Jak se dobré nápady dostávají do vesmíru
Začněte zdarma
Výběr nejlepšího nástroje pro webovou stránku určenou pro zaškolování nových zaměstnanců závisí na konkrétní pracovní pozici. Personální platformy jako BambooHR, Rippling a Workday se starají o administrativu, úkoly a zprovoznění přístupu. Pokud jde o samotný web určený pro nové zaměstnance (uvítání, představení týmu, plán na první týden, nástroje a často kladené otázky), nástroj pro tvorbu webových stránek jako Gamma vám umožní převést vaši stávající příručku nebo dokumenty na profesionálně vypadající web optimalizovaný pro mobilní zařízení, a to bez nutnosti zapojení vývojáře, a průběžně jej aktualizovat podle aktuálních změn.
Zadejte do vyhledávače „onboardingový web“ a najdete převážně seznamy softwaru pro zaškolování nových zaměstnanců. To je ale něco jiného. Tento průvodce tyto dva pojmy odlišuje, ukazuje, co by měl obsahovat kvalitní web pro nové zaměstnance, a porovnává nástroje pro jeho tvorbu.
Tyto dva pojmy se neustále zaměňují, a přitom většina firem potřebuje oba.
Software pro zapracování nových zaměstnanců řídí celý proces v pozadí:
Nabídkové dopisy, smlouvy a daňové formuláře
Zřizování účtů a žádosti o vybavení
Přiřazování úkolů a automatická upomínání
Sledování dodržování předpisů a podávání zpráv
Webová stránka pro zapracování nových zaměstnanců představuje zážitek, který nový zaměstnanec skutečně zažívá:
Srdečné přivítání od vedení a celého týmu
Rozvrh na první týden a plán na 30, 60 a 90 dní
Kdo je kdo – s fotografiemi a popisem rolí
Nástroje, které budou používat, a jak k nim získat přístup
Kultura, hodnoty a nepsaná pravidla
Odpovědi na otázky, které si klade každý nový zaměstnanec
Software pro zapracování nových zaměstnanců zajistí, že se notebook objeví. Webová stránka věnovaná zapracování dá novému zaměstnanci pocit, že ho společnost očekávala.
Začněte krátkým uvítacím videem nebo vzkazem od generálního ředitele či vedoucího náboru, doplněným fotografií týmu. První dojem se utváří ještě předtím, než se vůbec začne pracovat.
Jasný harmonogram: kde mají být, s kým se setkají a na čem budou pracovat. To potřebují zejména zaměstnanci pracující na dálku, protože nemají kolegu u vedlejšího stolu, na kterého by se mohli zeptat.
Členové týmu s fotografiemi, popisem jejich rolí a informacemi o tom, s čím se na ně lze obrátit. Na přední a centrální místo umístěte parťáka pro zapracování nových zaměstnanců.
Všechny nástroje, které bude nový zaměstnanec používat, k čemu slouží a jak se do nich přihlásit nebo požádat o přístup. Uveďte odkazy na návody k nastavení, místo abyste je zde opakovali.
Komunikační normy, rytmus schůzek, způsob přijímání rozhodnutí a nepsaná pravidla: které komunikační kanály jsou důležité, jak rychle lidé odpovídají, které schůzky jsou nepovinné.
Co společnost představuje – vyprávěno prostřednictvím příběhů a příkladů, nikoli pouze jako seznam slov.
Otázky, které si klade každý nový zaměstnanec: termíny výplaty, pravidla pro čerpání volna, postup při vyúčtování výdajů, na koho se obrátit ohledně zaměstnaneckých benefitů. Podrobné informace najdete v příručce pro zaměstnance.
Společná základní část pro všechny a navíc stránky pro technické oddělení, prodej, podporu nebo manažery.
Většina firem již má k dispozici výchozí materiál: zaměstnaneckou příručku, kontrolní seznam pro zaškolení, starou prezentaci k zaškolení nebo stránku v Notionu. Stačí je nahrát, importovat nebo propojit s Notionem a Gamma obsah přímo načte. Začínáte od nuly? Popište agentovi, o jaký web jde: „web pro zaškolení nových zaměstnanců ve softwarové firmě s 150 zaměstnanci pracujícími na dálku.“
Zástupce společnosti Gamma vám položí několik otázek (velikost firmy, práce na dálku nebo v kanceláři, jaké pozice obsazujete) a uspořádá váš obsah do jednotlivých sekcí webu: uvítání, první týden, tým, nástroje, jak pracujeme a často kladené otázky. O změny požádejte srozumitelným jazykem: „přidejte samostatnou stránku pro nábor inženýrů“ nebo „přesuňte často kladené otázky na samostatnou stránku“.
Vložte uvítací video, přidejte fotografie týmu a umístěte své logo. Gamma se o rozvržení postará automaticky a vy můžete přepnout do režimu volné úpravy, abyste mohli jakýkoli prvek přesně umístit. Pomocí úpravy pomocí umělé inteligence upravte tón: „udělejte uvítání vřelejší a kratší.“
Použijte motiv své značky nebo šablonu týmu, aby web odpovídal stylu vaší společnosti. Uložte jej jako šablonu, aby si každý tým mohl na stejném základě vytvořit svou vlastní verzi.
Zveřejněte web a odkaz na něj přiložte do uvítacího e-mailu ještě před prvním pracovním dnem. Web funguje jak na počítači, tak na mobilu, takže noví zaměstnanci si jej mohou prohlédnout na svém telefonu už o víkendu před nástupem.
Jakmile dojde ke změně nástroje nebo aktualizaci zásad, proveďte úpravy přímo na webu. Každý, kdo má odkaz, uvidí aktuální verzi a nikde se nebudou objevovat zastaralé soubory PDF.
Zde je ukázková struktura úvodní stránky pro společnost, která upřednostňuje práci na dálku:
Úvod: Krátké video od generálního ředitele, týmová fotografie a vzkaz od manažera odpovědného za nábor
Ještě před prvním dnem: Co můžete očekávat v poště, jak nastavit notebook a které účty aktivovat
Váš první týden: Denní plán s odkazy na schůzky a přehledem lidí, se kterými se setkáte
Seznamte se s týmem: fotografie, funkce, časová pásma a poznámky typu „zeptejte se mě na“
Nástroje, které používáme: Slack, Notion, Linear a další – u každého je uvedeno, k čemu slouží a jak k němu získat přístup
Jak pracujeme na dálku: zásady asynchronní komunikace, společné pracovní hodiny a jak požádat o pomoc
Vašich 30/60/90 dní: Milníky a jak vypadá úspěch
Často kladené otázky: Termíny výplaty, volno, vybavení a výdaje, včetně odkazů na úplnou příručku
Stránky s popisem pracovních pozic: Samostatné sekce pro technické oddělení, obchod a podporu
Seznam kontrolních bodů, na kterém je tento web založen, najdete v článku „Jak vytvořit profesionálně vypadající kontrolní seznamy pro zaškolení nových zaměstnanců“.
BambooHR, Rippling a Workday
Silné stránky: Automatizace pracovních postupů, vyřizování administrativy, zřizování služeb a sledování dodržování předpisů
Nejvhodnější pro: Zajištění procesu zapracování nových zaměstnanců v pozadí
Notion a Confluence
Přednost: Flexibilní interní wiki, které týmy již využívají k tvorbě dokumentace
Nejvhodnější pro: Podrobné referenční materiály a týmy, které chtějí provádět zaškolování v rámci své stávající wiki
Google Sites
Výhoda: Zdarma, jednoduché a propojené s Google Workspace
Nejvhodnější pro: Základní vnitřní stránky, u nichž není design prioritou
Gamma
Přednost: Přehledná, pro mobilní zařízení optimalizovaná úvodní stránka vytvořená na základě vaší stávající příručky nebo dokumentace, a to bez zapojení vývojáře
Nejvhodnější pro: Příjemné uvítání nových zaměstnanců, které lze snadno aktualizovat
Upřímný názor: Pokud potřebujete automatizované úkoly, elektronické podpisy a reporty o dodržování předpisů, použijte specializovanou HR platformu. Právě k tomu je určena. Pokud váš tým již běžně pracuje v Notionu nebo Confluence, můžete s uváděním nových zaměstnanců začít právě tam. Gamma vyplňuje mezeru mezi nimi: je to web, který noví zaměstnanci rádi navštěvují a který je postaven na obsahu, který již máte k dispozici. Většina firem využívá platformu pro řízení lidských zdrojů pro pracovní postupy a web, jako je tento, pro uvítání nových zaměstnanců.
Pošlete to ještě před prvním dnem. Právě o víkendu před nástupem do nové práce jsou lidé nejzvědavější. Dejte jim něco, co si mohou prohlédnout.
Ukažte tváře. Fotografie a krátká představení pomáhají novým členům týmu zbavit se pocitu nejistoty.
Citlivé údaje uchovávejte v personálním systému. Plat, osobní údaje a veškeré důvěrné informace patří do vaší personální platformy nebo na intranet, nikoli na sdílenou stránku.
Pište jako člověk. Web by měl znít jako váš tým, ne jako příručka s pravidly.
Zeptejte se každého nového zaměstnance, co tu chybí. A pak to doplňte. S každým novým zaměstnancem se web zlepšuje.
Záleží to na velikosti vaší firmy a na tom, jakým způsobem postupujete. Malé týmy často zvládnou zaškolení nových zaměstnanců pomocí kontrolního seznamu a kvalitního webového portálu pro zaškolování. Jak firma roste, software pro zaškolování nových zaměstnanců zvládá administrativu, přidělování oprávnění a dodržování předpisů ve velkém měřítku, zatímco webový portál zůstává vítací vstupní branou.
Přiložte denní plán na první týden, pokyny k nastavení vybavení a účtů, seznam členů týmu s uvedením časových pásem, pravidla pro asynchronní komunikaci a jasné pokyny, na koho se obrátit. Sdílejte tyto materiály formou odkazu ještě před prvním dnem, aby se noví zaměstnanci mohli připravit.
Před zveřejněním si zkontrolujte nastavení sdílení dostupné v rámci vašeho tarifu Gamma a vyberte úroveň přístupu, která odpovídá vašemu obsahu. Důvěrné informace uchovávejte ve svém personálním systému nebo na intranetu a na webu na ně pouze odkazujte, místo abyste je vkládali přímo na stránku.
Úvodní přivítání, plán na první týden, seznam členů týmu, nástroje a přístupová oprávnění, způsob fungování týmu, firemní kultura a hodnoty, často kladené otázky a sekce věnované jednotlivým rolím.
Ano. Nahrajte příručku do systému Gamma, nechte agenta rozdělit ji na jednotlivé stránky a doplňte úvodní pozdrav, představení týmu a plán na první týden. Pokud jde o samotné vytvoření příručky, podívejte se, jak vytvořit příručku pro zaměstnance pomocí umělé inteligence.
Jak vytvořit webovou stránku pomocí umělé inteligence s využitím nástroje Gamma
Jak vytvořit příručku pro zaměstnance s využitím umělé inteligence
Jak může umělá inteligence pomoci při tvorbě prezentací pro zaškolování nových zaměstnanců
Máte již k dispozici příručku, kontrolní seznam i tým. Přineste je do Gamma, proměňte je v úvodní webovou stránku, kterou si noví zaměstnanci skutečně rádi otevřou, a zajistěte, aby se první den v práci stal skutečným přivítáním.
