התוכנה הטובה ביותר ליצירת מאמרי מאגר ידע עם ויזואליה

עבור פלטפורמת מאגר הידע עצמו (חיפוש, הרשאות והסטת פניות), כלים כמו Zendesk Guide, Confluence, Notion, Slite ו-Document360 הם הסטנדרט. כדי להפוך את המאמרים לוויזואליים (כרטיסי שלב אחר שלב, צילומי מסך עם הערות וסרטון מוטמע), Gamma הופך מאמרי טקסט קיימים או SOPs לדפים מעוצבים וניתנים לסריקה שתוכלו לפרסם כקישור או קישור ממאגר הידע שלכם.

רוב המאמרים במאגר הידע הם קירות של טקסט. הם מדויקים, ניתנים לחיפוש וכמעט בלתי אפשרי לעקוב אחריהם כאשר מישהו נמצא באמצע תהליך ההתקנה ונתקע. מדריך זה מכסה מדוע מאמרים חזותיים עובדים טוב יותר, משווה בכנות בין פלטפורמות מאגר הידע המובילות, ומראה כיצד להוסיף שכבה חזותית למאמרים החשובים ביותר.

למה חשוב לקרוא מאמרים של מאגר הידע החזותי

אנשים פותחים מאמר עזרה באמצע משימה. הם סורקים אחר השלב האחד שהם תקועים בו, לא קוראים מלמעלה למטה. אלמנטים חזותיים עוזרים בדרכים ספציפיות:

• צילומי מסך מאשרים מיקום. "לחץ על הגדרות" הוא דו משמעי. צילום מסך עם הכפתור מודגש אינו דו משמעי.

• כרטיסי צעדים מבהירים את ההתקדמות. צעד אחד לכל בלוק ויזואלי מראה לקוראים בדיוק היכן הם נמצאים.

• סרטון מציג תנועה. גרירה ושחרור, זרימות עבודה מרובות מסכים ומחוות קלות יותר לצפייה מאשר מתואר.

• הסברים מזהים טעויות. אזהרה מעוצבת בבירור לפני שלב מסוכן מונעת פנייה לתמיכה.

• מבנה ברור עוזר לגולשים. כותרות, מקטעים קצרים ועיצוב עקבי מאפשרים לאנשים לקפוץ למה שהם צריכים.

מאמרים טובים יותר פירושם פחות פניות של "עקבתי אחר המאמר וזה לא עבד", ולקוחות שפותרים בעיות בעצמם.

פלטפורמות מאגר ידע, בהשוואה

מדריך זנדסק

• חוזק: אינטגרציה הדוקה עם כרטיסי תמיכה של Zendesk, הצעות למאמרים ודיווחי סטייה

• הכי טוב בשביל: צוותי תמיכה שכבר משתמשים ב-Zendesk

מִפגָשׁ

• חוזק: תיעוד פנימי מעמיק, הרשאות ואינטגרציה עם Jira

• הכי טוב בשביל: מאגרי ידע פנימיים לצוותי הנדסה ומוצר

רַעְיוֹן

• חוזק: דפים ומסדי נתונים גמישים שכבר משתמשים בהם צוותים מדי יום

• הכי טוב בשביל: צוותים קטנים וויקי פנימיים שצריכים לפעול מהר

סלייט

• חוזק: בסיס ידע פנימי נקי וממוקד עם חיפוש בינה מלאכותית

• הכי טוב עבור: צוותים שרוצים ויקי פנימי פשוט ומסודר

מסמך 360

• חוזק: מאגר ידע ייעודי עם ניהול גרסאות, קטגוריות וניתוח נתונים

• הטוב ביותר עבור: תיעוד מוצר ציבורי ושירות עצמי ללקוחות בקנה מידה גדול

גמא

• חוזק: הפיכת מאמרי טקסט לדפים חזותיים מעוצבים עם כרטיסי שלב, צילומי מסך וסרטון מוטמע

• הכי טוב בשביל: הגרסה החזותית של המאמרים החשובים ביותר שלך, מקושרת מקובץ ה-KB שלך

ההערה הכנה: Gamma אינה פלטפורמת בסיס ידע. היא אינה מחליפה חיפוש, הרשאות, שילוב כרטיסים או ניתוח מאמרים, ועליכם לבחור את פלטפורמת בסיס הידע שלכם בהתבסס על צרכים אלה. Gamma הוא הכלי להפיכת המאמרים עצמם לוויזואליים יותר וקלים יותר למעקב, ולאחר מכן פרסומם כדפים שאליהם אתם מקשרים מהבסיס שלכם.

אילו מאמרים להפוך קודם כל לוויזואליים

אינך צריך לעצב מחדש כל מאמר. התחילו היכן שהוויזואליה משפיעה בצורה הגדולה ביותר:

1. גורמי הפנייה המובילים שלך. עיין בשאלות התמיכה הנפוצות ביותר. אם מאמר כבר קיים ופניות ממשיכות להגיע, כנראה שהמאמר אינו ברור מספיק.

2. קליטה והתחלת עבודה. משתמשים חדשים שופטים את המוצר שלכם לפי החוויה הראשונה שלהם. ודאו שכמה צעדים ראשונים הם בלתי אפשריים לטעות בהם.

3. הגדרות מרובות שלבים. אינטגרציות, תצורות וכל דבר עם יותר מקומץ שלבים.

4. **ממשקים חזותיים.** כל משימה שבה הקורא צריך למצוא משהו על המסך.

5. פעולות בסיכון גבוה. מחיקת נתונים, שינוי חיוב או כל דבר שקשה לבטל דורשת אזהרות ברורות ותצוגה חזותית.

הוספת השכבה החזותית עם גמא

שלב 1: הבאת המאמר הקיים

ייבא מאמר עזרה קיים, דף Confluence או SOP, או חבר את Notion ומשוך את הדף ישירות. דלג על ההעתקה וההדבקה, ו-Gamma בונה מהמקור שלך.

שלב 2: תנו לסוכן לבנות מחדש את זה

הסוכן של גמא שואל כמה שאלות (מי הקורא ומה הוא מנסה לעשות) ומארגן את המאמר לחלקים ברורים: מה תצטרכו, השלבים, למה לצפות ופתרון בעיות. כל שלב מקבל כרטיס ויזואלי משלו במקום פסקה ממוספרת.

שלב 3: הוספת צילומי מסך, קבצי GIF וסרטון

הוסיפו צילומי מסך עם הערות לכל שלב, הטמיעו סרטון הדרכה קצר, או הוסיפו קבצי GIF של האינטראקציה המרכזית. בקשו מ-Gama להוסיף הסברים: "הוסיפו אזהרה לפני שלב רביעי שלא ניתן לבטל פעולה זו".

שלב 4: שיפור הטקסט בעזרת עריכת בינה מלאכותית

בחר כל סעיף ותאר את השינוי: "קצר את השלבים האלה", "הוסף סעיף לפתרון בעיות עבור שלוש השגיאות הנפוצות ביותר", או "כתוב מחדש עבור משתמש חדש".

שלב 5: פרסום וקישור מקובץ ה-KB שלך

פרסמו את המאמר כדף גמא עם נושא המותג שלכם, לאחר מכן קשרו אליו ממאגר הידע שלכם, ווידג'ט העזרה או פקודות המאקרו של התמיכה. כאשר המוצר משתנה, עדכנו את הדף במקום, וכל קישור יציג את הגרסה הנוכחית.

שלב 6: שינוי קנה מידה בעזרת תבנית

שמרו את המאמר החזותי הטוב ביותר שלכם כתבנית צוות. כל מאמר חדש מתחיל באותו מבנה, סגנון ותוספות, כך שתוכן העזרה שלכם נשאר עקבי ככל שיותר אנשים כותבים אותו.

דוגמה: כתיבה מחדש של מאמר אינטגרציה עתיר טקסט

כך צוות תמיכה עשוי לשנות מאמר נפוץ של "חבר את מערכת ה-CRM שלך":

לפני: שנים עשר שלבים ממוספרים בבלוק טקסט ארוך אחד, עם שמות ההגדרות מודגשים וללא צילומי מסך. פניות בנוגע לאינטגרציה ממשיכות להגיע.

לאחר מכן, נבנה מחדש בגמא:

1. מה תצטרכו: גישת מנהל ומפתח API, המוצגים ככרטיס קצר ברשימת בדיקה

2. כרטיסי שלבים: כרטיס אחד לכל שלב, כל אחד עם צילום מסך מודגש המציג בדיוק היכן ללחוץ

3. סרטון קצר: מדריך למשתמש בחיבור המלא, מוטמע בחלק העליון לאנשים שמעדיפים לצפות

4. אזהרה: לפני שלב מיפוי השדות, הערה ברורה שמיפויים דורסים נתונים קיימים

5. איך נראית הצלחה: צילום מסך של חיבור פעיל, כדי שהקוראים ידעו שהם סיימו

6. פתרון בעיות: שלוש השגיאות הנפוצות ביותר מכרטיסים אחרונים, לכל אחת מהן תיקון

פלטפורמת KB עדיין מטפלת בחיפוש והסטת פניות. כעת הלקוחות יכולים לעקוב אחר המאמר עצמו.

מאגרי ידע פנימיים לעומת מאגרי ידע הפונים ללקוחות

מאמרים חזותיים עוזרים בשני המקומות, אבל סדרי העדיפויות שונים.

מרכזי עזרה הפונים ללקוחות

• מטרה: לקוחות פותרים בעיות מבלי ליצור קשר עם התמיכה

• מה שחשוב ביותר: צילומי מסך ברורים, סרטונים קצרים ופתרון בעיות שנכתבו מתוך כרטיסים אמיתיים

• עדיפות חזותית: מדריכי התחלה, אינטגרציות, חיוב והגדרות חשבון

מאגרי ידע פנימיים

• מטרה: עובדים מוצאים תשובות מבלי להפריע לחבר לצוות

• מה שחשוב ביותר: תהליכים מדויקים, בעלים בעלי שם ותאריך "עדכון אחרון" גלוי

• עדיפות חזותית: קליטה, תהליכים חוזרים וכלים בהם משתמש כל צוות

עבור מאמרים פנימיים, המקור לרוב כבר נמצא ב-Confluence או Notion. שמור אותו שם כהפניה, וצר גרסה ויזואלית ב-Gamma עבור התהליכים שאנשים מבצעים בתדירות הגבוהה ביותר. עבור מאמרים הפונים ללקוחות, פרסם את הדף הוויזואלי וקשר אליו מהמאמר התואם במרכז העזרה שלך, כך שהחיפוש עדיין ימצא אותו והלקוחות יגיעו למשהו קל לעקוב אחריו.

לא משנה לאיזה קהל אתם כותבים, אותו כלל חל: מאמר ויזואלי עוזר רק אם הוא עדכני. בחרו בעלים לכל אחד מהם, ובדקו אותו בכל פעם שהמוצר או התהליך שהוא מתאר משתנים.

טיפים למאמרים חזותיים שמפחיתים כרטיסים

• פעולה אחת לכל שלב. אם שלב אומר "וגם", זה כנראה שני שלבים.

• סמן, לא רק צילום. צילום מסך עם תיבה או חץ מסביב לכפתור הימני עדיף על צילום מסך מלא.

• שמור על סרטון קצר. קטע קצר של החלק המסובך שימושי יותר מאשר הדרכה ארוכה.

• כתוב פתרון בעיות מתוך כרטיסים אמיתיים. תור התמיכה שלך אומר לך בדיוק היכן אנשים נתקעים.

• עדכן צילומי מסך עם המוצר. צילומי מסך מיושנים גרועים יותר מכלום. בדוק מאמרים חזותיים לאחר כל שינוי בממשק המשתמש.

שאלות נפוצות

כיצד ניתן להוסיף פריטים חזותיים למאמרי מאגר הידע?

הוסיפו צילום מסך עם הערות לכל שלב, הטמיעו סרטונים קצרים או קבצי GIF לאינטראקציות מורכבות, והשתמשו בהסברים לאזהרות וטיפים. רוב פלטפורמות ה-KB תומכות בהטמעות תמונות ווידאו. Gamma יכול לבנות מחדש מאמר כדף ויזואלי מלא עם כרטיסי שלב שאתם מקשרים מה-KB שלכם.

מהי תוכנת מאגר הידע הטובה ביותר עבור צוותים קטנים?

Notion ו-Slite פופולריים בקרב צוותים קטנים בזכות הפשטות והגמישות שלהם. אם התמיכה שלכם פועלת על Zendesk, Zendesk Guide מתחבר ישירות לכרטיסים. עבור תיעוד מוצר ציבורי בקנה מידה גדול, Document360 בנוי במיוחד.

האם אני יכול להמיר מסמכי עזרה לאתר אינטרנט?

כן. ייבאו את מסמכי העזרה שלכם לתוך Gamma ופרסו אותם כדף אינטרנט או אתר ממותג. ראו כיצד להמיר מסמך לאתר אינטרנט.

האם גמא היא פלטפורמת בסיס ידע?

לא. גמא לא מספקת חיפוש ב-KB, הרשאות או שילוב כרטיסים. השתמשו בה כדי ליצור את המאמרים הוויזואליים עצמם, ולאחר מכן קישור אליהם מפלטפורמת ה-KB שלכם.

האם ניתן לייצא מאמרים לקובץ PDF?

כן. ייצוא ל-PDF, PowerPoint או Google Slides עם העיצוב ללא שינוי.

מדריכים קשורים

• חלופות למפגש

• חלופות רעיון

• המרת מסמך לאתר אינטרנט

• הפיכת דף Confluence למצגת

צור מאמרי עזרה שאנשים באמת יוכלו לעקוב אחריהם

בסיס הידע שלך כבר מכיל את התשובות. הבא את המאמרים החשובים ביותר שלך לגמא, הפוך אותם לדפים חזותיים שלב אחר שלב, ועזור ללקוחות לפתור בעיות בעצמם.

נסו את גמא בחינם →