משימות ותזכורות אוטומטיות
מעקב ודיווח על תאימות
אתר קליטה הוא החוויה שעובד חדש חווה בפועל:
קבלת פנים חמה מההנהלה והצוות
לוח הזמנים לשבוע הראשון ותוכנית של 30/60/90 יום
מי זה מי, עם תמונות ותפקידים
הכלים שבהם ישתמשו וכיצד לקבל גישה
תרבות, ערכים וחוקים בלתי כתובים
תשובות לשאלות שכל עובד חדש שואל
תוכנת קליטה מוודאת שהמחשב הנייד יופיע. אתר קליטה גורם לעובד החדש להרגיש כאילו החברה ציפתה לו.
פתחו בסרטון פתיחה קצר או פתק מהמנכ"ל או מנהל הגיוס, בתוספת תמונה של הצוות. רושם ראשוני נוצר עוד לפני שמתבצעת כל משימה.
לוח זמנים ברור: איפה להיות, את מי הם יפגשו ועל מה הם יעבדו. עובדים שעובדים מרחוק זקוקים לכך במיוחד, מכיוון שאין שכן במשרד לשאול.
חברי הצוות עם תמונות, תפקידים ומהם הדרישות. כללו את חבר ההשתתפות במרכז.
כל כלי שהעובד החדש ישתמש בו, לשם מה הוא מיועד, וכיצד להתחבר או לבקש גישה. קישור למדריכי התקנה במקום לחזור עליהם.
נורמות תקשורת, קצב פגישות, כיצד מתקבלות החלטות והכללים הבלתי כתובים: אילו ערוצים חשובים, כמה מהר אנשים עונים, אילו פגישות הן אופציונליות.
מה שהחברה מייצגת, מסופר באמצעות סיפורים ודוגמאות, לא רק רשימת מילים.
השאלות שכל עובד חדש שואל: תאריכי שכר, מדיניות ימי חופש, תהליך הוצאות, את מי לשאול לגבי הטבות. קישור למדריך לעובדים לקבלת הפרטים המלאים.
ליבה משותפת לכולם, בתוספת דפים להנדסה, מכירות, תמיכה או מנהלים.
לרוב החברות כבר יש את חומר הגלם: מדריך לעובדים, רשימת בדיקה לקליטה, סיכום קליטה ישן או דף Notion. העלו אותו, ייבאו אותו או חברו את Notion ו-Gamma ימשוך את התוכן ישירות. מתחילים מאפס? תארו את האתר לסוכן: "אתר קליטה לעובדים חדשים בחברת תוכנה מרוחקת של 150 איש".
הסוכן של גמא שואל כמה שאלות (גודל החברה, עבודה מרחוק או עבודה במשרד, אילו תפקידים אתם מגייסים) ומארגן את התוכן שלכם באתר: ברוכים הבאים, שבוע ראשון, צוות, כלים, איך אנחנו עובדים ושאלות נפוצות. בקשו שינויים בשפה פשוטה: "הוסיפו דף נפרד לגיוס הנדסה" או "העבירו את השאלות הנפוצות לדף נפרד".
הטמע את סרטון קבלת הפנים, הוסף תמונות צוות והנח את הלוגו שלך. גמא מטפלת בפריסה באופן אוטומטי, וניתן לעבור לעריכה חופשית כדי למקם כל אלמנט במדויק. השתמש בעריכת בינה מלאכותית כדי להתאים את הטון: "הפוך את קבלת הפנים לחמה וקצרה יותר".
החל את נושא המותג שלך או תבנית צוות כך שהאתר ייראה כמו החברה שלך. שמור אותו כתבנית כדי שכל צוות יוכל ליצור גרסה משלו מאותו בסיס.
פרסמו את האתר ושלחו את הקישור באימייל קבלת הפנים לפני היום הראשון. הוא עובד במחשב ובנייד, כך שעובדים חדשים יוכלו לגלוש בו בטלפון שלהם בסוף השבוע שלפני תחילת העבודה.
כאשר כלי משתנה או מדיניות מתעדכנת, ערוך את האתר במקום. כל מי שיש לו את הקישור רואה את הגרסה הנוכחית, ללא קבצי PDF מיושנים שמסתובבים.
הנה מבנה לדוגמה עבור אתר קליטה של חברה המתמקדת מרחוק:
ברוכים הבאים: סרטון קצר מהמנכ"ל, תמונת צוות והערה ממנהל הגיוס
לפני היום הראשון: למה לצפות בדואר, כיצד להגדיר את המחשב הנייד ואילו חשבונות להפעיל
השבוע הראשון שלך: תוכנית יומית עם קישורים לפגישות ועם מי תפגשו
הכירו את הצוות: תמונות, תפקידים, אזורי זמן והערות "שאלו אותי על"
הכלים בהם אנו משתמשים: Slack, Notion, Linear וכל השאר, כל אחד מהם עם מטרתו וכיצד לקבל גישה.
כיצד אנו עובדים מרחוק: נורמות אסינכרוניות, שעות חפיפה מרכזיות וכיצד לבקש עזרה
30/60/90 הימים שלך: אבני דרך ואיך נראית הצלחה
שאלות נפוצות: תאריכי תשלום, ימי חופש, ציוד והוצאות, עם קישורים למדריך המלא
דפי תפקידים: מדורים נפרדים להנדסה, מכירות ותמיכה
עבור רשימת הבדיקה שמאחורי אתר זה, ראו כיצד ליצור רשימות בדיקה לקליטה שנראות מקצועיות.
BambooHR, Rippling ו-Workday
חוזק: אוטומציה של זרימת עבודה, ניירת, הקצאה ומעקב אחר תאימות
הכי טוב בשביל: ניהול תהליך הקליטה מאחורי הקלעים
מושג ומפגש
חוזק: ויקי פנימי גמיש שכבר משתמשים בו לתיעוד
הכי טוב בשביל: חומרי עזר מעמיקים וצוותים שרוצים להשתלב בתוך הוויקי הקיים שלהם
אתרי גוגל
יתרון: חינמי, פשוט ומחובר ל-Google Workspace
הכי טוב בשביל: דפים פנימיים בסיסיים כאשר עיצוב אינו בראש סדר העדיפויות
גמא
חוזק: אתר קליטה מעוצב וידידותי למובייל, שנבנה על סמך המדריך או המסמכים הקיימים שלכם, ללא צורך במפתח
הכי טוב בשביל: חוויית קבלת פנים, גישה נוחה לעובדים חדשים וקלה לעדכון
ההשקפה הכנה: אם אתם זקוקים למשימות אוטומטיות, חתימות אלקטרוניות ודיווחי תאימות, השתמשו בפלטפורמת משאבי אנוש ייעודית. בשביל זה היא בנויה. אם הצוות שלכם כבר עובד ב-Notion או ב-Confluence, הקליטה יכולה להתחיל שם. Gamma ממלאת את הפער ביניהם: אתר שעובדים חדשים נהנים לפתוח, שנבנה מתוכן שכבר יש לכם. רוב החברות משתמשות בפלטפורמת משאבי אנוש לזרימת העבודה ובאתר כמו זה לקבלת הפנים.
שלחו את זה לפני היום הראשון. סוף השבוע שלפני עבודה חדשה הוא הזמן שבו אנשים הכי סקרנים. תנו להם משהו לחקור.
הצגת פנים. תמונות והיכרות קצרה גורמים לצוות חדש להרגיש פחות מאיים.
שמור פרטים רגישים במערכת משאבי אנוש. שכר, נתונים אישיים וכל דבר סודי שייכים לפלטפורמת משאבי אנוש או לאינטראנט שלך, ולא לדף משותף.
כתבו כמו בן אדם. האתר צריך להישמע כמו הצוות שלכם, לא כמו מדריך מדיניות.
שאלו כל עובד חדש מה חסר. לאחר מכן הוסיפו זאת. האתר משתפר עם כל גיוס.
זה תלוי בגודל ובתהליך שלכם. צוותים קטנים יכולים לעתים קרובות לנהל תהליך קליטה באמצעות רשימת תיוג ואתר קליטה טוב. ככל שאתם גדלים, תוכנת קליטה מטפלת בניירת, הקצאה ותאימות בקנה מידה גדול, בעוד שהאתר נשאר דלת הכניסה המזמינה.
כללו תוכנית יומית מפורטת לשבוע הראשון, הוראות להגדרת ציוד וחשבון, מדריך צוות עם אזורי זמן, נורמות תקשורת אסינכרוניות והנחיות ברורות לגבי "את מי לפנות". שתפו אותה כקישור לפני היום הראשון כדי שעובדים חדשים יוכלו להתכונן.
בדוק את הגדרות השיתוף הזמינות בתוכנית גמא שלך לפני שאתה מפרסם, ובחר את רמת הגישה המתאימה לתוכן שלך. עבור כל דבר סודי, שמור אותו במערכת משאבי האנוש או באינטראנט שלך וקשר אליו מהאתר במקום להציב אותו בדף.
ברוכים הבאים, תוכנית לשבוע הראשון, מדריך צוות, כלים וגישה, אופן פעולת הצוות, תרבות וערכים, שאלות נפוצות וקטעים ספציפיים לתפקיד.
כן. ייבאו את המדריך ל-Gamma, תנו לסוכן לארגן אותו מחדש לדפים, והוסיפו ברוכים הבאים, פתיחות לצוות ותוכנית לשבוע הראשון. לבניית המדריך עצמו, ראו כיצד לבנות מדריך לעובדים בעזרת בינה מלאכותית.
המדריך, רשימת הבדיקה והצוות שלכם כבר קיימים. הביאו אותם ל-Gama, הפכו אותם לאתר קליטה שעובדים חדשים באמת רוצים לפתוח, ותנו ליום הראשון להרגיש כמו קבלת פנים.
