كيف تنتشر الأفكار الجيدة حول العالم
ابدأ مجانًا
تعتمد أفضل أداة لإنشاء موقع إلكتروني خاص بالتأهيل على طبيعة الوظيفة. تتولى منصات الموارد البشرية مثل BambooHR وRippling وWorkday إدارة الأعمال الورقية والمهام وتجهيز الموارد. أما بالنسبة للموقع المخصص للموظفين الجدد (الترحيب، وتعريف أعضاء الفريق، وخطة الأسبوع الأول، والأدوات، والأسئلة الشائعة)، فإن أداة إنشاء المواقع مثل Gamma تتيح لك تحويل دليل الموظف أو المستندات الموجودة لديك إلى موقع إلكتروني أنيق ومتوافق مع الأجهزة المحمولة دون الحاجة إلى مطور، مع إمكانية تحديثه باستمرار كلما طرأت تغييرات.
ابحث عن عبارة «موقع إرشاد الموظفين الجدد» وستجد في الغالب قوائم ببرامج الإرشاد. لكن هذه مهمة مختلفة. يفرق هذا الدليل بين الاثنين، ويوضح العناصر التي يجب أن يتضمنها موقع إرشاد الموظفين الجدد الجيد، ويقارن بين الأدوات المتاحة لإنشاء مثل هذا الموقع.
هذان الأمران يُخلط بينهما باستمرار، ومعظم الشركات تحتاج إلى كليهما.
تقوم برامج تأهيل الموظفين الجدد بإدارة العملية خلف الكواليس:
خطابات العرض، والعقود، والنماذج الضريبية
تجهيز الحسابات وطلبات المعدات
توزيع المهام والتذكيرات التلقائية
متابعة الامتثال وإعداد التقارير
موقع الويب الخاص بتأهيل الموظفين الجدد هو التجربة التي يراها الموظف الجديد فعليًّا:
ترحيب حار من الإدارة والفريق
جدول الأسبوع الأول وخطة 30/60/90 يومًا
من هو من، مع الصور والأدوار
الأدوات التي سيستخدمونها وكيفية الوصول إليها
الثقافة والقيم والقواعد غير المكتوبة
إجابات على الأسئلة التي يطرحها كل موظف جديد
يضمن برنامج التهيئة أن يظهر الكمبيوتر المحمول. أما موقع الويب الخاص بالتهيئة فيجعل الموظف الجديد يشعر بأن الشركة كانت في انتظاره.
ابدأ بفيديو ترحيبي قصير أو رسالة من الرئيس التنفيذي أو مدير التوظيف، بالإضافة إلى صورة للفريق. فالانطباع الأول يتشكل قبل إنجاز أي مهمة.
جدول زمني واضح: أين يجب أن يتواجدوا، ومن سيقابلون، وما الذي سيعملون عليه. ويحتاج الموظفون العاملون عن بُعد إلى هذا بشكل خاص، حيث لا يوجد زميل في المكتب يمكنهم سؤاله.
أعضاء الفريق مع صورهم وأدوارهم، وما الذي يمكن اللجوء إليهم بشأنه. ضع «رفيق التوجيه» في مقدمة الصفحة ووسطها.
كل أداة سيستخدمها الموظف الجديد، والغرض منها، وكيفية تسجيل الدخول أو طلب حق الوصول. قم بإرفاق رابط لأدلة الإعداد بدلاً من تكرارها.
معايير التواصل، وإيقاعات الاجتماعات، وكيفية اتخاذ القرارات، والقواعد غير المكتوبة: ما هي القنوات المهمة، ومدى سرعة الردود، وما هي الاجتماعات الاختيارية.
القيم التي تمثلها الشركة، معبَّر عنها من خلال القصص والأمثلة، وليس مجرد قائمة من الكلمات.
الأسئلة التي يطرحها كل موظف جديد: مواعيد صرف الرواتب، وسياسة الإجازات، وإجراءات سداد النفقات، ومن الذي يمكنه الاستفسار منه عن المزايا. رابط دليل الموظف للاطلاع على التفاصيل الكاملة.
نواة مشتركة للجميع، بالإضافة إلى صفحات مخصصة للهندسة والمبيعات والدعم أو المديرين.
تمتلك معظم الشركات بالفعل المواد الأولية اللازمة: دليل الموظفين، أو قائمة مراجعة للتأهيل الوظيفي، أو عرض تقديمي قديم للتأهيل الوظيفي، أو صفحة على Notion. قم بتحميلها أو استيرادها أو ربطها بـ Notion، وستقوم Gamma باستخراج المحتوى مباشرةً. هل تبدأ من الصفر؟ صِف الموقع للممثل: «موقع إرشادي لتأهيل الموظفين الجدد في شركة برمجيات تعمل عن بُعد وتضم 150 موظفًا».
يطرح وكيل «Gamma» بعض الأسئلة (حجم الشركة، العمل عن بُعد أم في المكتب، الوظائف التي تبحثون عن شاغليها) ويقوم بتنظيم المحتوى الخاص بكم في موقع إلكتروني: الترحيب، الأسبوع الأول، الفريق، الأدوات، طريقة عملنا، والأسئلة الشائعة. اطلب إجراء التغييرات بلغة واضحة ومباشرة: «أضف صفحة منفصلة لتوظيف المهندسين» أو «انقل الأسئلة الشائعة إلى صفحة خاصة بها».
قم بتضمين فيديو الترحيب، وأضف صور الفريق، وضع شعارك. يتولى Gamma التصميم تلقائيًا، ويمكنك التبديل إلى وضع التحرير الحر لضبط موضع أي عنصر بدقة. استخدم ميزة التحرير بالذكاء الاصطناعي لتعديل النبرة: «اجعل الترحيب أكثر دفئًا وأقصر».
قم بتطبيق موضوع علامتك التجارية أو أحد قوالب الفريق حتى يتماشى مظهر الموقع مع هوية شركتك. احفظه كقالب حتى يتمكن كل فريق من إنشاء نسخته الخاصة انطلاقًا من نفس الأساس.
انشر الموقع وأرسل الرابط في رسالة البريد الإلكتروني الترحيبية قبل اليوم الأول. يعمل الموقع على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والهواتف المحمولة، لذا يمكن للموظفين الجدد تصفحه عبر هواتفهم خلال عطلة نهاية الأسبوع التي تسبق بدء عملهم.
عندما تتغير إحدى الأدوات أو يتم تحديث إحدى السياسات، قم بتعديل الموقع مباشرةً. وبذلك، يرى كل من لديه الرابط الإصدار الحالي، دون أن تنتشر ملفات PDF قديمة هنا وهناك.
فيما يلي نموذج لهيكل موقع التوجيه الأولي الخاص بشركة تعتمد نهج «العمل عن بُعد أولاً»:
ترحيب: مقطع فيديو قصير من الرئيس التنفيذي، وصورة جماعية للفريق، وملاحظة من مدير التوظيف
قبل اليوم الأول: ما الذي يمكن توقعه في البريد، وكيفية إعداد الكمبيوتر المحمول، والحسابات التي يجب تفعيلها
أسبوعك الأول: خطة يومية تتضمن روابط الاجتماعات والأشخاص الذين ستلتقي بهم
تعرف على الفريق: الصور، والأدوار، والمناطق الزمنية، وملاحظات «اسألني عن»
الأدوات التي نستخدمها: Slack وNotion وLinear وغيرها، مع توضيح الغرض من كل منها وكيفية الوصول إليها
كيف نعمل عن بُعد: قواعد العمل غير المتزامن، وساعات التداخل الأساسية، وكيفية طلب المساعدة
أيامك الـ30/60/90: المعالم الرئيسية ومقاييس النجاح
الأسئلة الشائعة: مواعيد الدفع، والإجازات، والمعدات، والمصروفات، مع روابط إلى الدليل الكامل
صفحات الوظائف: أقسام منفصلة للهندسة والمبيعات والدعم
للاطلاع على قائمة المراجعة التي استند إليها هذا الموقع، انظر: كيفية إعداد قوائم مراجعة للتأهيل تبدو احترافية.
BambooHR وRippling وWorkday
نقاط القوة: أتمتة سير العمل، والأعمال الورقية، وتوفير الموارد، وتتبع الامتثال
الأفضل لـ: إدارة عملية تأهيل الموظفين الجدد خلف الكواليس
Notion و Confluence
الميزة: مواقع ويكي داخلية مرنة تستخدمها الفرق بالفعل لتوثيق المعلومات
الأفضل لـ: المواد المرجعية المتعمقة والفرق التي ترغب في إجراء عملية تأهيل الموظفين الجدد داخل موقع الويكي الحالي الخاص بها
مواقع Google
الميزة: مجاني، وبسيط، ومتكامل مع Google Workspace
الأفضل لـ: الصفحات الداخلية الأساسية عندما لا يكون التصميم أولوية
Gamma
الميزة: موقع ترحيبي مصمم خصيصًا ومتوافق مع الأجهزة المحمولة، تم إنشاؤه استنادًا إلى الدليل أو الوثائق الموجودة لديك، دون الحاجة إلى مطور
الأفضل لـ: تجربة الترحيب بالموظفين الجدد التي يسهل تحديثها
الرأي الصريح: إذا كنت بحاجة إلى مهام آلية وتوقيعات إلكترونية وتقارير الامتثال، فاستخدم منصة مخصصة للموارد البشرية. فهذا هو الغرض الذي صُممت من أجله. إذا كان فريقك يستخدم بالفعل Notion أو Confluence، فيمكن أن تبدأ عملية التهيئة من هناك. تملأ Gamma الفجوة بينهما: موقع يستمتع الموظفون الجدد فعليًّا بفتحه، مبني على المحتوى الذي تمتلكه بالفعل. تستخدم معظم الشركات منصة للموارد البشرية لإدارة سير العمل وموقعًا مثل هذا للترحيب.
أرسلها قبل اليوم الأول. عطلة نهاية الأسبوع التي تسبق بدء العمل الجديد هي الفترة التي يبلغ فيها فضول الناس ذروته. امنحهم شيئًا يستكشفونه.
اعرضوا صوركم. فالصور والمقدمات القصيرة تجعل الانضمام إلى فريق جديد أمرًا أقل إثارة للخوف.
احتفظ بالمعلومات الحساسة في نظام الموارد البشرية. فالرواتب والبيانات الشخصية وأي معلومات سرية يجب أن تُخزَّن في منصة الموارد البشرية أو شبكة الإنترنت الداخلية الخاصة بك، وليس على صفحة مشتركة.
اكتب بأسلوب إنساني. يجب أن يعكس الموقع صوت فريقك، لا أن يبدو كدليل سياسات.
اسأل كل موظف جديد عما كان ينقص الموقع. ثم أضفه. فالموقع يتحسن مع كل موظف جديد.
يعتمد ذلك على حجم شركتك وطريقة عملك. غالبًا ما يمكن للفرق الصغيرة إدارة عملية تأهيل الموظفين الجدد باستخدام قائمة مراجعة وموقع إلكتروني جيد مخصص للتأهيل. ومع نمو شركتك، تتولى برامج التأهيل إدارة الأعمال الورقية وتوفير الموارد والالتزام بالمعايير على نطاق واسع، بينما يظل الموقع بمثابة «البوابة الأمامية» الترحيبية.
قم بتضمين خطة يومية للأسبوع الأول، وتعليمات بشأن المعدات وإعداد الحسابات، ودليل الفريق يتضمن المناطق الزمنية، وقواعد التواصل غير المتزامن، وإرشادات واضحة حول «من يجب الرجوع إليه». قم بمشاركة هذه المعلومات عبر رابط قبل اليوم الأول حتى يتمكن الموظفون الجدد من الاستعداد.
تحقق من إعدادات المشاركة المتاحة في باقة «Gamma» الخاصة بك قبل النشر، واختر مستوى الوصول الذي يناسب المحتوى الخاص بك. أما بالنسبة لأي معلومات سرية، فاحتفظ بها في نظام الموارد البشرية أو الشبكة الداخلية الخاصة بك، وقم بوضع رابط لها على الموقع بدلاً من نشرها مباشرةً على الصفحة.
ترحيب، وخطة الأسبوع الأول، ودليل أعضاء الفريق، والأدوات وحقوق الوصول، وكيفية عمل الفريق، والثقافة والقيم، والأسئلة الشائعة، والأقسام الخاصة بكل دور.
نعم. قم باستيراد الدليل إلى Gamma، ودع الوكيل يعيد تنظيمه إلى صفحات، ثم أضف رسالة ترحيب، ومقدمة عن الفريق، وخطة الأسبوع الأول. ولإنشاء الدليل نفسه، اطلع على كيفية إنشاء دليل الموظفين باستخدام الذكاء الاصطناعي.
كيفية إنشاء موقع إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي باستخدام Gamma
كيف يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في إعداد عروض تقديمية لتدريب الموظفين الجدد؟
دليلك وقائمة المهام وفريقك موجودون بالفعل. احضرهم إلى «Gamma»، وحوّلهم إلى موقع للتأهيل الوظيفي يرغب الموظفون الجدد فعلاً في زيارته، واجعل اليوم الأول يبدو وكأنه ترحيب حار.
