چگونه ایده‌های خوب وارد کیهان می‌شوند
رایگان شروع کنید
بهترین ابزار برای یک وب‌سایت آشنایی با محیط کار (Onboarding website) به شغل بستگی دارد. پلتفرم‌های منابع انسانی مانند BambooHR، Rippling و Workday کارهای اداری، وظایف و تدارکات را انجام می‌دهند. برای خود سایت استخدام جدید (خوشامدگویی، معرفی تیم، برنامه هفته اول، ابزارها و سوالات متداول)، یک سازنده وب‌سایت مانند Gamma به شما امکان می‌دهد کتابچه راهنما یا اسناد موجود خود را بدون نیاز به توسعه‌دهنده به یک سایت شیک و سازگار با موبایل تبدیل کنید و آن را با تغییر شرایط به‌روز نگه دارید.
عبارت «وب‌سایت آموزش آنلاین» را جستجو کنید، در بیشتر موارد فهرستی از نرم‌افزارهای آموزش آنلاین را خواهید یافت. این یک کار متفاوت است. این راهنما این دو را از هم جدا می‌کند، نشان می‌دهد که یک سایت عالی برای استخدام جدید شامل چه چیزهایی می‌شود و ابزارهای لازم برای ساخت آن را با هم مقایسه می‌کند.
این دو دائماً با هم اشتباه گرفته می‌شوند و اکثر شرکت‌ها به هر دو نیاز دارند.
نرم‌افزارهای آنبوردینگ (Onboarding) این فرآیند را در پشت صحنه اجرا می‌کنند:
نامه‌های پیشنهاد قیمت، قراردادها و فرم‌های مالیاتی
تأمین حساب و درخواست تجهیزات
تخصیص وظایف و یادآوری خودکار
ردیابی و گزارش انطباق
یک وب‌سایت آموزشی، تجربه‌ای است که یک کارمند جدید واقعاً می‌بیند:
استقبال گرم از رهبری و تیم
برنامه هفته اول و طرح 30/60/90 روزه
کی به کیه، با عکس‌ها و نقش‌ها
ابزارهایی که استفاده خواهند کرد و نحوه دسترسی به آنها
فرهنگ، ارزش‌ها و قوانین نانوشته
پاسخ به سوالاتی که هر کارمند تازه استخدام شده می‌پرسد
نرم‌افزارهای آموزش ضمن خدمت، لپ‌تاپ را در دسترس قرار می‌دهند. یک وب‌سایت آموزش ضمن خدمت باعث می‌شود کارمند جدید احساس کند که شرکت از او انتظار داشته است.
با یک ویدیوی کوتاه خوشامدگویی یا یادداشتی از مدیرعامل یا مدیر استخدام، به علاوه عکسی از تیم، شروع کنید. اولین برداشت‌ها قبل از انجام هر کاری ایجاد می‌شوند.
یک برنامه‌ی مشخص: کجا باشند، با چه کسی ملاقات کنند و روی چه چیزی کار کنند. کارمندان دورکار به ویژه به این نیاز دارند، زیرا دیگر نیازی به پرسیدن از همسایه‌ی پشت میزی نیست.
اعضای تیم به همراه عکس، نقش‌ها و مواردی که باید به آنها مراجعه کرد. فرد همراهِ در حالِ شروعِ کار را در جلو و مرکز قرار دهید.
هر ابزاری که فرد تازه استخدام شده استفاده خواهد کرد، کاربرد آن و نحوه ورود یا درخواست دسترسی. به جای تکرار راهنماهای راه‌اندازی، به آنها لینک دهید.
هنجارهای ارتباطی، ریتم جلسات، نحوه تصمیم‌گیری و قوانین نانوشته: کدام کانال‌ها مهم هستند، افراد چقدر سریع پاسخ می‌دهند، کدام جلسات اختیاری هستند.
آنچه شرکت به آن پایبند است، از طریق داستان‌ها و مثال‌ها بیان می‌شود، نه فقط فهرستی از کلمات.
سوالاتی که هر استخدامی جدید می‌پرسد: تاریخ حقوق و دستمزد، سیاست مرخصی، فرآیند هزینه‌ها، از چه کسی در مورد مزایا سوال کند. برای جزئیات کامل به دفترچه راهنمای کارمندان لینک دهید.
یک هسته مشترک برای همه، به علاوه صفحاتی برای مهندسی، فروش، پشتیبانی یا مدیران.
بیشتر شرکت‌ها از قبل مواد اولیه را دارند: یک کتابچه راهنمای کارمند، یک چک لیست آموزش، یک فایل آموزشی قدیمی یا یک صفحه Notion. آن را آپلود کنید، وارد کنید یا به Notion متصل شوید و گاما محتوا را مستقیماً دریافت می‌کند. از صفر شروع کنید؟ سایت را برای نماینده توصیف کنید: «وب‌سایت آموزش برای استخدام‌های جدید در یک شرکت نرم‌افزاری از راه دور ۱۵۰ نفره».
نماینده گاما چند سوال می‌پرسد (اندازه شرکت، دورکاری یا حضور در دفتر، نقش‌هایی که استخدام می‌کنید) و محتوای شما را در یک سایت سازماندهی می‌کند: خوشامدگویی، هفته اول، تیم، ابزارها، نحوه کار ما و سوالات متداول. درخواست تغییرات را به زبان ساده مطرح کنید: «یک صفحه جداگانه برای استخدام‌های مهندسی اضافه کنید» یا «سوالات متداول را به صفحه مخصوص خود منتقل کنید».
ویدیوی خوشامدگویی را جاسازی کنید، عکس‌های تیمی اضافه کنید و لوگوی خود را قرار دهید. گاما به طور خودکار طرح‌بندی را مدیریت می‌کند و می‌توانید برای قرار دادن دقیق هر عنصر، به ویرایش آزاد بروید. از ویرایش هوش مصنوعی برای تنظیم لحن استفاده کنید: «خوشامدگویی را گرم‌تر و کوتاه‌تر کنید.»
تم برند یا قالب تیمی خود را اعمال کنید تا سایت شبیه شرکت شما به نظر برسد. آن را به عنوان یک قالب ذخیره کنید تا هر تیم بتواند نسخه خود را از همان پایه راه‌اندازی کند.
سایت را منتشر کنید و لینک آن را قبل از روز اول در ایمیل خوشامدگویی ارسال کنید. این سایت روی دسکتاپ و موبایل کار می‌کند، بنابراین افراد جدید می‌توانند آخر هفته قبل از شروع به کار، آن را روی تلفن همراه خود بررسی کنند.
وقتی ابزاری تغییر می‌کند یا سیاستی به‌روزرسانی می‌شود، سایت را از همان ابتدا ویرایش کنید. هر کسی که لینک را دارد، نسخه فعلی را می‌بیند، بدون هیچ فایل PDF قدیمی.
در اینجا یک ساختار نمونه برای سایت پذیرش یک شرکت دورکار ارائه شده است:
خوش آمدید: یک ویدیوی کوتاه از مدیرعامل، یک عکس تیمی و یادداشتی از مدیر استخدام
قبل از روز اول: چه چیزهایی در ایمیل انتظارتان را می‌کشد، چگونه لپ‌تاپ را راه‌اندازی کنید و کدام حساب‌ها را فعال کنید
هفته اول شما: یک برنامه روزانه به همراه لینک جلسات و افرادی که ملاقات خواهید کرد
با تیم آشنا شوید: عکس‌ها، نقش‌ها، مناطق زمانی و یادداشت‌های «از من درباره‌شان بپرسید»
ابزارهایی که استفاده می‌کنیم: Slack، Notion، Linear و بقیه، هر کدام با کاربرد و نحوه دسترسی به آنها.
نحوه دورکاری ما: هنجارهای ناهمزمان، ساعات همپوشانی اصلی و نحوه درخواست کمک
روزهای ۳۰/۶۰/۹۰ شما: نقاط عطف و موفقیت چگونه است؟
سوالات متداول: تاریخ پرداخت حقوق، مرخصی، تجهیزات و هزینه‌ها، به همراه لینک به دفترچه راهنمای کامل
صفحات نقش: بخش‌های جداگانه برای مهندسی، فروش و پشتیبانی
برای چک لیست پشت این سایت، ببینید چگونه چک لیست‌های آشنایی اولیه‌ای تهیه کنیم که حرفه‌ای به نظر برسند.
بامبو اچ آر، ریپلینگ و ورک دی
نقاط قوت: خودکارسازی گردش کار، کاغذبازی، تأمین منابع و پیگیری انطباق با قوانین
بهترین برای: اجرای فرآیند جذب مشتری در پشت صحنه
مفهوم و تلاقی
نقطه قوت: ویکی‌های داخلی انعطاف‌پذیر که تیم‌ها از قبل برای مستندسازی از آنها استفاده می‌کنند
بهترین برای: منابع مرجع عمیق و تیم‌هایی که می‌خواهند در ویکی موجود خود، آموزش‌های لازم را دریافت کنند
سایت‌های گوگل
نقاط قوت: رایگان، ساده و متصل به Google Workspace
بهترین برای: صفحات داخلی ساده، زمانی که طراحی در اولویت نیست
گاما
نقطه قوت: یک سایت آموزشی طراحی‌شده و سازگار با موبایل که از روی کتابچه راهنما یا مستندات موجود شما و بدون نیاز به توسعه‌دهنده ساخته شده باشد.
بهترین برای: تجربه‌ای خوشایند و جدید برای استخدام، که به‌روزرسانی آن آسان است
نکته صادقانه: اگر به وظایف خودکار، امضاهای الکترونیکی و گزارش‌های انطباق نیاز دارید، از یک پلتفرم منابع انسانی اختصاصی استفاده کنید. این پلتفرم برای همین ساخته شده است. اگر تیم شما از قبل در Notion یا Confluence کار می‌کند، شروع به کار با افراد جدید می‌تواند از آنجا شروع شود. Gamma شکاف بین آنها را پر می‌کند: سایتی که افراد تازه استخدام شده واقعاً از باز کردن آن لذت می‌برند و از محتوایی که شما از قبل دارید ساخته شده است. اکثر شرکت‌ها از یک پلتفرم منابع انسانی برای گردش کار و از سایتی مانند این برای خوشامدگویی استفاده می‌کنند.
قبل از روز اول ارسال کنید. آخر هفته قبل از شروع یک کار جدید، زمانی است که افراد بیشترین کنجکاوی را دارند. به آنها چیزی برای کشف کردن بدهید.
چهره‌ها را نشان دهید. عکس‌ها و معرفی‌های کوتاه باعث می‌شود تیم جدید کمتر احساس ترس کند.
جزئیات حساس را در سیستم منابع انسانی نگه دارید. حقوق و دستمزد، اطلاعات شخصی و هر چیز محرمانه دیگری متعلق به پلتفرم یا اینترانت منابع انسانی شما است، نه در یک صفحه مشترک.
مثل یک شخص بنویسید. سایت باید شبیه تیم شما باشد، نه یک کتابچه راهنمای سیاست.
از هر استخدامی جدید بپرسید چه چیزی کم بوده است. سپس آن را اضافه کنید. سایت با هر استخدام بهتر می‌شود.
بستگی به اندازه و فرآیند شما دارد. تیم‌های کوچک اغلب می‌توانند با یک چک لیست و یک سایت خوب برای شروع به کار، فرآیند جذب نیرو را اجرا کنند. با رشد شما، نرم‌افزار جذب نیرو، کارهای اداری، تدارکات و انطباق با الزامات را در مقیاس بزرگ انجام می‌دهد، در حالی که سایت همچنان به عنوان درب ورودی پذیرای شما باقی می‌ماند.
برنامه‌ی روز به روز هفته‌ی اول، دستورالعمل‌های راه‌اندازی تجهیزات و حساب کاربری، فهرست تیم با مناطق زمانی، هنجارهای ارتباطی ناهمزمان و راهنمای واضح «از چه کسی بپرسیم» را در آن بگنجانید. آن را قبل از روز اول به عنوان یک لینک به اشتراک بگذارید تا افراد جدید بتوانند آماده شوند.
قبل از انتشار، تنظیمات اشتراک‌گذاری موجود در طرح گامای خود را بررسی کنید و سطح دسترسی متناسب با محتوای خود را انتخاب کنید. برای هرگونه اطلاعات محرمانه، آن را در سیستم منابع انسانی یا اینترانت خود نگه دارید و به جای قرار دادن آن در صفحه، از سایت به آن لینک دهید.
خوشامدگویی، برنامه هفته اول، فهرست تیم، ابزارها و دسترسی‌ها، نحوه کار تیم، فرهنگ و ارزش‌ها، سوالات متداول و بخش‌های مربوط به نقش‌های خاص.
بله. دفترچه راهنما را به گاما وارد کنید، بگذارید نماینده آن را در صفحات مختلف بازسازی کند و یک خوشامدگویی، معرفی تیم و یک برنامه هفته اول اضافه کند. برای ساخت خود دفترچه راهنما، به نحوه ساخت دفترچه راهنمای کارمندان با هوش مصنوعی مراجعه کنید.
کتابچه راهنما، چک لیست و تیم شما از قبل وجود دارند. آنها را به گاما بیاورید، آنها را به یک سایت آموزشی تبدیل کنید که افراد تازه استخدام شده واقعاً می‌خواهند آن را افتتاح کنند و کاری کنید که روز اول مانند یک خوشامدگویی به نظر برسد.
